À l’approche de la cinquième réunion publique virtuelle consécutive de l’ICANN et du deuxième forum virtuel de politiques, l’équipe de direction de l’ICANN souhaite remercier notre communauté mondiale pour son engagement envers le modèle multipartite de l’ICANN et pour sa participation aux nombreuses activités politiques, techniques et de sensibilisation que nous continuons à mener à distance. Nous aimerions également profiter de l’occasion pour remercier les présidents des organisations de soutien (SO) et des comités consultatifs (AC) d’avoir travaillé avec l’organisation ICANN pour créer un ensemble de lignes directrices pour la planification des réunions qui, nous l’espérons, amélioreront la collaboration entre l’organisation ICANN (org) et la communauté dans la planification du forum de la communauté, du forum de politiques et de la réunion générale annuelle qui constituent chaque année les trois réunions publiques de l’ICANN.
Les réunions publiques de l’ICANN servent de jalons pour le travail d’élaboration des politiques et de conseil de la communauté. Elles constituent également des forums importants pour le dialogue intercommunautaire et la consolidation des relations entre les différentes structures de l’ICANN. Un groupe communautaire de planification des réunions travaille avec ICANN org pour s’assurer que chaque réunion ICANN s’aligne sur les besoins et les priorités de la communauté. Parmi ses tâches, citons la planification de séances plénières sur des sujets de grand intérêt sélectionnés à partir d’un certain nombre de propositions de la communauté et la mise en place d’une variété d’occasions de réseautage et de sensibilisation.
Lorsque le Groupe de planification des réunions a été formé, les réunions publiques de l’ICANN n’étaient principalement que des rencontres en personne, avec une part importante de participation à distance. Le passage aux réunions virtuelles et la complexité accrue de la planification des réunions ont amené ICANN org et les présidents des SO et AC à débattre de la nécessité de documenter le rôle et les responsabilités du Groupe et de préciser le rôle de supervision des présidents des SO et AC. Les retours obtenus lors d’un sondage et d’une consultation sur la manière d’améliorer les réunions publiques de l’ICANN ont également révélé le désir de la communauté de disposer de lignes directrices concrètes qui faciliteraient la planification des réunions. Dans le cadre de sa décision de mars 2021 de tenir le prochain forum de politiques ICANN71 sous forme de réunion virtuelle, le Conseil d’administration de l’ICANN a convenu de la nécessité d’établir ces lignes directrices pour faciliter la continuité et la cohérence de la planification des réunions et favoriser la transparence et la responsabilité des décisions prises.
Entre janvier et avril 2021, les équipes du personnel en charge des réunions et du soutien à l’élaboration de politiques de l’ICANN se sont concertées avec les présidents des SO et des AC pour élaborer et finaliser les lignes directrices. Ce document, qui est basé sur une version préliminaire initiale préparée par ICANN org, est mis à jour de sorte à tenir compte des commentaires des présidents des SO et AC. La version finale des lignes directrices pour les réunions publiques de l’ICANN a été achevée en avril 2021 et peut être consultée ici. Elle comprend les lignes directrices pour la proposition des thèmes de séances plénières et la demande de séances de réunion, ce qui contribuera à améliorer la planification des ressources. Le Conseil d’administration de l’ICANN a exprimé son appréciation pour l’effort efficace et collaboratif qui a abouti à l’ensemble de lignes directrices claires qui sont déjà utilisées pour le Forum virtuel de politiques ICANN71.
Au fur et à mesure que les besoins et les priorités de la communauté évoluent et que nous envisageons un retour éventuel aux réunions publiques en personne de l’ICANN tout en continuant à améliorer le soutien de l’ICANN org à la participation à distance, nous travaillerons avec les présidents des SO et AC pour nous assurer que les lignes directrices évoluent également pour répondre à ces besoins et priorités en mutation.
