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常见问题解答 (FAQ):提交年度认证材料和内部审核结果

注:所有语种版本中,英文版为官方版本,其他语种版本仅供参考.

2018 年 9 月 10 日

问题 1:哪些机构必须向 ICANN 组织提交年度认证材料?

回答 1:至少在审核年度的部分时间内符合以下合规要求中所述条件的注册管理运行机构必须向 ICANN 组织提交年度认证材料:

  1. 注册管理运行机构行为准则合规年度认证(《新通用顶级域注册管理机构基本协议》规范 9 第 3 节):如果注册管理运行机构或注册管理机构相关方(如规范 9 第 1 节所规定)还作为注册服务机构或"注册服务机构 - 分销商"服务提供商运营,则注册管理运行机构需每年至少执行一次内部审核,以确保遵守"行为准则"(规范 9)。在每个自然年结束后的二十 (20) 天内,注册管理运行机构应将内部审核结果以及由注册管理运行机构中某位执行官员签署的认证材料(证明注册管理运行机构遵守行为准则)通过电子邮件发送给 ICANN,或将上述材料提交到 ICANN 指定的地址。
  2. 行为准则豁免通知合规年度认证:注册管理运行机构同意,每年至少执行一次内部审核,以确保持续遵守豁免请求所述的声明和 ICANN 豁免流程行为准则中规定的豁免标准。在每个自然年结束后的二十 (20) 天内,注册管理运行机构应向 ICANN 提供由注册管理运行机构中某位执行官员签署的认证材料,证明其持续遵守豁免请求中所述的声明和 ICANN 行为准则豁免流程中规定的豁免标准。
  3. 规范 13 合规年度认证(《新通用顶级域注册管理机构基本协议》规范 13 第 7 节):注册管理运行机构同意,每个自然年至少执行一次内部审核,以确保相关顶级域 (TLD) 符合 .Brand 顶级域定义的要求。在每个自然年结束后的二十 (20) 天内,注册管理运行机构应向 ICANN 提供其内部审核结果以及由其某位执行官员签署的认证材料,证明相关顶级域符合 .Brand 顶级预定义的要求。

问题 2:符合上述合规要求中规定条件的注册管理运行机构是否需要向 ICANN 组织提交全部三种类型的年度认证材料?

回答 2:否。应根据适用的合规要求提交特定年份的相应年度认证材料。例如,如果注册管理运行机构在整个审核年度内仅适用规范 13,则只需提交一项"规范 13 合规年度认证"材料。如果该注册管理运行机构仅在审核年度的部分时间内适用"规范 13",但同时因作为"注册服务机构 - 分销商"服务提供商运营,还需遵守行为准则要求,那么这种情况下,则需提交两项年度认证材料。

如果有任何注册管理运行机构(或注册管理机构相关方)还作为注册服务机构或"注册服务机构 - 分销商"服务提供商运营,且尚未直接或通过规范 13 获得行为准则豁免,则需提交"注册管理运行机构行为准则合规年度认证"材料。

问题 3:如果注册管理运行机构在获得"行为准则豁免通知"的同时也适用"规范 13",是否需要向 ICANN 组织提交两项年度认证材料?

回答 3:如果注册管理运行机构在整个审核年度内仅适用规范 13,则只需提交一项"规范 13 合规年度认证"材料。这种情况下,无需提交该审核年度的"行为准则豁免合规年度认证"材料。

如果注册管理运行机构仅在审核年度的部分时间内适用"规范 13",而在当年的其余时间内适用"行为准则豁免通知",则需同时提交审核年度适用时段的"规范 13 合规年度认证"材料和"行为准则豁免通知合规年度认证"材料。

问题 4:注册管理运行机构可以在哪里查看相关信息,以确定其顶级域是否适用"行为准则豁免通知"或"规范 13"?

回答 4:通过查看《注册管理机构协议》网页,您可以了解特定顶级域在审核年度内是否适用"行为准则豁免通知"或"规范 13"。在以下网址可找到所有《注册管理机构协议》的网页:https://www.icann.org/resources/pages/registries/registries-agreements-en.

问题 5:提交年度认证材料的截止日期是什么时候?

回答 5:需要提交年度认证材料的注册管理运行机构必须在每年的 1 月 20 日之前提交上一年的年度认证材料。

问题 6:年度认证的"认证期间"是多长?

回答 6:"认证期间"是指认证及其随附审核结果对应的自然年。它应与适用的有效合规条款(如行为准则、行为准则豁免或规范 13)所适用的上一个自然年相对应。

如果相关的合规条款适用于上一个完整自然年,则认证及其随附审核结果应涵盖上一个完整自然年(1 月 1 日 - 12 月 31 日)。

"认证期间"不得包含未来日期。

问题 7:年度认证必须经谁签署?

回答 7:年度认证必须由注册管理运行机构的某位执行官员签署。执行官员通常是指注册管理运行机构的高层管理人员,可能包括首席执行官 (CEO)、副总裁 (VP)、秘书长、首席财务官 (CFO) 或类似官员,他们对注册管理运行机构负有全面的法律或行政责任。

如果注册管理运行机构没有执行官员,则年度认证必须由拥有业务决策权的高级管理官员签署。如果年度认证由管理顶级域的某位顾问签署,则请向 ICANN 组织说明由执行官员以外的其他人签署认证的原因,并确认该顾问有权代表注册管理运行机构对信息进行认证。ICANN 组织可能会要求提供有关签字人的其他信息。

问题 8:注册管理运行机构向 ICANN 组织提交年度认证材料的最佳方式是什么?

回答 8:注册管理运行机构应通过在域名服务门户中创建适用年度的认证服务请求案例来提交年度认证材料,认证服务请求案例分为"行为准则合规年度认证"、"行为准则豁免合规年度认证"和"规范 13 合规年度认证"。如果注册管理运行机构无法登录域名服务门户,请发送电子邮件至 globalsupport@icann.org 以获取帮助。

问题 9:是否有任何现成的表格可供注册管理运行机构在提交年度认证材料和内部审核结果时使用?

回答 9:是。为便于注册管理运行机构提交认证材料,ICANN 组织已经在域名服务门户中针对合规要求所述的三种认证(即:"行为准则合规年度认证"、"行为准则豁免合规年度认证"和"规范 13 合规年度认证")的服务请求案例嵌入了认证表格。这些表格可供注册管理运行机构参考,提高了效率。

尽管首选方法是使用域名服务门户中嵌入的认证表格,但是注册管理运行机构也可以通过以下方式提交认证材料:使用自有表格或 ICANN 组织提供的表格,在域名服务门户中创建"常规问询"案例来提交表格,或通过电子邮件发送至 globalsupport@icann.org。域名服务门户的文档库部分提供了 ICANN 组织提供的可下载表格。

对于需要加速处理的案例,如果注册管理运行机构使用自定义表格提交年度认证材料,请使用以下命名规范:

  1. [.TLD]-注册管理运行机构行为准则合规年度认证
  2. [.TLD]-行为准则豁免通知合规年度认证
  3. [.TLD]-规范 13 合规年度认证

问题 10:对于"注册管理运行机构行为准则"而言,"注册管理机构相关方"和"附属机构"两个术语分别指什么?

回答 10:根据《新通用顶级域注册管理机构基本协议》规范 9 第 1 节的规定,"注册管理机构相关方"是指注册管理运行机构的母公司、子公司、附属机构、分包商(如,服务提供商)或其他相关实体,它们参与提供与顶级域相关的注册管理机构服务。

根据《注册管理机构协议》第 2.9(c) 节的规定,"附属机构"是指通过一个或多个中间机构(或者联合一个或多个个人或实体)直接或间接地控制指定个人或实体、被其控制或者与其受到共同控制的个人或实体。根据第 2.9(b) 节的规定,注册管理运行机构需要向 ICANN 组织提供关于其附属机构关系的通知。要将此类关系告知 ICANN,注册管理运行机构可以在域名服务门户中使用"交叉所有权信息"案例类型。

问题 11:如果注册管理运行机构未根据《注册管理机构协议》第 2.9(b) 节的规定将其附属机构关系通知 ICANN 组织,那么注册管理运行机构是否需要提交"注册管理运行机构行为准则合规年度认证"?

回答 11:是。如果注册管理运行机构此前未向 ICANN 组织提供关于其附属机构关系的通知,则必须立即提供。如果注册管理运行机构或其附属机构(或任何其他注册管理机构相关方)还作为注册服务机构或"注册服务机构 - 分销商"服务提供商运营,则注册管理运行机构还必须提交"注册管理运行机构行为准则合规年度认证"。有关如何向 ICANN 组织提供其附属机构关系通知的信息,请查看域名服务门户中的"交叉所有权信息"服务请求案例部分。

如果注册管理运行机构拥有注册管理机构相关方,虽然该相关方不是附属机构,但只要它作为注册服务机构或"注册服务机构 - 分销商"服务提供商运营,注册管理运行机构就必须提交"注册管理运行机构行为准则合规年度认证",无论其此前是否已将此类附属关系通知 ICANN 组织。

问题 12:注册管理运行机构应如何执行内部审核?

回答 12:注册管理运行机构可自行决定执行内部审核的最佳方式以及提交审核结果的格式。ICANN 会根据具体情况来评估注册管理运行机构是否按照要求记录内部审核结果。ICANN 组织可能会要求提供用于确定是否合规的其他必需信息。

问题 13:在进行注册管理运行机构行为准则合规年度认证时,是否可以只提交注册管理机构相关方的内部审核结果?

回答 13:否。应向 ICANN 组织提供注册管理运行机构自身、注册管理机构相关方和/或注册管理运行机构的注册服务机构或"注册服务机构 - 分销商"的内部审核信息及审核结果。

问题 14:对于符合回答 1 (A1) 中所述的一项或多项合规要求的注册管理运行机构,在提交报告材料时,是否需要提交关于未获授权的顶级域或者已获授权但尚未启动的顶级域的年度认证材料?

回答 14:是。回答 1 中所述的合规要求在执行《注册管理机构协议》或适用的行为准则豁免(无论是直接获得,还是通过规范 13 获得)时生效,不取决于顶级域的授权或运营情况。

问题 15:注册管理运行机构可以针对多个顶级域仅提供一份年度认证材料吗?

回答 15:可以针对多个顶级域仅提供一份年度认证材料,前提条件是:

  1. 所有顶级域均符合前面回答 1 中所述的相同合规要求的条件。
  2. 代表每个顶级域签署年度认证的签字人满足签字人要求且有权提供这些声明。
  3. 认证材料清晰地列明了涵盖的所有顶级域和每个顶级域的具体内部审核结果。如果适用,可以指明每个顶级域的审核结果均相同。

问题 16:如果 ICANN 合同合规部认定注册管理运行机构提交的年度认证材料和内部审核结果合规,注册管理运行机构什么时候能得知这一结果?

回答 16:注册管理运行机构在提交年度认证材料和内部审核结果后,会收到 ICANN 组织全球支持中心发来的接收确认。ICANN 合同合规部会审核已提交的文档,如果需要任何其他信息,还会联系注册管理运行机构来要求其提供。

问题 17:ICANN 组织是否可以公开发布注册管理运行机构的内部审核结果?

回答 17:是。ICANN 组织可以公开发布注册管理运行机构的内部审核结果。

问题 18:在什么情况下,ICANN 组织会公开发布注册管理运行机构的内部审核结果?

回答 18:尽管 ICANN 组织可以随时公开发布内部审核结果,但是除特殊情况外,它一般不会这么做。此类特殊情况可能包括审核结果引发了公众关注或社群关切。

ICANN 组织仍需遵守《注册管理机构协议》第 7.15 节关于披露保密信息(任何审核结果或认证材料中包含的任何此类保密信息)条款的规定。

Domain Name System
Internationalized Domain Name ,IDN,"IDNs are domain names that include characters used in the local representation of languages that are not written with the twenty-six letters of the basic Latin alphabet ""a-z"". An IDN can contain Latin letters with diacritical marks, as required by many European languages, or may consist of characters from non-Latin scripts such as Arabic or Chinese. Many languages also use other types of digits than the European ""0-9"". The basic Latin alphabet together with the European-Arabic digits are, for the purpose of domain names, termed ""ASCII characters"" (ASCII = American Standard Code for Information Interchange). These are also included in the broader range of ""Unicode characters"" that provides the basis for IDNs. The ""hostname rule"" requires that all domain names of the type under consideration here are stored in the DNS using only the ASCII characters listed above, with the one further addition of the hyphen ""-"". The Unicode form of an IDN therefore requires special encoding before it is entered into the DNS. The following terminology is used when distinguishing between these forms: A domain name consists of a series of ""labels"" (separated by ""dots""). The ASCII form of an IDN label is termed an ""A-label"". All operations defined in the DNS protocol use A-labels exclusively. The Unicode form, which a user expects to be displayed, is termed a ""U-label"". The difference may be illustrated with the Hindi word for ""test"" — परीका — appearing here as a U-label would (in the Devanagari script). A special form of ""ASCII compatible encoding"" (abbreviated ACE) is applied to this to produce the corresponding A-label: xn--11b5bs1di. A domain name that only includes ASCII letters, digits, and hyphens is termed an ""LDH label"". Although the definitions of A-labels and LDH-labels overlap, a name consisting exclusively of LDH labels, such as""icann.org"" is not an IDN."