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Participation à distance aux réunions de l'ICANN

14 décembre 2018
Par Ashwin RanganAshwin Rangan

Chaque année, l'ICANN accueille trois réunions publiques importantes offrant ainsi aux parties prenantes l'occasion d'avoir des rencontres en personne. Les réunions de l'ICANN incluent des ateliers, des forums publics, et des réunions de travail lors desquelles les politiques Internet sont abordées et élaborées. Les réunions sont essentielles pour notre modèle d'élaboration de politiques multipartite et ascendant.

La participation sur place et à distance aux réunions de l'ICANN est facilitée grâce aux équipes de l'organisation de l'ICANN en charge des réunions, des services linguistiques et des services techniques liés aux réunions (MTS) coordonnant un vaste réseau et une logistique audiovisuelle. En tant que vice-président en charge de l'ingénierie, je voudrais vous donner un aperçu de la manière dont notre équipe technique a travaillé lors de l'ICANN63 à Barcelone en Espagne.

L'équipe en charge des MTS a joué un rôle central dans le succès des réunions de l'ICANN en établissant l'architecture de connexion lors de la réunion. L'équipe MTS transporte 11 tonnes d'équipements à chaque réunion. Cela comprend : les équipements de réseau, audiovisuels et pour la participation à distance. L'équipe MTS, qui passe de 3 personnes à une vingtaine pendant les réunions de l'ICANN, déploie un réseau dans tous les endroits concernés lors des réunions ICANN.

De plus, chaque salle de réunion est équipée par l'équipe MTS avec le matériel de participation à distance. Ces éléments sont connectés avec le matériel audiovisuel et utilisé pour l'interprétation fourni par l'équipe en charge des réunions ainsi que par les services linguistiques pour que le son et la vidéo soient diffusés en direct, souvent dans plusieurs langues, via Adobe Connect, Live Stream, plusieurs ponts de conférence téléphoniques, et fichiers audio mp3.

Juste pour vous donner une idée de notre étendue en chiffres : pendant l'ICANN63 à Barcelone, l'équipe MTS a déployé 58 commutateurs, 77 points d'accès sans fil, 29 Mac mini, 33 ordinateurs, 24 iPad, 28 téléphones VoIP, 10 kits vidéo, 300 multiprises internationales, et des milliers de mètres de câblage pour faciliter la participation à distance et sur site durant les 338 séances individuelles. L'ICANN publie un rapport après la réunion incluant des statistiques techniques et des indicateurs. Le rapport ICANN63 en chiffres est disponible ici : https://www.icann.org/news/announcement-2018-11-28-fr.

La participation à distance est très importante pour nous. Nous souhaitons que le plus grand nombre de personnes possible participent même si elles ne peuvent faire le voyage. Nous sommes fiers de dire que nous avons mis à disposition 3 700 liens de participation à distance lors de l'ICANN63 via Adobe Connect, la diffusion en ligne, la retranscription de textes en direct, la diffusion audio en direct en anglais, en français, en espagnol , en chinois, en russe, en arabe et en portugais. De plus, nous avons publié plus de 880 heures d'enregistrements en mp3, 450 heures d'enregistrements sous Adobe Connect, 175 heures d'enregistrements vidéo diffusés en direct et 600 documents incluant des présentations de séances et des retranscriptions. Tout ceci a été réalisé avec moins de 1 % de taux d'erreurs parmi tous les points de contact.

En raison de la taille, la portée et la nature des réunions en elles-mêmes, les services techniques font face à des défis pour que tout soit parfait. Nous savons qu'il peut y avoir des défaillances techniques et des erreurs humaines. Nous faisons tout notre possible pour améliorer les choses pour les participations sur site et à distance et nous apprécions vos commentaires pour y parvenir.

Pour voir l'équipe en charge des réunions, l'équipe en charge des services linguistiques et l'équipe MTS en action, consultez https://www.youtube.com/watch?v=3h-qRxFLZF4.

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Ashwin Rangan

Ashwin Rangan

SVP, Engineering and Chief Information Officer (CIO)
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