Aday Gösterme Komitesi | 2015 Kılavuzu
14 November 2015
Genel Bakış
Bu belgede, Aday Gösterme Çalışma İlkeleri ve Davranış İlkeleri'ni tamamlayıcı kılavuz ilkeleri yer almakta, daha ayrıntılı tanıtım bilgilendirmesi için belgenin diğer belgelerle birlikte okunması gerekmektedir. Belgenin amacı, Komitenin ilgili konulardaki değerlendirmeleri ve kararlarına temel teşkil etmek üzere Komitenin yapısı ve faaliyetlerine ilişkin bazı ayrıntıları sunmaktır.
Komite, Komite Başkanı'nın oy hakkı olmayan üye olarak ilave Başkan Yardımcısı atama yetkisi ile Komite'nin özel amaçlı Alt Komiteler kurma özgürlüğüyle beraber, büyük ölçüde ICANN Tüzüğü tarafından tanımlanmıştır.
Gerçekleştirilecek ayrıntılı faaliyetler, Tüzük tarafından tanımlanmış genel Komite görevleri çerçevesinde her yılın Aday Gösterme Komitesi tarafından belirlenmekte olup, kabul edilen spesifik seçim kriterleri, mevcut adaya ulaşma olanakları ve potansiyel hedef gruplar ışığında ne tür adaya ulaşma faaliyetlerinin gerçekleştirileceği konusunda da aynı durum geçerlidir.
Kılavuz, "mevcut en iyi uygulama" işlevi görmesi amacıyla, referans ve "anımsatıcı not" olarak önceki Komitelerin deneyimlerine dayanan bir çerçeve niteliğindir.
Giriş
ICANN Aday Göstermek Komitesi (NomCom), sekiz ICANN YK Üyesinin seçilmesi ile Tüzük tarafından ön görülen diğer seçimlerden sorumludur. (Bkz:Tüzük Madde VII, Bölüm 1 – https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-1)
NomCom ayrıca At-Large Danışma Komitesi (ALAC), Ülke Kodu İsimleri Destekleme Kuruluşu (ccNSO) Konseyi ile Genel İsimler Destekleme Kuruluşu (GNSO) Konseyi'nin bazı üyelerini atamaktan da sorumludur. NomCom, Destekleme Kuruluşları ve Danışma Komiteleri dahilinde elde edilen önemli ICANN liderlik pozisyonlarının bir kısmının doldurulmasında izlenen diğer yöntemlerin tamamlayıcısı niteliğindedir.
NomCom ve Destekleme Kuruluşu/Danışma Komitesi seçim güzergahları, bir arada, İnternet evrilmeye devam ederken ICANN'in politika geliştirme ve karar verme faaliyetlerinde işlevsel, kültürel ve coğrafi çeşitlilikten yararlanmasını sağlamaktadır.
NomCom'un temel amaçları şu şekildedir:
- NomCom'un doldurmakla görevli olduğu pozisyonlar için en nitelikli adayların belirlenmesi, başvurularının alınması ve seçilmesi.
- ICANN'in temel misyonu ve değerlerinin ilerletilmesi. (Bkz:Tüzük Article I, Bölümler 1 ve 2 – https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-1 ve https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-2).
- Tüm NomCom üyelerine karşı güven ve saygı çerçevesinde davranılması.
- Seçimlerde küresel İnternet topluluğunun coğrafya, kültür, beceriler, deneyim, cinsiyet ve perspektif çeşitliliğinin gözetilmesi.
- Adil ve dürüst davranarak, amaçlar, kriterler, prosedürler ve katkıda bulunma mekanizmalarına ilişkin şeffaflığı sağlayarak İnternet topluluğunun beklentilerinin karşılanması, bunu yaparken de adayların gizliliğine saygı gösterilmesi ve NomCom bünyesinde açık ve dürüst iletişim için gerekli gizliliğin sürdürülmesi.
Aşağıdaki kişiler, NomCom Davranış İlkeleri'ne (https://www.icann.org/resources/pages/2015-conduct-2014-11-14-fr) tabidir ve ilkelere uymayı kabul etmelidir:
- tüm ICANN NomCom üyeleri (https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-2)
- NomCom'u çalışmalarında destekleyecek tüm ICANN personeli
- NomCom tarafından çalışmalarının herhangi bir aşamasında yardımcı olmak üzere tutulan tüm dış danışmanlar
Bu belgenin aşağıdaki kısımları, NomCom yapısı ve faaliyetleriyle ilgilidir. NomCom'la ilgili başka konular hakkında daha fazla bilgi almak için lütfen Çalışma İlkeleri ve Davranış İlkeleri belgelerine bakın.
Yapı
NomCom'un genel yapısı, esas olarak aşağıdaki organizasyon şemasındaki gibidir.
Şemada gösterildiği üzere, NomCom'a üye atayan organlar ICANN Tüzüğü tarafından belirlenmiştir. Bir organ tarafından yukarıda belirtilenler dışında üye atanması, ilk olarak Tüzükte ilgili değişikliğin yapılmasını gerektirir. Öte yandan, bazı organlar neredeyse hiç üye atamamıştır. Örneğin, çok nadiren NomCom üyesi atamış olan Hükümet Danışma Komitesi (GAC), üye atamayan organlar arasında sıklıkla yer almaktadır. Ayrıca, yukarıda belirtildiği üzere, oy hakkı olmayan bir Başkan Yardımcısı seçme kararı Başkanın yetkisi dahilindedir.
Ayrıca NomCom, çeşitli amaçlarla, yukarıda gösterilmemiş olan Alt Komiteler kurma kararında özgürdür. Geleneksel olarak, çıkar çatışmalarından sorumlu bir en az bir Alt Komite ile çoğu zaman da adaya ulaşma faaliyetlerden sorumlu bir Alt Komite bulunmuştur.
NomCom üyelerinin görev süresi sınırlamaları, ICANN Tüzüğü Madde VII, Bölüm 3'de düzenlenmiştir, https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-3. Her oy hakkı bulunan delege, bir yıl süreyle görev alacak ve bu görevden sonra en fazla iki kere art arda görevlendirilebilecek, ancak bir daha göreve gelebilmesi için en az iki yılın geçmesi gerekecektir. Oy hakkı olmayan irtibat kişileri, kendilerini atayan kurumun belirlediği süre boyunca görev üstlenecektir. Başkan, Seçilmiş Başkan ve Başkan Yardımcıları bir sonraki ICANN yıllık toplantısı tamamlanana kadar görevli olacaktır.
ICANN, şemada gösterilen şekilde geleneksel olarak bir Personel Destek Sorumlusu ve bir Personel Destek Çalışanı adıyla iki kişi olmak üzere, NomCom'un sorumluluklarını getirmesi için gerekli idari ve operasyonel desteği sağlamaktadır. Hukuk ve BT departmanlarından destek talebi gibi ek personel desteği sık sık talep edilmekte, bu talepler söz konusu iki kişi üzerinden yerine getirilmektedir.
Faaliyetler
NomCom faaliyetlerine ilişkin tipik bir zaman çizelgesi, aşağıda gösterildiği gibidir.
Yukarıda zaman çizelgesinde yer alan etkinlikler, ICANN'in üç Kamu Toplantısı'nın yayınlanma tarihlerine göre yıllık olarak değişebilmektedir. Her NomCom için daha net bir zaman çizelgesi, ilgili yılda NomCom web sitesine konacaktır.
NomCom faaliyetleri aşağıdaki beş aşamaya ayrılabilir:
- I Hazırlık aşaması – başvuru dönemi açıldığında sona erer
- II Aday toplama aşaması – başvuru dönemi kapandığında sona erer
- III Değerlendirme aşaması – kesin seçim toplantısında sona erer
- IV Seçim aşaması – seçilenlerin resmen duyurulması üzerine sona erer
- V Raporlama aşaması – ICANN Yıllık Toplantısı'nda sona erer
Aşamalar ayrıntılı olarak tanımlanmış son etkinlikler olsalar da, başlangıç tarihleri her aşamada üstlenilecek faaliyetlerin kısmen veya tamamen hazır olup olmamasına bağlıdır. Bu durum aşağıda örneklerle açıklanmıştır.
Her aşamanın tipik faaliyetleri aşağıdaki şekildedir:
I Hazırlık aşaması – başvuru dönemi açıldığında sona erer
- Seçim kriterlerine ilişkin görüş almak için YK, BGC ve ilgili kuruluşlarla bir araya gelinmesi
- Yüz yüze toplantının başlatılması
- Konferans görüşme takviminin belirlenmesi
- Seçim kriterlerinin tanımlanması
- İlgi Beyanı (SOI) veri havuzu sisteminin hazırlanması, üyelere giriş bilgilerinin verilmesi
- Tüm belgelerin o yılın şartlarına uyarlanması
- Seyahat ayarlamaları ve masrafların karşılanması
- SOI çağrısının yayınlanması, web sayfasının zaman çizelgesi ve diğer kamuya açık bilgilerle güncellenmesi
II Aday toplama aşaması – başvuru dönemi kapandığında sona erer
- Adaya ulama faaliyetlerinin planlanması ve yürütülmesi
- Değerlendirme sağlayıcının seçimi ve sözleşme imzalanması
- Alınan niyet beyanlarının işlenmesi, alındığının teyidi, niyet beyanı veri havuzu sisteminin güncellenmesi
- Referanslardan bilgi talebi, yanıtların işlenmesi, ilgi beyanı veri havuzu sisteminin güncellenmesi
- İlerleyişi ve ince ayar işlemlerini değerlendirmek amaçlı konferans görüşmeleri
- Seyahat ayarlamaları ve masrafların karşılanması
- Topluluğun, açıklamalar ve sunumlar yoluyla ilerleyiş hakkında bilgilendirilmesi
III Değerlendirme aşaması – kesin seçim toplantısında sona erer
- Referanslardan bilgi talebi, yanıtların işlenmesi, ilgi beyanı veri havuzu sisteminin güncellenmesi
- Görüşülecek adayların seçimi, bu adayların bilgilendirilmesi
- Değerlendirme danışmanının mülakat yapması ve rapor hazırlaması
- Değerlendirme bilgilerinin Niyet Beyanı veri havuzu sistemine girilmesi
- Derin değerlendirme ekibiyle mülakat için adayların seçilmesi
- İlerleyişi ve ince ayar işlemlerini değerlendirmek amaçlı konferans görüşmeleri
- Derin değerlendirme ekiplerinin oluşturulması, adaylara atanması,
- Derin değerlendirme ekiplerinin mülakat yapması ve rapor hazırlaması
- Kısa listeye giren adaylarla yüz yüze mülakat
- Seyahat ayarlamaları ve masrafların karşılanması
IV Seçim aşaması – seçilenlerin resmen duyurulması üzerine sona erer
- Alternatiflerle beraber kesin aday listesiyle ilgili görüşmelerin yapılması ve kararların alınması
- Seçilen adaylarla irtibata geçilerek, ilgilendiklerinin teyidi ve bir sonraki adımların anlatılması
- Seçilen adayların durum tespitinden geçmesi
- Seçimlerin teyidi, durum tespitinin olumlu sonuçlanması
- Gerekirse konferans görüşmelerinin yapılması
- Seçilen adaylardan biyografi ve fotoğraf istenmesi
- Seçilmeyen adayların bilgilendirilmesi, bir sonraki yılda değerlendirme için teyit talep edilmesi
- Seçimlerin gerekçelerle birlikte kamuya açıklanması
V Raporlama aşaması – ICANN Yıllık Toplantısı'nda sona erer
- NomCom üyesi atayacak ilgili kuruluşlara hatırlatma yapılması
- Başkanlık nihaî raporunun hazırlanması
- 360 derece NomCom üyesi emsal değerlendirme yürütülerek, performansın değerlendirilmesi ve sonuçların NomCom web sayfasında yayınlanması
- Önerilen süreç iyileştirmeleriyle ilgili olarak bir sonraki NomCom'a sunulacak önerilerin hazırlanması
- Başkanlık nihaî raporunun sunulması
- Seyahat ayarlamaları ve masrafların karşılanması
Yukarıda belirtildiği üzere, her aşamanın başlangıç tarihi önceden belirlenmiş değildir, çünkü bu başlangıç tarihleri aşamadan ziyade aşama kapsamındaki faaliyetlerle ilgilidir ve her faaliyetin kısmen veya tamamen hazır olup olmamasına bağlıdır. Belirli bir aşama kapsamındaki faaliyetin, bir önceki aşama sona ermeden önce başlaması yaygın bir uygulamadır ve aşamaların belli ölçüde birbiriyle çakışmasına neden olmaktadır. Örneğin, aşama III kapsamında değerlendirme danışmanı tarafından yapılan mülakatlar, bazı oldukça uygun adaylar için aşama II tamamlanmadan önce başlatılabilir.
Adaya Ulaşma
Potansiyel adayların ilgisini çekmek amaçlı adaya ulaşma faaliyetleri, NomCom'un birincil görevleri arasındadır. Adaya ulaşma faaliyetleri kapsamında, yüksek nitelikli adayların belirlenmesi ve aday olarak kabul edilmesi amacıyla NomCom üyeleri, ICANN'in veya başka ilgili kuruluşların düzenlediği toplantılara katılabilmektedir. Adaya ulaşma faaliyetlerinin odak noktası her yıl değişmekte, ilgili yılın gereklerine bağlı olarak, belirli bir bölgedeki yerlere ve/veya belirli bir temanın konu olduğu konferanslara yoğunlaşılabilmektedir. Adaya ulaşma faaliyetleri tipik olarak Komite veya spesifik bir Alt Komite tarafından planlanmakta, Başkan tarafından onaylanmakta ve NomCom web sitesinde belirtilmektedir.