Comité de nomination | Lignes directrices 2015

Aperçu

Ce document fournit les lignes directrices destinées à compléter les procédures de fonctionnement du comité de nomination et du code de conduite et doit être lu conjointement avec ces documents pour de plus amples informations de contexte. L'objectif est de fournir quelques détails sur la structure du comité et des activités de base pour les considérations et décisions de chaque comité sur ces questions.

La structure du comité est largement définie par les statuts constitutifs de l'ICANN, avec une prérogative pour le président du comité de nommer un membre supplémentaire sans droit de vote comme président adjoint et la liberté pour le comité d'établir des sous-comités à des fins particulières.

Les activités détaillées sont déterminées par le comité de nomination de chaque année dans le cadre général de la mission du comité telle que définie par les statuts constitutifs. Il en va de même pour les activités de sensibilisation à entreprendre au vu des critères spécifiques de sélection adoptés, les opportunités de sensibilisation disponibles et les groupes cibles potentiels.

Les directives fournissent un aperçu basé sur l'expérience des comités précédents, comme une référence et « aide-mémoire », dans le but de servir de « meilleures pratiques actuelles ».

Introduction

Le comité de nomination de l'ICANN (NomCom) est responsable de la sélection de huit membres du Conseil d'administration de l'ICANN ainsi que d'autres sélections, conformément aux dispositions des statuts constitutifs. (Voir chapitre VII, article 1 des statuts constitutifs à https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-1)

Le NomCom est également chargé de nommer certains membres du comité consultatif At-Large (ALAC), du conseil de l'organisation de soutien aux extensions géographiques (ccNSO) et du conseil de l'organisation de soutien aux extensions génériques (GNSO). Le NomCom est un des moyens dont dispose l'ICANN pour pourvoir aux postes de direction dans les organisations de soutien et les comités consultatifs.

Ensemble, les voies de sélection du NomCom, des organisations et des comités consultatifs assurent que l'ICANN bénéficie de la diversité fonctionnelle, culturelle et géographique pour le développement de politiques et la prise de décisions au fur et à mesure de l'évolution de l'Internet.

Voici les principaux objectifs du NomCom :

1. identifier, recruter et sélectionner les candidats de la plus haute qualité pour les postes que le NomCom est chargé de remplir.
2. promouvoir la mission et les principales valeurs de l'ICANN. (Voir  le chapitre I, articles 1 et 2 des statuts constitutifs https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-1 et https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#I-2 ).
3. agir avec confiance et respect envers tous les membres du NomCom.
4. garantir la diversité des sélections concernant la géographie, la culture, les compétences, l'expérience, le sexe et les perspectives de l'ensemble de la communauté mondiale de l'Internet.
5. répondre aux attentes de la communauté Internet en agissant avec équité et intégrité, et en assurant la transparence des objectifs, critères, procédures et mécanismes pour recevoir des contributions, tout en respectant la vie privée des candidats et le maintien de la confidentialité qui est nécessaire pour assurer des communications ouvertes et franches au sein du NomCom.

Le code de conduite du NomCom (https://www.icann.org/resources/pages/2015-conduct-2014-11-14-en) s'applique à et doit être approuvé par :

• tous les membres du NomCom de l'ICANN (https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-2)
• tous les membres du personnel de l'ICANN engagés pour soutenir le travail du NomCom
• tous les consultants externes retenus par le NomCom pour aider à n'importe quelle étape de son travail

Les sections suivantes de ce document sont dédiées à la structure et aux activités du NomCom. Pour plus d'informations sur d'autres sujets concernant le NomCom, veuillez consulter les procédures opérationnelles et le code de conduite.

Structure

La structure globale du NomCom peut en principe être décrite dans un organigramme comme suit :

les organes de nomination des membres au NomCom, comme illustré dans le tableau, sont définis dans les statuts constitutifs de l'ICANN. Pour qu'un organe autre que ceux mentionnés ci-dessus s'occupe de la nomination des membres, il sera nécessaire de modifier au préalable les statuts constitutifs. Toutefois, certains organes n'ont désigné aucun membre. Cela a souvent été le cas pour le comité consultatif gouvernemental (GAC) qui a rarement nommé un membre du NomCom. En outre, comme indiqué ci-dessus, la sélection ou non d'un président adjoint sans droit de vote est la prérogative du président.

Le NomCom est libre de créer des sous-comités à des fins diverses, non représentés dans le graphique ci-dessus. Traditionnellement, il y a au moins un sous-comité pour traiter les conflits d'intérêt, et souvent aussi un sous-comité pour les activités de sensibilisation.

La durée du mandat des membres du NomCom est spécifiée dans le chapitre VII, article 3 des statuts constitutifs de l'ICANN, https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-en#VII-3. Chaque délégué ayant droit de vote peut avoir un mandat d'un an, et peut servir au maximum pendant deux mandats consécutifs d'une durée d'un an chacun, et attendre au minimum deux ans pour être à nouveau éligible. Les agents de liaison sans droit de vote exercent leur fonction au cours du mandat indiqué par l'entité à l'origine de leur nomination. Le président, le président élu et tout président adjoint exerceront leurs fonctions jusqu'à la clôture de la réunion annuelle suivante de l'ICANN.

L'ICANN fournit le soutien administratif et opérationnel nécessaire pour que le NomCom s'acquitte de ses responsabilités, traditionnellement fourni par deux individus, un leader du personnel de soutien et un personnel de soutien, comme indiqué dans le graphique. Les demandes d'aide au personnel sont communes, par exemple des départements juridiques ou informatiques, et sont acheminées à travers ces individus.

Activités

Une vue générique d'un calendrier global typique pour les activités NomCom est représenté ci-dessous.

Les événements du calendrier ci-dessus peuvent varier en fonction des dates publiées chaque année des trois réunions publiques de l'ICANN. Un calendrier précis pour chaque NomCom sera affiché sur le site Web du NomCom pour l'année concernée.

Les activités de NomCom peuvent être regroupées en cinq étapes, à savoir :

• I Étape préparatoire – se termine lors de l'ouverture de la période de candidatures
• II Étape de recrutement – se termine lors de la clôture de la période de candidatures
• III Étape d'évaluation – se termine lors de la réunion de sélection finale
• IV Étape de sélection – se termine lorsque les personnes sélectionnées sont officiellement annoncées
• V Étape de rapport – se termine lors de la réunion annuelle de l'ICANN

Alors que les étapes ont bien défini les événements finaux, les points de départ dépendent principalement de la préparation partielle ou totale des activités à entreprendre dans chaque étape. Ce point sera encore expliqué et illustré ci-dessous.

Les activités typiques pour chaque phase sont les suivantes :

I Étape préparatoire – se termine lorsque la période de candidatures s'ouvre

• Mener des réunions avec le Conseil, le BGC et les entités compétentes pour obtenir des informations quant aux critères de sélection
• Organiser une réunion en personne
• Établir le calendrier des téléconférences
• Définir les critères de sélection
• Préparer le référentiel pour les manifestations d'intérêt (SOI), fournir aux membres les détails de connexion
• Adapter tous les documents aux besoins de l'année en cours
• Effectuer les arrangements de voyage et le remboursement de frais
• Publier les manifestations d'intérêt, les mises à jour de la page Web avec le calendrier et d'autres informations publiques

I Étape de recrutement – se termine lors de la clôture de la période de candidatures

• Planifier et mener des activités de sensibilisation
• Sélectionner et recruter le fournisseur de l'évaluation
• Gérer les SOI reçues, en accuser réception, mettre à jour le système de référentiel de la SOI
• Demander des informations aux références, gérer les réponses, mettre à jour le système de référentiel de la SOI
• Organiser des téléconférences afin d'évaluer les progrès et peaufiner les actions
• Effectuer les arrangements de voyage et le remboursement de frais
• Faire la mise à jour des progrès à la communauté, par le biais de publications et de présentations

III Étape d'évaluation – se termine lors de la réunion de sélection finale

• Demander des informations aux références, gérer les réponses, mettre à jour le système de référentiel de la SOI
• Sélectionner des candidats pour des interviews, informer ces candidats
• Évaluer les interviews et les rapports du consultant
• Évaluer l'information publiée dans le système de référentiel de la SOI
• Sélectionner des candidats pour mener des interviews plus approfondies
• Organiser des téléconférences afin d'évaluer les progrès et peaufiner les actions
• Les équipes d'évaluation approfondie sont formés et affectés aux candidats,
• Les équipes d'évaluation approfondie mènent les interviews et s'occupent de faire les rapports
• Faire des interviews en personne avec les candidats présélectionnés
• Effectuer les arrangements de voyage et le remboursement de frais

IV Étape de sélection – se termine lorsque les personnes sélectionnées sont officiellement annoncées

• Délibérations et décisions sur la liste finale, avec des alternatives
• Contacter les candidats sélectionnés afin de confirmer leur intérêt et les informer sur les prochaines étapes
• Les candidats sélectionnés font l'objet de la diligence raisonnable
• Confirmer la sélection, si la diligence raisonnable est positive
• Organiser des téléconférences si cela était nécessaire
• Demander les biographies et des photos aux candidats sélectionnés
• Informer les candidats non sélectionnés, et demander la confirmation pour considérer les demandes l'année prochaine
• Les sélections sont annoncées publiquement, avec leurs fondements

V Étape de rapport – se termine lors de la réunion annuelle de l'ICANN

• Rappeler aux entités compétentes de nommer les membres du NomCom
• Préparer le rapport final du président
• Mener des évaluations 360 degrés des membres du NomCom par les pairs afin d'évaluer la performance et publier les résultats sur la page Web du NomCom
• Préparer les recommandations pour informer les prochains comités de nomination sur les améliorations proposées au processus
• Présenter le rapport final du président
• Effectuer les arrangements de voyage et le remboursement de frais

Comme indiqué plus haut le point de départ pour chaque étape n'est pas prédéfini, car les points de départ concernent principalement les activités sous-jacentes plutôt que l'étape elle-même, et dépendent de l'état de préparation partielle ou totale pour chaque activité. Le fait que l'activité d'une étape en particulier commence avant la fin de l'étape précédente est une pratique courante et conduit à un certain degré de chevauchement entre les étapes. Par exemple, les entretiens du consultant d'évaluation, lors de l'étape III, peuvent ainsi commencer pour certains candidats évidemment intéressants avant la conclusion de l'étape II.

Sensibilisation

L'exécution d'activités de sensibilisation est une fonction primaire du NomCom, dans le but d'attirer l'attention des candidats potentiels. Les activités de sensibilisation peuvent inclure des membres du NomCom qui assistent aux réunions et aux conférences organisées par l'ICANN ou d'autres entités compétentes, en vue d'identifier et de recruter des candidats de haute qualité. L'objectif de sensibilisation peut varier d'année en année, en insistant sur les endroits dans une région donnée et / ou des conférences avec des thèmes particuliers, selon les besoins pour l'année en question. Les activités de sensibilisation sont généralement prévues par le comité ou par un sous-comité spécifique, approuvé par le président et référencé sur le site Web du NomCom.