Activités et réunions du Conseil d’administration
Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 9 juillet 2020
Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : https://www.icann.org/resources/board-material/minutes-2020-07-09-en
Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l'ICANN s’est tenue par voie téléphonique le 9 juillet 2020 à 21h00 UTC.
Le président du Conseil d’administration, Maarten Botterman, a ouvert la séance.
Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Becky Burr, Ron da Silva, Sarah Deutsch, Avri Doria, Rafael Lito Ibarra, Danko Jevtović, Göran Marby (président-directeur général), Akinori Maemura, Mandla Msimang, Ihab Osman, Nigel Roberts, León Sánchez (vice-président), Matthew Shears et Tripti Sinha.
Les administrateurs suivants ont présenté leurs excuses : Chris Disspain
Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Harald Alvestrand (agent de liaison auprès de l’IETF), Manal Ismail (agent de liaison auprès du GAC) et Kaveh Ranjbar (agent de liaison auprès du RSSAC).
Les agents de liaison suivants ont présenté leurs excuses : Merike Käo (agent de liaison auprès du SSAC).
Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).
Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Xavier Calvez (directeur financier), Mandy Carver (vice-présidente senior en charge de la relation avec les gouvernements et les organisations intergouvernementales (OIG)), Sally Newell Cohen (vice-présidente senior en charge de la communication mondiale), David Conrad (directeur de la technologie), Jamie Hedlund (vice-président senior en charge de la conformité contractuelle et de la protection des consommateurs), John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire), Aaron Jimenez (spécialiste des opérations du Conseil d’administration), Elizabeth Le (conseillère juridique associée), David Olive (vice-président senior en charge du soutien à l'élaboration de politiques), Amy Stathos (conseillère juridique adjointe), Theresa Swinehart (vice-présidente senior en charge de la stratégie multipartite et des initiatives stratégiques) et Gina Villavicencio (vice-présidente senior en charge de la gestion mondiale des ressources humaines).
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Ordre du jour principal :
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Objectifs du président-directeur général pour l’exercice fiscal 2021
Le président a présenté ce point de l’ordre du jour et a fourni un aperçu des objectifs de performance du président-directeur général pour l’exercice fiscal 2021, objectifs qui ont fait l’objet d’échanges avec le Comité des rémunérations. Le Conseil d’administration a engagé une discussion afin de dégager un ensemble définitif d’objectifs du président-directeur général, ensemble comprenant six objectifs fixés par le président-directeur général et quatre objectifs fixés par le Conseil d’administration. Les quatre objectifs fixés par le Conseil d’administration sont les suivants : créer une interface avec la communauté afin de faciliter les échanges sur l’évolution des réglementations liées à l’ICANN ayant éventuellement un impact au niveau mondial (objectif n° 7) ; présenter au Conseil d’administration de l'ICANN des comptes rendus des évolutions à l’échelle régionale (objectif n° 8) ; définir et mettre en œuvre un plan visant à garantir la stabilité financière continue dans un monde touché par la Covid-19 (objectif n° 9) ; et mettre en œuvre les résultats de l’initiative portant sur le Renforcement de l’efficacité du modèle multipartite de l’ICANN (objectif n° 10).
Après discussion, León Sánchez a proposé et Lito Ibarra a appuyé la résolution. Le président a ensuite demandé de passer au vote et le Conseil d’administration a pris les décisions suivantes :
Attendu que, le Comité des rémunérations a travaillé avec le président-directeur général afin d’élaborer une série d’objectifs de performance pour l’exercice fiscal 2021.
Il est résolu (2020.07.09.01) que le Conseil d’administration approuve par les présentes les objectifs de performance du président-directeur général pour l’exercice fiscal 2021.
Quatorze membres du Conseil d’administration ont voté en faveur de la résolution 2020.07.09.01. Chris Disspain n’était pas disponible pour voter cette résolution. Göran Marby s’est abstenu de voter. La résolution a été adoptée.
Fondements de la résolution 2020.07.09.01
Lorsque le président-directeur général a été embauché, il lui a été accordé un salaire de base plus une prime de risque sur sa rémunération globale. Cette même structure existe toujours aujourd’hui. De la même manière que le reste du personnel employé par l’organisation ICANN, le président-directeur général doit être évalué par rapport aux objectifs de performance spécifiques qu’il établit en coordination avec le Comité des rémunérations et le Conseil d’administration.
Le Comité des rémunérations a débattu de la série d’objectifs de performance du président-directeur général pour l’exercice fiscal 2021, certains de ces objectifs ayant été proposés par le président-directeur général et d’autres par le Comité des rémunérations. Le Conseil d’administration a évalué lesdits objectifs et convient de leur pertinence ainsi que de leur conformité aux plans opérationnels et stratégiques de l’ICANN.
Cette décision s’inscrit dans la mission de l’ICANN et sert l’intérêt public du fait que les objectifs de performance du président-directeur général sont pleinement conformes aux plans opérationnels et stratégiques de l’ICANN.
La décision d’adopter les objectifs de performance du président-directeur général pour l’exercice fiscal 2021 n’aura pas d’impact financier direct sur l’ICANN jusqu’à ce qu’il soit décidé de lui verser sa prime de risque à l’issue de la première moitié de l’exercice fiscal 2021, et cet impact est prévu dans le budget de l’exercice fiscal 2021. Cette décision n’aura pas d’impact sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du système des noms de domaine.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
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Divers
Aucune résolution n'a été prise.
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Session exécutive :
le Conseil d’administration a tenu une séance confidentielle. Le Conseil d’administration a pris les décisions suivantes lors de sa séance confidentielle :
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Prime de risque de l’ombudsman pour l’exercice fiscal 2020
Attendu que, le Comité des rémunérations a recommandé au Conseil d’administration d’approuver le versement à l’ombudsman de sa prime de risque pour l’exercice fiscal 2020.
Il est résolu (2020.07.09.02) que le Conseil d’administration approuve par les présentes le versement à l’ombudsman de sa prime de risque pour l'exercice fiscal 2020.
Il est résolu (2020.07.09.03) que cette décision du Conseil d’administration restera confidentielle en tant que « décision relative au personnel ou à des questions d’emploi », conformément à l’article 3.5b du chapitre 3 des statuts constitutifs de l’ICANN.
Fondements des résolutions 2020.07.09.02 et 2020.07.09.03
Tous les ans, l’ombudsman a la possibilité de toucher une partie de son salaire sur la base d’objectifs de performance spécifiques définis par le Conseil d’administration, par l’intermédiaire du Comité des rémunérations. Cela encourage non seulement l’ombudsman à atteindre des résultats dépassant les objectifs de performance prévus et conduit aussi à des contacts réguliers tout au long de l’année entre l’ombudsman et les membres du Conseil d’administration afin d’aider à s’assurer que l’ombudsman atteint effectivement ses objectifs et satisfait les besoins de la communauté de l’ICANN.
L’évaluation des résultats de l’ombudsman découle de son auto-évaluation ainsi que de l’examen du Comité des rémunérations, ce qui conduit à formuler une recommandation au Conseil d’administration, recommandation que le Conseil d'administration accepte.
L’évaluation des objectifs de performance annuels de l’ombudsman permet de remplir les objectifs et la mission de l’ICANN et aide à améliorer le service fourni par l’ombudsman à la communauté de l’ICANN, ce qui sert l’intérêt public.
Bien que les résultats de la notation aient un impact financier, celui-ci est déjà pris en compte dans le budget de l’exercice fiscal 2020. Cette décision n’aura pas d’impact sur la sécurité, la stabilité et la résilience du système des noms de domaine.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
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Prolongation du contrat de l’ombudsman
Attendu que, le contrat actuel de l’ombudsman a pris fin le 30 juin 2020.
Attendu que, les recommandations issues de la piste de travail 2 (WS2) du Groupe de travail intercommunautaire chargé du renforcement de la responsabilité de l'ICANN (CCWG-Responsabilité) relatives à l’ombudsman et adoptées par le Conseil d’administration comprennent la création d’un panel consultatif qui, entre autres choses, a pour but de « contribuer au processus de sélection des nouveaux ombudsmans, satisfaisant ainsi les différentes exigences du Conseil d’administration et de la communauté, dont l’exigence de diversité ».
Attendu que, afin de veiller à ce que le bureau de l'ombudsman reste opérationnel jusqu’à la conclusion d’un nouveau processus de sélection, le Comité des rémunérations a recommandé que : (i) le Conseil d’administration approuve la prolongation du contrat le plus récent de Herb Waye l’installant dans ses fonctions d’ombudsman de l’ICANN, pour la période allant du 1er juillet 2020 au 30 juin 2025, tout en s’assurant que le contrat puisse être résilié sans motif en cas de sélection d’un nouvel ombudsman de l’ICANN ; et (ii) le Conseil d’administration enjoigne au président-directeur général, ou à son ou ses représentants, de prendre toutes les mesures requises pour la prolongation du contrat de l’ombudsman.
Il est résolu (2020.07.09.04) que le Conseil d’administration approuve la prolongation du contrat le plus récent de Herb Waye, pour la période allant du 1er juillet 2020 au 30 juin 2025, ou jusqu’à ce que le Conseil d’administration désigne le prochain ombudsman de l’ICANN si cela arrive plus tôt.
Il est résolu (2020.07.09.05) que le Conseil d’administration enjoint au président-directeur général, ou à son ou ses représentants, de prendre toutes les mesures requises pour la prolongation du contrat de l’ombudsman tel qu’indiqué dans la résolution précédente.
Fondements des résolutions 2020.07.09.04 et 2020.07.09.05
Les statuts constitutifs de l’ICANN exigent que l’ICANN maintienne un bureau de l’ombudsman. (Voir le chapitre 5 des statuts constitutifs sur https://www.icann.org/resources/pages/governance/bylaws-en/#article5.) L’ombudsman de l’ICANN a un impact positif sur la transparence et la responsabilité de l’ICANN, cette fonction constituant l’un de ses trois principaux mécanismes de responsabilité. En conséquence, le maintien d’un bureau de l’ombudsman compétent participe pleinement à la mission de l’ICANN et sert l’intérêt public.
Plusieurs des recommandations issues de la piste de travail 2 (WS2) du Groupe de travail intercommunautaire chargé du renforcement de la responsabilité de l'ICANN (CCWG-Responsabilité) adoptées par le Conseil d’administration en novembre 2019 portaient sur le bureau de l’ombudsman, et prévoyaient notamment la création d’un panel consultatif qui, entre autres choses, a pour but de « contribuer au processus de sélection des nouveaux ombudsmans, satisfaisant ainsi les différentes exigences du Conseil d’administration et de la communauté, dont l’exigence de diversité ».
Conformément au rapport d’évaluation de la mise en œuvre de la WS2, dans sa section 5.1, page 22, les recommandations relatives à l’ombudsman, de par leur nature, ont des répercussions.
Par exemple, la première recommandation est la suivante : le bureau de l’ombudsman doit « axer davantage sa stratégie », via l’amélioration des procédures et documents qui appuieront cet axe stratégique. Ce n’est que lorsque l’axe stratégique sera convenu que l’ICANN pourra élaborer un plan de « relance » du bureau. De même, les recommandations liées à la formation, aux contrats et aux rapports semblent se fonder sur cette relance du bureau (tout en prenant, tout au long de ce processus, des mesures provisoires conformes à l’esprit des recommandations).
Par conséquent, d’autres travaux de mise en œuvre doivent encore être effectués avant de former un panel consultatif et de mener à bien la recherche d'un nouvel ombudsman. Dans le même temps, le Conseil d’administration doit veiller à qu’un ombudsman soit bien en place jusqu’à ce que la recherche d’un nouvel ombudsman aboutisse et que le Conseil d’administration procède à sa désignation.
L’actuel ombudsman, Herb Waye, est en fonction depuis environ quatre ans, et avant cela il a occupé le poste d’ombudsman adjoint pendant 10 ans. Il connaît parfaitement les enjeux complexes auxquels l’ICANN doit faire face, et il est à présent bien connu de la communauté de l’ICANN. De toute évidence, M. Waye a bien servi l’ICANN en tant qu’ombudsman depuis que son mandat a débuté en juillet 2016.
Le Conseil d’administration note également que M. Waye a réussi à intégrer un nouvel ombudsman adjoint, qui a travaillé sur certaines des recommandations issues de la WS2 du CCWG-Responsabilité relatives à la diversité. Et ce afin de répondre, en partie, à la nécessité de garantir que le bureau puisse traiter les plaintes qui pourraient être déposées en vertu de la politique communautaire anti-harcèlement.
Étant donné qu’un budget est alloué à l’ombudsman de l’ICANN depuis 2004, date d’entrée en fonction du premier ombudsman, cette décision n'a pas d’impact financier sur l'ICANN, la communauté ou le public qui ne soit pas déjà prévu ou inclus dans le budget. Cette décision n’aura aucun impact sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du système des noms de domaine.
Cette décision relève d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
Le président a ensuite levé la séance.
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