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Le travail d’élaboration d’une procédure de prise en charge des déplacements de la communauté a commencé par une demande d’indemnités de déplacement spécifique qui a été formulée fin 2007 par certains membres de la communauté (bien que cette question ait été examinée à plusieurs occasions). Une importante consultation sur la prise en charge des déplacements de la communauté a eu lieu. Elle a commencé comme un atelier à Delhi, par la réception de commentaires et la publication d’une analyse. De plus, un avant-projet a été publié en juin et a été examiné lors des réunions budgétaires à Paris. Ce dernier a de nouveau reçu d’assez nombreux commentaires oralement, par e-mail et sur le Web. Cette deuxième série de commentaires a été résumée et analysée. Ce résumé est disponible sur la page Web suivante :
http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html
Le document de la procédure de prise en charge des déplacements de la communauté révisée s’efforce de répondre aux réactions de la communauté. Bien entendu, il s’agit d’un sujet pour lequel il est impossible de parvenir à un accord complet. Cependant, par soucis d’efficacité, la communauté s’accorde à penser que l’élaboration d’une procédure documentée, transparente, cohérente, conforme et réexaminée/révisée est nécessaire.
Lorsque l’on compare la procédure finale avec l’avant-projet examiné à Paris, certains changements clés apparaissent :
- Garantit une indemnité de déplacement aux conseillers nommés par le Comité de nomination
- Insiste sur la transparence dans l’application et le rapport post-réunion
- Permet une certaine flexibilité dans le mécanisme d’allocation au sein d’une organisation de soutien sans surcharger le président
Le document s'efforce d'être complet sans être trop détaillé. Beaucoup de questions spécifiques resteront sans réponse. Le personnel de l’ICANN développera et publiera un document FAQ (questions fréquentes) pour collecter les questions, et apporter des réponses cohérentes à l’ensemble de la communauté. Si vous avez des questions, veuillez les envoyer au membre du personnel de l’ICANN avec lequel vous travaillez le plus proche, ou les envoyer à travel-support@icann.org .
Le personnel collectera les réactions aux problèmes soulevés lors de la première mise en œuvre de cette procédure, alors pendant la conférence du Caire, et le personnel apportera des éclaircissements, si besoin est. De plus, le personnel procèdera à une révision complète de la procédure de prise en charge des déplacements de la communauté à la fin de l’exercice et mettra en place une consultation publique lors de la conférence de l’ICANN de juin. Ce sera ainsi l’occasion pour le RSSAC de fournir des données supplémentaires s’il le souhaite.