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Public Comment

Public Comment is a vital part of our multistakeholder model. It provides a mechanism for stakeholders to have their opinions and recommendations formally and publicly documented. It is an opportunity for the ICANN community to effect change and improve policies and operations.

本部分内容不仅提供联合国六种官方语言版本,还提供以下语言版本

公众意见 - 对文档公布运作政策的摘要 / 分析

文档公布运作政策的公众意见的摘要与分析

[ 返回 2009 年 10 月公众意见页]

论坛关闭日期 : 2009 年 10 月 8 日
摘要公布日期 : 2009 年 10 月 9 日

撰写人 : ICANN 公众参与总经理 Kieren McCarthy



背景:

理事会批准在 ICANN 国际公开会议前 15 个工作日的文档限期。 这意味着会议上将审议并讨论的文档应至少在会议开始前 15 个工作日提交,使人们在讨论文档内容之前有充分时间来阅读和消化。

在理事会批准这一做法的同时,要求理事会公众参与委员会 (PPC) 制订包括与文档制作有关的其他方面的运作政策,如途径、翻译、格式等等 。

于 9 月 8 日发布这一政策进行为期 30 天的公众意见征询。值得注意的是,同时在此意见征询期内尝试与 ICANN 公众意见征询过程的规范相比更为互动的论坛软件。 此摘要 / 分析同样将考虑使用该软件。

公众参与委员会召开全体机构群体成员的在线公众会议来通过此政策,并且获得新的信息。 在线公众会议尝试使用在线会议软件,本摘要 / 分析同样将考虑使用该软件(会议存档可在以下网址找到: http://icann.na3.acrobat.com/p44978624/ )。


执行摘要

运作政策的内容受到普遍赞同,尽管其仍为一系列指导方针而并不是严格的规则。

合乎情理的是,政策的大部分内容均为一段时间内在机构群体中所进行的广泛讨论与协议的主题,而该政策仅为对长时间讨论与商议的反映 。

尽管如此,政策中仍有一些添加建议,在将政策提交给理事会以便采用之前应当就是否包括这些建议进行考虑:

执行摘要

  • 包括如在有关文档中及适当位置处列出的高级别选项,这一做法有助于工作进展
  • 建议将所有摘要翻译为联合国语言

平白语言

  • 包括促进平白语言更广泛使用的过程,例如,对长期文档作者进行培训;参照简明英语运动组织的免费指导

会议议程

  • 包括允许 机构群体领导者在会议之前共享有关会议议程的信息的过程

翻译

  • 要求及时提供文档的其他语言版本的更强硬措辞
  • 将执行摘要视为必须翻译的文档之一

演示文档

  • 预期演示文档将集中于讨论,而并非作为所公布文档的摘要
  • 建议将所有演示文档存档在易于检索的数据库中

 

软件

本意见征询期的特别之处在于其间尝试了两种类型的互动软件。 首先,就公众意见征询期自身使用 vBulletin 论坛软件;且其次,理事会公众参与委员会使用 Adobe Connect 会议软件来发起在线协作讨论(与单向广播相反)。

两种软件均表现得超出预期,其更广泛的使用通过 ICANN 受到鼓励。 此次尝试的规模并不够大,两种软件的使用也并未广到足以对其广泛使用作出确信无疑的推荐。然而,两种软件均极佳地完成了各自的任务,并且作为对现有系统的改良被接受。 鼓励其他各方使用这两种软件来执行自己的尝试,并且报告软件的有效性和在使用中所得到的任何经验教训。

以下提供文档公布运作政策和在此意见征询期中所使用软件的更全面摘要和分析。

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摘要 / 分析

文档公布运作政策为仅有四页长的简短文档。 其目的在于为作品跨组织的一致公布提供清晰框架和指导方针,使在整个机构群体中的广泛对话成为可能。

摘要 / 分析分为八个不同章节。 以下将考虑每一章节与其相应反馈意见。

文档限期

理事会已批准了适用于国际公开会议的会议开始前单阶段 15 个工作日的限期。
工作日是指周一至周五,即日历上标明的 5 个工作日。公共假期将不视为例外情况。 会议的第一天是指召开会议开幕式的当天。

文档限期与文档可供公众审阅和下载的时间相关。

就政策的此部分发起民意调查。 两人投票支持有关限期的政策;一人反对。

一条意见质询限期政策是否会对 ICANN 的工作流程产生不利影响,因为机构群体大部分成员仍为志愿者。 该意见同时建议,限期政策可成为一种中央控制的形式。

一般会员咨询委员会的正式回应为:认可限期政策,但担心其会造成流程中提早的严苛的时间管理点,而并未解决更加广泛详尽地计划和撰写文档这一更大的问题。

在分析中应注意限期政策最初是由政府咨询委员会 (GAC) 在墨西哥城公报( 2009 年 3 月)中 请求。 限期政策的想法之后得到了机构群体和理事会几乎一致的支持。 对两届 ICANN 国际公开会议推行这一政策的结果是工作人员比 ICANN 长达 11 年历史中的以往任何时候都早地提交文档。

这并不是说未考虑过对志愿者的影响,也并不意味将不会继续考虑对志愿者的影响。公布这一公开政策以征询公众意见的原因之一在于取得机构群体的关注。 工作人员在每次会议结束时将制作一份报告来评审这一政策的功效。

报告中的一部分将不可避免地评审该政策的使用是否有净增益以及由于强制推行限期政策所造成的任何问题。

 

执行摘要

相关文档应附带封面页和执行摘要。

封面页提供有关文档的一些最基本信息,包括标题、来源、状态、发布日期和语言。

执行摘要是文档的简要、准确概述,用平白语言书写。 应尽量避免使用行话和缩写词。

执行摘要应考虑其目标读者,简要准确地介绍文档的背景、主要详细信息、文档中的任何结论或建议,以及一个 " 后续计划 " 部分以概述未来行动。

本文档后面附有执行摘要和封面页的示例,供您参考。

就政策的此部分发起民意调查。 两人投赞成票;无人反对。

一般会员咨询委员会的一条意见认为,用平白语言撰写执行摘要且接着进行翻译是鼓励参与和理解的必要步骤。 无其他意见。

意见征询论坛中的有限回复是非常可能的,因为有关执行摘要的问题已成为一段时间内在机构群体中最为频繁与普遍的讨论主题之一。 为期 18 个月的增强对机构的信心的商讨的重要建议之一同样为提供文档的执行摘要。

在 ICANN 国际公开会议的每一次公众参与委员会公开会议中同样已表达了对执行摘要的一致支持。运作政策对执行摘要中的必要内容的描述是基于跨多行业的普遍最佳实践。 在此意义上,意见很少的情况是合乎情理的。

在公众参与委员会在线商讨会议期间,执行摘要再次得到普遍支持。若干个参与者表达了对执行摘要的翻译版本的强烈期望。

公众参与委员会的一个成员对摘要提出一项建议的添加内容,即执行摘要(在适当时)突出显示文档中所含的各个选项,以便帮助对进展的讨论。

 

缩写词和行话

所有缩写词和行话应在首次出现时全部拼出或提供解释。 在必要情况下,可为某个词语提供定义或对相关术语或措辞的词汇表的链接。

就政策的此部分发起民意调查。五人投赞成票;无人反对。 一般会员咨询委员会提出一条意见支持本章节。

有关缩写词和行话的主题同样是在机构群体中和 公众参与委员会公开会议中频繁讨论的主题。

对于在最小程度上使用缩写词和行话达成一致协议,该协议在公众参与委员会商讨会议中反映为机构群体成员和委员会成员均表达了对持续过度使用缩写词的失望态度。

应当注意,减少使用缩写词和行话(以及使用平白语言,参见下文)将有助于材料的翻译,因此提高跨组织的理解和参与程度。

 

平白语言

使用平白语言是进行有效沟通和参与 ICANN 工作的前提。 工作人员和机构群体在公布文档前应评估其行文是否平白易懂。

就政策的此部分发起民意调查。 五人投赞成票;一人反对。

就此问题有三条意见。其均赞同指导方针,其中一条意见提出对平白语言的适当引导为“简单到让母亲也能理解”。 在公众参与委员会商讨会议期间达成相同意见,并且又提出,一些文档即使对于母语是英语的人也是难以理解的。

提出一担忧:这一指导方针可能被用作阻止文档公布或允许审查的控制机制。

因为运作政策明确表明其被计划充当最佳的实践和指导方针,所以对平白语言的使用并不太可能成为阻止公布或允许审查的有效机制。

然而,可能需要注意的是,当所有人都同意使用平白语言时,更大的问题是如何确保其使用。其自身作为指导方针不太可能对文档的撰写造成任何影响。该指导方针必须充当使其他改变生效的催化剂。 实例为:将文档的最终撰写分配给被认为是在写作中善于交流的人员;制订关于哪些被视为平白语言和哪些不被视为平白语言的简单指导方针;对将撰写文档的人员进行培训。

基地在英国的简明英语运动组织在国际范围内被认为是此类工作的专业组织,且甚至向被其评定为语言清晰明了的文档提供“水晶标志”。

该组织提供关于用平白语言写作的在线与内部培训,并且在其网址如下的网站上提供免费指导: http://www.plainenglish.co.uk/

 

会议议程

文档限期也适用于会议议程。

会议议程是指在会议地点举行的所有公开会议的概述,包括在正式开幕式之前和理事会最终会议之后举行的会议。

此概述应包括:

  • 讨论议题的细目分类
  • 根据相关主题划分的演讲者 / 论坛成员列表
  • 会议目标及预计成果的解释
  • 相关文档的超链接。

就政策的此部分发起民意调查。 两人投赞成票;一人反对。

对此章节有一条意见。 其认为本章节作为指导方针是有益的,但由于会议千变万化,因此其应当仅为指导方针而不是规则。

因为运作政策明确表明其自身为鼓励最佳实践和指导方针的文档,所以该条意见提出者的回应无疑已被接受。

当所有人同意提供会议议程的想法并且运作政策中的格式是提供此议程的常用方法时,实际的问题仍然在于如何确保这一想法的执行。

值得注意的是,在 首尔 会议的正式文档限期的五天之后,在均被提供了会议议程的全部 75 场会议当中,仅有 3 场会议提供接近于以上指导方针的信息; 12 场会议提供诸如专门小组成员名称的一些详细情况;其余会议未含有或含有非常有限的信息。

在 公众参与委员会商讨会议期间,讨论得出关于提供会议议程的问题之一在于决定会议及会议议程的系统不明确,且跨组织的交流与协作不良。

 

翻译

ICANN 已采用一套翻译原则,可在以下网址找到: http://www.icann.org/en/accountability/frameworks-principles/community.htm#e

在为 ICANN 国际公开会议准备相关文档时应考虑这些原则。 另外,本运作政策将与这些翻译原则一起被审议,以便为尚未解决的问题提供解决方案。这些问题包括:

  • 翻译哪些文档 ( 或文档的哪些部分 ), 以及翻译成何种语言
  • 已翻译文档的及时发布
  • 用于多语言讨论的工具

其他要考虑的问题包括翻译工作的可衡量影响以及成本效益。

就政策的此部分发起民意调查。 三人投赞成票;无人反对。

一般会员咨询委员会向论坛提出一条意见,表达了对及时提供翻译文本的主要关注,并指向关于此问题的若干先前正式声明。

在线 公众参与委员会商讨会议期间也积极地讨论了翻译问题。

同样提出了在有效的时间范围中提供文档翻译的问题。

尽管在限期前用英文公布文档,但其他语言的延迟限制了非英语人士在讨论文档之前对其进行审阅的时间。 此情况也限制了非英语人士在会议中就特定问题与其他机构群体成员互动的能力。

如果在文档公布的同时开放公众意见征询期,则该问题为复合的,仅留给非英语人士有限的时间作出回应。

同样应注意的是,在 新的《承诺确认书》下,预期 ICANN 国际化,且翻译将成为这一努力过程中至关重要的部分。

翻译执行摘要(运作政策的一部分,参见上文)的问题也被视为允许机构群体理解 ICANN 所制订作品并因此鼓励更广泛参与的有价值的方式。

同样就确保关于翻译文本以最适当方式使用有限的财政资源的需要进行了一些讨论。 将对执行摘要的翻译视为有效的起点。

 

演示文档

演示文档应尽早在会议之前提供。

就政策的此部分发起民意调查。 三人投赞成票;无人反对。

对此章节有两条意见。 一条意见认为会议中的演示文档不应当为所公布作品的摘要,而应设计为引起对作品的讨论,也就是说,文档限期的提供应当假定人们在有关此文档的会议之前已阅读过文档。

此点在在线 公众参与委员会商讨会议期间也被提出并得到支持。 有限的时间更应当用于讨论文档而不是复习已公布文档的摘要。

一般会员咨询委员会赞同提早提供演示文档,但也表示,作为有大量志愿者的组织, ICANN 必须做好迟于期望时间得到演示文档的准备。 同样认识到,比提早提供演示文档重要的是找到一种使演示文档在可检索存档中可得的方式。

 

报告和评估

报告内容包括是否遵循文档限期和相关运作政策,以及在激发更广范围的机构组织对话和讨论方面的效率。该报告由 ICANN 工作人员在每次国际公开会议结束后 45 天内撰写并提交给理事会公众参与委员会。

该报告有助于理事会公众参与委员会确认文档限期政策的监管情况,以便公众参与委员会向理事会提交改进建议。

针对国际公开会议发布的文档将汇成单个控制列表以供维护、更新和在线发布。

ICANN 将继续努力引进一套统一的文档命名规范。

就政策的此部分发起民意调查。 三人投赞成票;无人反对。

一般会员咨询委员会认为报告是确保政策根据需要被评审和修订的重要方式。

运作政策关于工作人员报告的格式和内容未作规定,这一做法具有其优点和缺点。 因为该政策认识到其将随时间推移而发展和演进,所以本章节将无疑在其首次投入实践后收到更多评审意见。

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公众意见征询期的问题

与文档自身一样,我们提出关于运作政策的三个特定问题:

1. 机构群体(和工作人员)是否准备好提早提供文档?

就政策的此部分发起民意调查。 两人投赞成票;两人反对。

一般会员咨询委员会认为机构群体在较广的文化变迁之前将需要许多积极体验,但认为文档公布运作政策是良好的第一步。 无其他特定意见。

考虑到该主题的潜在影响,对其较广泛讨论的缺乏意味着机构群体未做好准备,甚至可能未完全意识到该公布政策意图达到的目标。

 

2. 你是否被充分说服而相信 以 文档限期改变已确定方法和文化的需要?

就政策的此部分发起民意调查。 两人投赞成票;无人反对。

一条意见认为,在文档限期或运作政策之前仍待解决更为重要的问题,特别是一般性交流和透明性的问题。

意见提出者也表达了对政策成为文档撰写的障碍的担忧。

一般会员咨询委员会答复为:是的,其已被说服而相信以限期政策来改变其文化的需要,并且指向其在墨西哥城会议的会议宣言中的若干部分,这些部分证明其想法与运作政策相符。

因为 公众参与委员会已认识到在整个文档限期的过程中 ,其将花费时间并与机构群体积极接洽以推广遵循公布政策的方案。 需制订一方案来概述人们可预期哪些益处以了解什么正改变其习惯。

 

3. 我们如何有效解决语言 / 行话的问题?

对此问题有三条在线回复。一条回复认为,尽管行话的使用过量,但在技术领域中此情况是常见的,且其并不对参与造成大的障碍,正如数学符号被普遍认可一样。 替代地,集中精力制订一词汇表可能更为有效。

第二条意见的提出者对此观点表示初步赞同。 其认为当处理许多语言和文化(根据 ICANN 的需要 )时,在文档的撰写中需更加谨慎,包括对语言和行话的使用。

一般会员咨询委员会认为词汇表的提供是必需的,但表示其在未来一段时间中仍将成为挑战。

对于已深入参与 ICANN 事务中的人员而言必然难以确定其行为的哪些方面限制了其他人的参与。 这是即使通过 ICANN 公众意见征询期也无法得到改善的情况,因为这需要预先参与到 ICANN 中。 替代地,最佳的指导将为遵循产业最佳实践,并且积极的寻求新的参与者关于就语言和行话的使用而言什么起作用及不起作用的观点。

 

提出的其他问题

四个意见提出者表达了其对由工作人员将所有报告提交给 ICANN 理事会从而使报告公开可得的强烈希望。

机构群体被认为有权知晓工作人员向理事会提出的建议,同时承认有时存在特免或机密的情况,诸如雇员关系和法律分析。

支持组织和咨询委员会的两位主席同意此意见,其中一者表示提供任何的此类报告也将使机构群体能够改正当中所含的任何错误信息。

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论坛软件评审

作为对更加互动的论坛软件的第二次尝试,本意见征询期使用普通 vBulletin 软件。

三条意见表示支持该软件,但一位意见提出者担心所作尝试意味着可能会使用更多的软件产品,并主张 ICANN 应试着使用尽可能少的系统。

自从软件本身所作统计可见,本意见征询期证明为远比其他比较性意见征询期受欢迎。在发布意见征询期的介绍之后的短时间内,即有 43 位个别使用者同时对政策进行评审。 最终, 26 位个人注册软件以便提交意见。

构成意见征询期的页面总共得到 24 条回复,并被查看了 3,180 次。 此为对于 ICANN 意见征询期而言高于平均的结果,并且显著高于对于不对合同问题具有直接影响或导致 ICANN 内的结构改变的意见征询期而言的平均值。

其可能表明无人使用传统的仅电子邮件的方法来向论坛发送意见,这意味着人们偏好于能够对政策的特定方面作出回应并且处于与其他人互动的地位。

许多张贴的意见是针对其他人先前发表的意见,这增加了证明在每一情况下均有价值的的互动性(但仍存在以下风险:随着规模变得更大,有必要进行节制以防止爆发争论,如在其他在线论坛上经常见到的情况)。

论坛软件也使得能够由工作人员在意见征询期当中消除误解,预期这一做法可改善在 ICANN 工作过程当中的一般性交流和工作进展。

该软件证明为足够灵活来应对改变(有条不紊地将公众意见问题从一个区域移至另一区域中,并且得到积极的结果)。

一般会员咨询委员会认可软件所增加的互动性,但要求公众参与委员会继续进行关于参与工具的更多研究和尝试,同时以在可能的情况下使用开放源工具为目标。

总体而言,该软件证明其自身非常有用,增加了参与和互动,鼓励了讨论,并且潜在地允许在达成机构群体一致意见的过程中的更快进程。 然而,该软件的表现并不足以使其在此点上被推荐为对现有系统的替代物。

未来的意见征询期中毫无疑问应当鼓励该软件的使用,因为其具有当前流程中缺乏的许多有益特征,且在此阶段可以忽略提供此额外功能性的不利方面。

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商讨会议软件评审

公众参与委员会使用会议软件 Adobe Connect 召开针对文档公布运作政策的在线商讨会议。

Adobe Connect 已在本年度广泛用于会议,但其之前多数用作单向装置以允许事件的音频和视频通过因特网广播并且允许演示文档。

在此情况下,软件以合作方式被用作开放式会议,其中所有的互动在线进行,包括作为主要输入机制的音频输入(通过电脑)。 同样使用聊天室来共享意见并对其他人的观察作出反应。

会议的效果比预想得更好,尤其是考虑到其为首次尝试时更是如此。

主要的难点是关于使电脑通过软件来工作。许多参与者的电脑未安装麦克风,这就无法进行音频输入。其他数人要求帮助设置其麦克风 / 音频馈入。 一个委员会成员无法使其系统工作。

所采取的方法(实质上是入席就座的会议,但在线进行)工作良好,但其引起延迟,因为人们需要主动“举手”且接着被选中发言。 此使得会议与亲自出席的会议相比流畅程度较低,但最终此为次要考虑,且会议采取自己的步调。

该方法毫无疑问在机构群体参与者中非常受欢迎。一人表示“这是我在远端参与 ICANN 的最好的会议之一”。另一人表示:“这是很好的工具。非常好的会议”。 第三人表示: “ 非常感谢,这是一场极佳的会议” 。

一般会员咨询委员会认可软件所增加的互动性,但要求公众参与委员会继续进行关于参与工具的更多研究和尝试,同时以在可能的情况下使用开放源工具为目标。

总而言之,尽管存在担忧,尤其是关于通过会议软件使用音频的担忧,但该软件非常有效地工作,并且提供具有吸引力的互动形式和一些有价值的反馈意见。 总共 24 个人参与了会议: 14 个为机构群体成员,其余为工作人员或理事会成员。

需要草拟召开此种在线会议的一些指导方针来改善其有效性,但总的来说,将适当地建议其他委员会和团体使用 Adobe Connect 软件作为与机构群体就实质性主题进行互动的方式。

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积极的机构群体回应者

ALAC : 一般会员咨询委员会官方回应
JA : Jorge Amodio , ALAC
SB : Sebastien Bachollet , ALAC
AD : Avri Doria , GNSO 主席
BF : Brett Fausett , 个人
CLO : Cheryl Langdon-Orr , ALAC 主席
MN : Michele Neylon , Blacknight , 注册商
JN : Jeff Neuman , Neustar , 注册机构
DY : Danny Younger , 个人

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