提名委员会 | 指南 2015
2015 年 11 月 14 日
概述
本文档是专门针对《提名委员会运营程序》和《提名委员会行为准则》的补充指南,应与后两者共同阅读以获得更多背景信息。本文档旨在提供有关委员会组织结构和活动的详细信息,以便作为委员会每次在此类事务上进行考量和决策时的基础。
委员会组织结构大体上已由《ICANN 章程》规定,委员会主席有权任命无表决权的成员担任副主席,委员会可自由设立负责特定目标的分委会。
提名委员会每年执行的具体活动由委员会在《ICANN 章程》规定的委员会任务的整体框架下确定,而所执行的外展活动则取决于所采用的特定选拔标准、适当的外展活动机会和潜在的目标群体。
本指南基于委员会的过往经验提供了概述,作为参考资料和辅助备忘录,有志成为"目前最佳实践"。
简介
ICANN 的提名委员会 (NomCom) 负责 ICANN 董事会八名成员的选拔以及章程中提出的其他选拔。(参见《ICANN 章程》第 VII 条第 1 款
https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-1)
提名委员会还负责任命一般会员咨询委员会 (ALAC)、国家和地区代码名称支持组织 (ccNSO) 理事会以及通用名称支持组织 (GNSO) 理事会的部分成员。提名委员会为支持组织和咨询委员会内部填补 ICANN 关键领导职位补充了其他途径。
提名委员会以及支持组织/咨询委员会的选拔途径共同确保 ICANN 能随着互联网的发展进程在政策制定和决策中获得因职能、文化和地理多元化而带来的益处。
提名委员会的核心目标如下:
- 为提名委员会负责填补的职位甄别、招聘和选拔最优秀的人选。
- 推行 ICANN 的核心使命与价值观。(参见《ICANN 章程》第 I 条第 1-2 款https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-1 和
- https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-2)。
- 秉持信任和尊重与提名委员会的所有成员合作。
- 突破地理、文化、技能、经验、性别和观念局限,从全球互联网社群进行多元化选拔。
- 以公平公正为行为准则,通过将目标、标准、程序和意见接收机制透明化,达成互联网社群的期望,同时尊重候选人的隐私并保有必要的机密性,以确保在提名委员会内部实现开诚布公的沟通。
《提名委员会行为准则》(https://www.icann.org/resources/pages/2015-conduct-2014-11-14-en) 必须经下述适用对象同意:
- 所有 ICANN 提名委员会成员 (https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-2)
- 所有参与支持提名委员会工作的 ICANN 员工
- 提名委员会雇来协助其任何阶段工作的所有外部顾问
本文档接下来的部分将专注于介绍提名委员会的组织结构和活动。如需了解有关提名委员会其他方面的更多信息,请参阅《运营程序》和《行为准则》。
组织结构
提名委员会的整体组织结构可以大体上由如下组织图表描述:
《ICANN 章程》中规定了向提名委员会委派成员的团体,如图所示。如果上述这些团体以外的单位需要委派成员,则首先应对《ICANN 章程》进行相应更改。不过,某些单位从未委派过任何成员。这种情况通常发生在几乎从不委派提名委员会成员的政府咨询委员会 (GAC) 身上。此外,如前文所述,主席有权决定是否选拔无表决权的副主席。
提名委员会可自由设立负责各种目标的分委会,上图并未画出。通常情况下,至少会有一个分委会负责处理利益冲突,还常常会有专门负责外展活动的分委会。
《ICANN 章程》第 VII 条第 3 款https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-3规定了对提名委员会成员的限制条款。每位有表决权的代表的任期为一年,至多连任两届,并且必须至少间隔两年才能再次获得任职资格。无表决权的联络人的任期由其委派单位指定。主席、当选主席及所有副主席的任期将在下次 ICANN 年度会议结束后完结。
ICANN 为提名委员会提供必要的管理和运营支持以协助其践行职责,通常这样的支持由名为 Staff Support Lead(支持人员负责人)和 Staff Support(支持人员)的两人提供,如图所示。通常需要进一步的人员协助时,例如法务或 IT 部门的人员协助,将通过上述两人进行申请。
活动
提名委员会活动的整体日程表的大体视图如下所示。
上述日程表中的事件可能年年不同,具体取决于 ICANN 每年的三次公开会议的召开时间。每届提名委员会都将在提名委员会网站上公布相关年度的精确日程表。
提名委员会的活动可分为以下五个阶段:
- 1 准备阶段 – 申请期开始时结束
- 2 招聘阶段 – 申请期结束时结束
- 3 评估阶段 – 最终选拔会议召开时结束
- 4 选拔阶段 – 人选正式公布后结束
- 5 报告阶段 – ICANN 年度会议后结束
尽管每个阶段都妥善定义了结束事件,但开始点则主要取决于每个阶段所执行活动的部分或完全就绪情况。下文中对此有进一步解释和例示。
通常,每个阶段的活动将如下所述:
1 准备阶段 – 申请期开始时结束
- 与董事会、董事会治理委员会以及相关单位举行会议,获取有关选拔标准的意见
- 发起 F2F 会议
- 制定电话会议时间表
- 定义选拔标准
- 准备意向书 (SOI) 存储库系统,为成员提供登录详细信息
- 改编所有文档以适应当年要求
- 安排差旅和费用报销
- 发布意向征集,在网页上更新日程表和其他公开信息
2 招聘阶段 – 申请期结束时结束
- 规划并执行外展活动
- 选择评审机构并订立合同
- 处理收到的意向书、确认收据,更新意向书存储库系统
- 申请推荐信中的信息,处理回复,更新意向书存储库系统
- 举行电话会议评估进度和调整行动
- 安排差旅和费用报销
- 通过公告和演示,向社群通报进度
3 评估阶段 – 最终选拔会议召开时结束
- 申请推荐信中的信息,处理回复,更新意向书存储库系统
- 选拔候选人安排面试,并通知此类候选人
- 评估顾问进行面试并报告
- 评估信息发布在意向书存储库系统中
- 选拔候选人安排深度考察团面试
- 举行电话会议评估进度和调整行动
- 组建深度考察团并分配候选人
- 深度考察团进行面试并报告
- 为入围候选人安排 F2F 面试
- 安排差旅和费用报销
4 选拔阶段 – 人选正式公布后结束
- 审议并决定最终名单及候补人选
- 联络当选的候选人,确认意向并通知后续流程
- 对当选的候选人执行尽职调查
- 如尽职调查结果是正面的,则确认当选
- 根据需要举行电话会议
- 要求当选的候选人提供个人履历和照片
- 通知未当选的候选人,要求确认来年的考虑意向
- 公布选拔结果,并提供理由
5 报告阶段 – ICANN 年度会议后结束
- 提醒相关单位委派提名委员会成员
- 准备主席的总结报告
- 执行 360 提名委员会成员同行评审以评估其表现并在提名委员会网页上公布结果
- 为下届提名委员会准备流程改进建议
- 主席的总结报告演讲
- 安排差旅和费用报销
如前文所述,每个阶段的开始点并未预先设定,因为开始点主要与基础活动而不是阶段本身相关,并且取决于每项活动的部分或完全就绪情况。特定阶段的活动在前一阶段结束前展开实属惯常做法,也会使两个阶段在一定程度上有所重叠。例如,在第二阶段结束前,就可以针对某些有明显意向的候选人展开第三阶段的评估顾问面试。
外展工作
执行外展活动是提名委员会的一项主要职能,其目的在于吸引潜在候选人的注意。外展活动可能包括提名委员会成员参加由 ICANN 或其他相关单位举办的会议和活动,同时留意甄别和招聘优秀候选人。每年的外展工作重点可能不尽相同,根据当年的招聘情况,会着重关注特定区域位置和/或特定主题会议。外展活动通常由委员会或特定的分委会规划,由主席批准,并在提名委员会网站上传达。