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Public Comment

Public Comment is a vital part of our multistakeholder model. It provides a mechanism for stakeholders to have their opinions and recommendations formally and publicly documented. It is an opportunity for the ICANN community to effect change and improve policies and operations.

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Consultation publique - Résumé/analyse de la politique opérationnelle de publication de documents

Résumé et analyse de la consultation publique portant sur :

La politique opérationnelle de publication de documents

[ Retrour à la page de consultation publique d'octobre 2009]

Forum clos le : 8 octobre 2009
Résumé publié le : 9 octobre 2009

Préparé par : Kieren McCarthy, directeur général pour la participation du public de l'ICANN



CONTEXTE :

Le Conseil a approuvé un délai de mise à disposition des documents de 15 jours ouvrables avant toute réunion publique internationale de l'ICANN. Cela signifie que les documents devant être examinés et discutés lors de ces réunions doivent être mis à disposition au moins 15 jours ouvrables avant le début des réunions, de façon à ce que tout le monde ait suffisamment de temps pour les lire et en assimiler le contenu avant de pouvoir en débattre.

Au moment de l'approbation de ce point, le Conseil a également demandé au Comité de participation publique du Conseil de mettre au point une politique opérationnelle couvrant d'autres aspects associés à la production de documents, tels que l'approche, la traduction, le format, etc.

Cette politique a été soumise à la consultation publique en date du 8 septembre pour une période de 30 jours. Il convient de signaler que la période de consultation a par ailleurs servi à expérimenter plus de logiciels de forum interactifs qu'à l'accoutumée lors d'un processus de consultation publique de l'ICANN. Pour la présente synthèse/analyse, il sera également envisagé d'utiliser ce logiciel.

Le Comité de participation publique a par ailleurs tenu une session publique en ligne, ouverte à tous les membres de la communauté, afin d'examiner la politique envisagée et de susciter des commentaires supplémentaires. Ladite session a été l'occasion d'essayer un logiciel de conférence en ligne, et pour la présente synthèse/analyse il sera aussi envisagé d'utiliser ce logiciel (les archives de la réunion sont disponibles à l'adresse http://icann.na3.acrobat.com/p44978624/ ).


RÉSUMÉ

Le contenu de la politique opérationnelle a été bien accueilli dans le monde entier, en dépit de la crainte que cette politique se contente de constituer un ensemble de directives au lieu d'établir des règles strictes.

Il n'y a là rien de surprenant. En effet, la plupart du contenu de la politique fait l'objet d'une discussion exhaustive et d'un accord au sein de la communauté, et ce depuis un certain temps. Ainsi, la politique envisagée n'est que le reflet de nombreuses heures consacrées à ces discussions et ces délibérations.

Cependant, certains ajouts à la politique ont été suggérés et doivent être envisagés avant que la politique ne soit communiquée au Conseil en vue de son adoption :

Résumés

  • Inclusion d'options de haut niveau, comme brièvement exposé dans le document en question, si nécessaire, pour faire progresser le travail
  • Recommandation selon laquelle tous les résumés devraient être traduits dans les langues des Nations Unies

Langage simple

  • Inclusion d'un processus de promotion de la généralisation d'un langage simple, par exemple via la formation des rédacteurs de documents ou la référence à des manuels gratuits du groupe de défense de la simplification de l'usage de l'anglais « Plain English Campaign »

Programme des réunions

  • Inclusion d'un processus permettant aux responsables de la communauté de partager des informations concernant le programme des réunions avant que celles-ci n'aient lieu

Traduction

  • Formulation plus stricte concernant la fourniture en temps voulu de documents dans d'autres langues
  • Identification des résumés comme faisant partie des documents à traduire de facto

Présentations

  • Attente relative à des présentations axées sur les discussions plutôt que faisant office de synthèse des documents publiés
  • Recommandation selon laquelle toutes les présentations devraient être archivées dans une base de données facilement consultable

Logiciels

Cette période de consultation était unique dans la mesure où elle a été l'occasion d'expérimenter deux types de logiciels interactifs. Tout d'abord, le logiciel de forum vBulletin a été utilisé pour la période de consultation publique elle-même. Ensuite, le Comité de participation publique du Conseil s'est servi du logiciel de conférence Adobe Connect pour lancer une discussion collaborative en ligne (par opposition à une diffusion unilatérale).

Les résultats de chaque logiciel ont dépassé les attentes, aussi leur utilisation généralisée est encouragée au sein de l'ICANN. Les essais n'ont pas été suffisamment importants et l'utilisation des logiciels n'a pas été assez large pour donner lieu à une recommandation ferme quant à la généralisation de leur utilisation. Cependant, ils ont tous les deux extrêmement bien rempli leurs fonctions et ont été accueillis comme une amélioration par rapport aux systèmes existants. D'autres sont encouragés à faire leurs propres expériences en essayant ces deux logiciels et à réaliser un compte rendu sur leur efficacité et sur toute leçon tirée de leur utilisation.

Une synthèse et une analyse plus complètes de la politique opérationnelle de publication de documents et des logiciels utilisés au cours de cette période de consultation sont disponibles ci-dessous.

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SYNTHÈSE/ANALYSE

La politique opérationnelle de publication de documents fait l'objet d'un document court et concis de seulement quatre pages. Son objectif est de fournir un cadre et des directives clairs en vue de la publication cohérente de travaux au sein de l'organisation, permettant ainsi un dialogue généralisé avec l'ensemble de la communauté.

Il se compose de huit sections différentes. Chaque section et les commentaires sur celle-ci seront abordés ci-dessous.

 

Délai de mise à disposition des documents

Le Conseil a approuvé un délai unique pour les réunions publiques internationales de 15 jours ouvrables avant le début officiel de la réunion. Les jours ouvrables sont définis comme étant les jours en semaine, une semaine correspondant ainsi à cinq jours ouvrables. Les jours fériés ne sont pas considérés comme des exceptions. Le premier jour de la réunion est le jour au cours duquel la cérémonie d'ouverture a lieu.

Le délai de mise à disposition des documents se réfère au moment où la documentation est communiquée en vue de son examen et téléchargement par le public.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Deux personnes ont voté en faveur du délai et une contre.

L'auteur d'un commentaire demandait si le délai aurait un effet négatif sur le déroulement du travail au sein de l'ICANN dans la mesure où la communauté était pour l'essentiel composée de bénévoles. Il suggérait également que le délai serait une forme de contrôle centralisé.

La réponse officielle du Comité consultatif At-Large était une appréciation positive du délai mais le comité était préoccupé par le fait que celui-ci puisse créer un point critique dans la gestion du temps au début du processus au lieu de s'attaquer à la question plus importante de la multiplication du travail de programmation et de préparation des documents.

En termes d'analyse, il convient de noter que le délai avait à l'origine été sollicité par le Comité consultatif gouvernemental (GAC) dans son communiqué de Mexico (mars 2009). L'idée d'un délai a depuis reçu le soutien presque unanime de la communauté et du Conseil. En conséquence de ce processus, le personnel a fourni des documents plus tôt que jamais au cours des 11 ans d'histoire de l'ICANN, et ce à l'occasion de deux réunions publiques internationales de l'ICANN.

Cela va sans dire que l'impact sur les bénévoles a été pris en compte et continuera de l'être. L'une des raisons poussant à soumettre la politique de publication à la consultation publique était de prendre connaissance des préoccupations de la communauté. Le personnel produira un rapport à la fin de chaque réunion examinant l'efficacité de la politique.

Une partie de ce rapport analysera bien entendu si la mise en place de cette politique implique un bénéfice net et, le cas échéant, si des problèmes ont découlé de l'imposition d'un délai.

 

Résumés

Les documents opportuns doivent être accompagnés d'une page de garde et d'un résumé.

La page de garde fournit des renseignements de base sur le document, notamment le titre, la source, le statut, la date de publication et la langue.

Le résumé doit être un résumé court et concis du document, rédigé dans un langage simple. Les termes techniques et les acronymes doivent être utilisés le moins possible.

Un tel résumé doit tenir compte du public visé et, si possible, brièvement aborder le contexte du document, les principaux renseignements sur le document et toute conclusion ou recommandation dudit document. Il doit également comporter une section « étapes suivantes » pour donner un aperçu de la voie à suivre.

Des exemples de résumé et de page de garde sont fournis dans une annexe au présent document à titre d'orientation.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Deux personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre.

Un commentaire du Comité consultatif At-Large argumentait que la production d'un résumé en langage simple et sa traduction constituaient une étape essentielle pour encourager à la participation et à la compréhension. Aucun autre commentaire n'a été fait.

La réponse limitée au forum de commentaires est sans doute imputable au fait que la question des résumés ait été fréquemment et largement abordée au sein de la communauté depuis un certain temps. L'une des recommandations clés de la consultation de 18 mois sur l'amélioration de la confiance constitutionnelle était aussi de fournir des résumés des documents.

Un soutien unanime en faveur des résumés a également été exprimé lors de chaque session publique du Comité de participation publique, à l'occasion des réunions internationales de l'ICANN. La description incluse dans la politique opérationnelle de ce que doit contenir un résumé reposait sur des pratiques d'excellence répandues dans de nombreux secteurs. En ce sens, il n'est pas surprenant que cela ait suscité peu de commentaires.

Au cours de la session de consultation en ligne du Comité de participation publique, l'idée des résumés a encore une fois reçu un large soutien. Plusieurs participants ont exprimé le souhait d'obtenir des versions traduites des résumés.

Un membre du Comité de participation publique a suggéré que les résumés mettent l'accent sur les différentes options d'un document (le cas échéant) afin d'aider a faire progresser les discussions.

 

Acronymes et termes techniques

Tous les acronymes et termes techniques doivent être développés ou expliqués à la première occurrence. Lorsque cela s'avère nécessaire, une définition ou un lien vers un glossaire peuvent être inclus pour un terme ou une expression importants .

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Cinq personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre. Un commentaire du Comité consultatif At-Large soutenait la section.

Encore une fois, la question des acronymes et des termes techniques a souvent été abordée au sein de la communauté et lors des sessions publiques du Comité de participation publique.

Le fait qu'ils doivent être utilisés le moins possible fait l'unanimité, ce qui a été reflété dans la session consultative du Comité de participation publique, où tant les membres de la communauté que ceux du comité ont exprimé leur frustration quant à l'usage constant et exagéré des acronymes.

Il a été remarqué que la réduction de l'usage des acronymes et termes techniques (et l'utilisation d'un langage simple - voir ci-dessous) aiderait à la traduction des documents et par conséquent améliorerait la compréhension et la participation au sein de l'organisation.

 

Langage simple

L'utilisation d'un langage simple est une condition nécessaire en vue de la bonne compréhension et de la participation efficace au travail de l'ICANN. Avant la publication de tout document, le personnel de l'ICANN et la communauté doivent déterminer s'il est rédigé dans un langage suffisamment simple.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Cinq personnes ont voté pour, une a voté contre.

Trois commentaires ont été faits sur la question. Ils étaient tous d'accord avec la directive, l'un d'eux suggérant qu'un texte « assez simple pour que votre mère le comprenne » constituait un bon critère de langage simple. Le même consensus a été obtenu au cours de la session consultative du Comité de participation publique, d'autant que certains documents sont difficiles à comprendre même pour les personnes de langue maternelle anglaise.

Il a été avancé que la directive pourrait être utilisée comme un mécanisme de contrôle pour empêcher la publication de certains documents ou pour appliquer une censure.

Dans la mesure où le document sur la politique opérationnelle indique spécifiquement avoir été conçu pour servir de pratiques d'excellence et de directives, il semble improbable que l'utilisation d'un langage simple puisse constituer un mécanisme efficace d'interdiction de publication ou de censure.

Il est peut-être utile de noter, toutefois, que si tout le monde s'accorde à dire qu'un langage simple est nécessaire, il reste à savoir comment s'assurer qu'un tel langage soit utilisé, point qui constitue un problème bien plus important. Il est improbable qu'une simple directive ait un quelconque impact sur la production de documents. La directive en question doit faire office de catalyseur d'autres changements pour être efficace, par exemple : l'attribution de la production finale de documents à des personnes reconnues comme étant de bons communicateurs à l'écrit ; la production de directives simples concernant ce qui est ou non considéré comme étant un langage simple ; la formation de ceux qui seront amenés à produire des documents.

Le groupe Plain English Campaign, au Royaume-Uni, a une réputation internationale d'expert en la matière et accorde même un sceau dénommé « crystal mark » aux documents qu'il estime être clairement rédigés.

Il propose des formations, à la fois en ligne et sur place, pour apprendre à rédiger en langage simple, ainsi que des manuels gratuits sur son site Internet à l'adresse http://www.plainenglish.co.uk .

 

Programme des réunions

Le délai de mise à disposition des documents s'applique au programme des réunions.

Le programme des réunions est défini comme étant un aperçu de toutes les sessions publiques ayant lieu sur le lieu de la conférence, à la fois les jours précédant la cérémonie d'ouverture officielle et après la réunion finale du Conseil.

Cet aperçu doit inclure ce qui suit :

  • le détail des points à discuter
  • la liste des intervenants/experts en fonction du sujet
  • l'explication des objectifs de la session et des résultats attendus
  • des liens hypertextes vers la documentation opportune.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Deux personnes ont voté pour, une a voté contre.

Un commentaire a été fait sur cette section. Selon son auteur, la section était utile à titre de directive, mais dans la mesure où les réunions varient énormément, elle devrait se cantonner à un rôle de directive plutôt que de se convertir en règle.

La politique opérationnelle s'identifiant elle-même spécifiquement comme un document encourageant les pratiques d'excellence et les directives, ce commentaire a été accepté de façon implicite.

Encore une fois, bien que tous soutiennent l'idée de communiquer le programme des réunions, et bien que le format au sein de la politique opérationnelle constitue une approche pleine de bon sens visant à fournir un tel programme, le véritable problème est de s'assurer de la mise en application.

Il est utile de remarquer que cinq jours après la fin du délai officiel de mise à disposition des documents pour Séoul, où un programme était censé avoir été fourni pour toutes les sessions, sur un total de 75 sessions, seules trois avaient fait l'objet d'une communication d'informations s'approchant des directives ci-dessus, certains renseignements tels que le nom des experts avaient été fournis pour 12 d'entre elles, le reste n'ayant donné lieu à aucune information, ou à des informations très limitées.

Au cours de la session de consultation du Comité de participation publique, il a été avancé que l'un des problèmes concernant la communication du programme des réunions était le manque de clarté du système de décision concernant les réunions et leur programme, ainsi que sa diffusion et sa coordination médiocres au sein de l'organisation.

 

Traduction

L'ICANN a adopté un ensemble de principes en matière de traduction, disponibles à l'adresse suivante : http://www.icann.org/en/accountability/frameworks-principles/community.htm#e

Ces principes doivent être pris en compte dans la préparation de la documentation opportune pour les réunions publiques internationales de l'ICANN. En outre, la présente politique opérationnelle sera examinée en parallèle avec lesdits principes de traduction, dans un effort de résolution des questions en cours, notamment :

  • Quels documents (ou parties de documents) à traduire, et dans quelles langues
  • La publication en temps voulu des textes traduits
  • Les outils du discours multilingue

D'autres questions doivent être prises en compte, comme l'impact mesurable et la rentabilité des efforts réalisés en matière de traduction.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Trois personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre.

Un commentaire en provenance du Comité consultatif At-Large a été publié sur le forum. Il exprimait des craintes quant à la mise à disposition en temps voulu des textes traduits et signalait plusieurs déclarations officielles précédentes en la matière.

La question de la traduction a également été activement débattue lors de la session de consultation du Comité de participation publique.

Le thème de la mise à disposition des traductions de documents au moment utile a de nouveau été abordé.

Tandis qu'un délai est fixé pour la publication des documents en anglais, pour les autres langues, tout retard limite le temps dont disposent les intervenants non-anglophones pour réviser les documents avant d'en discuter. Cela restreint également la capacité des intervenants non-anglophones à interagir avec les autres membres de la communauté sur une question particulière lors des réunions.

Le problème s'aggrave si une période de consultation publique a été entamée au même moment sur la publication d'un document, donnant ainsi aux intervenant non-anglophones un temps limité pour répondre.

Il a également été noté que, en vertu de la nouvelle Affirmation des engagements, l'ICANN doit s'internationaliser, et la traduction jouera un rôle crucial dans cet effort.

La traduction des résumés (point inclus dans la politique opérationnelle - voir ci-dessus) a également été considérée comme un moyen valide de permettre à la communauté de comprendre le travail réalisé par l'ICANN et ainsi à encourager une participation plus large.

Il a par ailleurs été discuté du besoin de s'assurer que les ressources financières limitées étaient utilisées de la façon la plus adéquate possible concernant les traductions. Encore une fois, la traduction des résumés a été estimée constituer un point de départ efficace.

 

Présentations

De préférence, les présentations doivent être fournies le plus tôt possible avant une réunion.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Trois personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre.

Deux commentaires ont été faits sur cette section. Selon l'un de ces commentaires, les présentations lors de réunions ne devraient pas être des synthèses d'articles publiés mais devraient être conçues pour susciter la discussion sur un article. Ainsi, le délai de mise à disposition des documents devrait impliquer que lesdits documents ont été lus avant que ne commence une réunion qui les abordera.

Ce point a également été soulevé et soutenu au cours de la session de consultation du Comité de participation publique. Un temps limité serait plus utile en étant utilisé pour discuter de documents que pour passer en revue des synthèses de documents déjà publiés.

Le Comité consultatif At-Large a approuvé la communication anticipée de présentations tout en remarquant qu'en tant qu'organisation composée principalement de bénévoles, l'ICANN devait être disposé à recevoir des présentations plus tard que prévu. Le Comité est également d'avis qu'il est plus important de trouver un moyen de rendre ces présentations accessibles dans des archives consultables que de les fournir de façon anticipée.

 

Rapports et évaluation

Le personnel de l'ICANN préparera un rapport couvrant la conformité au délai de mise à disposition des documents et à la politique opérationnelle associée, ainsi que l'efficacité de ces derniers à permettre un dialogue et une discussion avec la communauté au sens large. Ce rapport sera fourni au Comité de participation publique du Conseil dans les 45 jours suivant la fin de chaque réunion publique internationale.

Il aidera le Comité de participation publique du Conseil à contrôler le délai de mise à disposition des documents, de façon à ce que le comité puisse apporter au Conseil toute suggestion d'amélioration.

Une liste de contrôle unique des documents à publier pour une réunion publique internationale sera tenue, mise à jour et mise à disposition en ligne.

L'ICANN travaillera en vue de l'introduction d'une convention de dénomination uniforme des documents.

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Trois personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre.

Le Comité consultatif At Large considère la question des rapports comme un aspect important pour s'assurer que la politique est examinée et révisée en fonction des besoins.

La politique opérationnelle est très ouverte quant au format et au contenu des rapports du personnel, ce qui présente des avantages et des inconvénients. Dans la mesure où la politique reconnaît elle-même être amenée à progresser et à évoluer avec le temps, cette section sera de toute évidence réexaminée après sa première mise en pratique.

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Questions de la période de consultation publique

Mise à part la consultation sur le document en lui-même, nous avons posé trois questions spécifiques concernant la politique opérationnelle :

1. La communauté (et le personnel) sont-ils prêts pour la communication anticipée de documents ?

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Deux personnes ont voté pour et deux autres contre.

D'après le Comité consultatif At Large, la communauté aurait besoin d'un certain nombre d'expériences positives avant qu'un changement culturel plus large ne soit possible, mais la politique opérationnelle de publication de documents est un bon début qui peut servir de première étape. Aucun autre commentaire spécifique n'a été fait.

L'absence d'un débat plus large sur le sujet, tenant compte de son impact potentiel, suggérerait que la communauté n'est pas prête et n'est peut-être même pas entièrement consciente des objectifs de la politique de publication.

 

2. Êtes-vous suffisamment persuadé de la nécessité d'un délai de mise à disposition des documents pour modifier les approches et cultures établies ?

Un sondage a été joint à cette partie du document sur la politique. Deux personnes ont voté pour, aucune n'a voté contre.

Un commentaire établissait que des problèmes plus importants devaient être réglés avant de s'intéresser au délai de mise à disposition des documents ou à la politique opérationnelle, notamment les questions des communications en général et de la transparence.

L'auteur du commentaire s'inquiétait également que la politique puisse agir comme un obstacle à la production de documents.

Le Comité consultatif At-Large a répondu être effectivement persuadé de la nécessité d'un délai pour modifier sa culture et a signalé plusieurs éléments de sa Déclaration au Sommet de la réunion de Mexico qui démontraient que sa pensée était conforme à la politique opérationnelle.

Comme l'a admis le Comité de participation publique tout au long du processus concernant le délai de mise à disposition des documents, il faudra du temps et un engagement actif auprès de la communauté pour convaincre de la nécessité de suivre une politique de publication. Il convient de préparer un dossier exposant les avantages que les individus peuvent attendre d'un changement de leurs habitudes.

 

3. Comment s'attaquer efficacement au problème du langage/des termes techniques ?

Trois réponses à cette question ont été publiées en ligne. Selon l'une de celles-ci, bien que l'utilisation de termes techniques soit excessive, elle est aussi courante dans les domaines techniques et ne constitue par un véritable obstacle à la participation, de la même manière que les symboles mathématiques sont universellement reconnus. En revanche, une solution plus efficace serait de se concentrer sur la production d'un glossaire.

Le deuxième commentaire émis était en accord relatif avec ce point de vue. De l'avis des auteurs de ces commentaires, lorsque de multiples langues et cultures sont impliquées (ce qui est le cas avec l'ICANN), il convient de prendre plus de précautions dans la production de documents, notamment concernant l'utilisation d'un certain langage et de termes techniques.

Le Comité consultatif At-Large a estimé que la mise à disposition de glossaires était essentielle mais que ce point continuerait à poser problème pour un certain temps.

De toute évidence, le fait de déterminer que certains aspects du comportement d'acteurs fortement impliqués auprès de l'ICANN limite la participation des autres présente une difficulté intrinsèque. Cette situation ne s'améliorera pas au cours des périodes de consultation publique de l'ICANN puisqu'elle nécessite une participation préexistante au sein de l'ICANN. Au lieu de cela, le mieux sera de suivre les pratiques d'excellence du secteur puis de chercher activement à obtenir les points de vue de nouveaux participants concernant ce qui fonctionne ou non en matière d'utilisation du langage et de termes techniques.

 

Autres thèmes abordés

Quatre commentaires exprimaient également la nette préférence de leurs auteurs pour la mise à disposition du public de tous les rapports soumis par le personnel au Conseil de l'ICANN.

L'idée était que la communauté est en droit de savoir ce que le personnel recommande au Conseil, tout en reconnaissant que certains sujets puissent être privilégiés ou confidentiels à l'occasion, comme les relations avec les employés et les analyses juridiques.

Deux présidents, d'une organisation de soutien et d'un comité consultatif, ont soutenu cet argument, l'un deux remarquant qu'en communiquant de tels rapports, l'on permettrait aussi à la communauté de corriger toute information erronée contenue dans ceux-ci.

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EXAMEN DU LOGICIEL DE FORUM

En tant que deuxième essai avec davantage de logiciels de forum interactifs, cette consultation publique a utilisé le logiciel habituel vBulletin.

Trois commentaires ont été faits en faveur du logiciel, bien qu'un des commentaires s'inquiétait que l'expérience puisse signifier l'utilisation de multiples produits logiciels et faisait remarquer que l'ICANN devrait tenter de travailler avec un nombre de systèmes le plus réduit possible.

D'après les statistiques obtenues du logiciel lui-même, cette période de consultation a eu beaucoup plus de succès que d'autres périodes de consultation comparative. Peu après son introduction, la consultation a vu 43 utilisateurs individuels examiner simultanément la politique en question. À la fin, 26 individus se sont inscrits au logiciel afin de publier des commentaires.

Au total, les pages correspondant à la période de consultation ont suscité 24 réponses et 3 180 avis. Ces résultats se situent au-dessus de la moyenne pour les périodes de consultation de l'ICANN, et encore bien au-dessus pour une période de consultation n'ayant pas d'impact direct sur les questions contractuelles et n'entraînant pas de changement structurel au sein de l'ICANN.

Le fait que personne n'ait utilisé la méthode traditionnelle de réponse par courrier électronique pour envoyer des commentaires au forum est peut-être révélateur, les participants ayant préféré la possibilité de répondre sur des aspects particuliers de la politique et d'être en position d'échanger avec les autres.

Beaucoup de billets faisaient des remarques sur les commentaires préalables d'autres personnes, conférant ainsi un aspect interactif qui s'est avéré utile dans chaque cas (bien qu'il existe un risque, avec le développement du forum, de devoir faire appel à un modérateur pour éviter les disputes, comme cela a pu fréquemment être constaté sur d'autres forums en ligne).

Le logiciel de forum a également permis au personnel de mettre fin à des idées fausses pendant la progression de la période de consultation, ce qui pourrait bien améliorer les communications en général et la progression du travail par le biais du processus de l'ICANN.

Le logiciel s'est avéré être suffisamment flexible pour répondre aux changements (les question de la consultation publique ont été retirées d'une zone pour être placées dans une autre sans problème et en donnant des résultats positifs).

Le Comité consultatif At-Large a évalué positivement l'interactivité accrue fournie par le logiciel mais a également demandé au Comité de participation publique de continuer à inciter à une recherche plus en profondeur et à davantage d'expérimentation sur les outils de participation, tout en cherchant dans la mesure du possible à utiliser des logiciels libres.

Dans l'ensemble, le logiciel s'est montré très utile, augmentant la participation et l'interaction, encourageant les discussions et permettant une progression potentiellement plus rapide du processus visant à atteindre l'accord de la communauté. Cependant, le logiciel n'a pas été suffisamment testé pour être recommandé comme remplacement du système existant actuellement.

Son utilisation devrait certainement être encouragée pour les périodes de consultation futures car elle comporte des fonctionnalités utiles qui manquent dans le processus actuel, et il semble pour le moment qu'il existe certains inconvénients à la fourniture de ces fonctionnalités supplémentaires.

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EXAMEN DU LOGICIEL DE SESSION DE CONSULTATION

Le Comité de participation publique a lancé une session consultative en ligne portant de façon spécifique sur la politique opérationnelle de publication de documents, et ce à l'aide du logiciel de conférence Adobe Connect.

Adobe Connect a largement été utilisé au cours de cette année pour les conférences, mais surtout comme dispositif unilatéral de diffusion des événements audio et vidéo ainsi que des présentations sur Internet.

Dans ce cas, le logiciel a été employé de façon collaborative pour une réunion ouverte proposant des outils interactifs en ligne, notamment des commentaires audio (via ordinateur) en tant que principal mécanisme d'envoi d'opinions. Un salon de discussion a également été utilisé pour partager des commentaires et réagir aux observations des autres participants.

La session s'est mieux déroulée que prévu, en particulier si l'on tient compte du fait qu'il s'agissait d'une première expérience.

La principale difficulté était de faire fonctionner les ordinateurs des participants via le logiciel. Un certain nombre d'entre eux n'était pas équipé de microphones, ce qui rendait les commentaires audio impossibles. D'autres ont eu besoin d'aide pour la configuration de leur microphone/diffusion audio. Un membre de comité a été incapable de faire fonctionner son système.

L'approche adoptée, prenant essentiellement la forme d'une réunion présidée mais en ligne, a bien fonctionné mais a impliqué des retards dans la mesure où les participants devaient activement « lever la main » puis être choisis pour parler. Cela a rendu la réunion moins fluide que si elle avait eu lieu en personne, mais cela s'est avéré être un point mineur et la réunion a fini par trouver son rythme.

Cette approche a très certainement eu beaucoup de succès auprès des participants de la communauté. « C'est l'une des meilleures réunions auxquelles j'ai participé à distance avec l'ICANN », a déclaré l'un d'entre eux. Autre commentaire : « C'est un bel outil. Très bonne réunion ». Et un troisième : « Merci, excellente réunion ».

Le Comité consultatif At-Large a évalué positivement l'interactivité accrue fournie par le logiciel mais a également demandé au Comité de participation publique de continuer à inciter à une recherche plus en profondeur et à davantage d'expérimentation sur les outils de participation, tout en cherchant dans la mesure du possible à utiliser des logiciels libres.

En bref, malgré les préoccupations, notamment concernant l'utilisation de l'audio via le logiciel de conférence, le logiciel a été très efficace et a proposé une forme d'interaction attrayante, donnant lieu à des réactions intéressantes. Au total, 24 personnes ont rejoint la session : 14 étaient des membres de la communauté, le reste étant constitué par du personnel de l'ICANN ou des membres du Conseil.

Il conviendrait de définir des directives pour l'organisation de telles réunions en ligne en vue d'améliorer leur efficacité. Toutefois, dans l'ensemble, les autres comités et groupes seraient bien avisés d'utiliser le logiciel Adobe Connect comme mode d'interaction avec la communauté sur les questions de fond.

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PARTICIPANTS DE LA COMMUNAUTÉ ACTIVE

ALAC : Comité consultatif At-Large, réponse officielle
JA : Jorge Amodio, ALAC
SB : Sebastien Bachollet, ALAC
AD : Avri Doria, présidence du GNSO
BF : Brett Fausett, individu
CLO : Cheryl Langdon-Orr, présidence de l'ALAC
MN : Michele Neylon, Blacknight, registraire
JN : Jeff Neuman, Neustar, registraire
DY : Danny Younger, individu

 

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