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Préparatifs techniques pour l’ICANN74

19 mai 2022
Par Ashwin RanganAshwin Rangan

Alors que nous nous apprêtons à tenir notre première réunion hybride depuis plus de deux ans, je souhaite vous tenir au courant de nos préparatifs techniques pour l'ICANN74, qui se tiendra à La Haye, aux Pays-Bas. Nous sommes ravis d'offrir aux membres de la communauté la possibilité de participer en personne, mais nous sommes également ravis de continuer à mettre en œuvre les importants enseignements tirés de nos réunions virtuelles. L'objectif est de proposer la meilleure expérience possible à la fois aux participants sur place et à ceux à distance. Vous trouverez ci-dessous un aperçu du travail que nous avons effectué pour nous préparer au format de réunion hybride et ce à quoi vous pouvez vous attendre en tant que participant :

  • Notre équipement de pointe destiné aux réunions est déjà arrivé aux Pays-Bas.
    • Il comprend une grande variété de matériel, notamment des équipements de réseau, des systèmes de microphones de conférence, des systèmes de caméras, des équipements de participation et d'enregistrement à distance et des multiprises universelles.
    • Les équipes de l'organisation ICANN chargées des services techniques des réunions, des opérations événementielles et des opérations de sécurité ont eu l'occasion de brancher, de mettre à niveau et de tester les équipements avant leur expédition. Le format de réunion hybride a également été testé.
    • L'équipement arrivera au centre de conférences, le World Forum The Hague, le 5 juin. Ensuite, les différentes équipes mettront en place le réseau des réunions de l'ICANN, installeront les équipements nécessaires pour la participation, monteront le poste de secours et les bureaux d'accueil, où les participants pourront confirmer leur inscription et imprimer leurs badges. L'inscription sur place ne sera pas possible à l'ICANN74.
  • La technologie que nous employons ne changera pas avec le passage des réunions au format hybride. Cependant, ce qui devra évoluer c'est la manière dont nous utilisons ces plateformes.
    • Zoom jouera un rôle essentiel pour relier les personnes présentes sur place à La Haye et celles qui participent virtuellement.
    • Tous les participants, quel que soit leur localisation physique, doivent se connecter à Zoom pour accéder à la file d'attente des intervenants et profiter des fonctions de tchat.
    • La fonction « lever la main » de Zoom nous permettra de former une seule file d'attente pour la prise de parole, offrant ainsi une expérience de réunion plus équitable.
    • Dans un souci de transparence, tous les participants doivent se connecter aux sessions de Zoom en utilisant leur nom complet (par exemple, prénom et nom de famille).
  • Des guides de participation mis à jour seront publiés pour les participants sur place et virtuels.
  • Nous avons également mis en place des protocoles de nettoyage renforcés pour les microphones et autres équipements audiovisuels dans les salles.

Le passage aux réunions virtuelles il y a plus de deux ans nous a offert la possibilité d'innover et de faire évoluer les rencontres de notre communauté mondiale. Depuis, nous avons considérablement amélioré l'expérience des réunions pour les participants du monde entier. Nous sommes impatients de combiner les connaissances acquises lors des réunions virtuelles avec l'option de participation sur place, afin de rendre l'ICANN74 plus inclusif et équitable pour tous ceux qui y prennent part.

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Ashwin Rangan

Ashwin Rangan

SVP, Engineering and Chief Information Officer (CIO)
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