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Foire aux questions (FAQ) : Soumission des certifications annuelles et des révisions internes

Veuillez noter que seule la version anglaise des contenus et des documents traduits a un caractère officiel. Les traductions dans d'autres langues sont fournies uniquement à titre informatif.

10 septembre 2018

Q1. Qui doit soumettre une certification annuelle à l'organisation ICANN ?

R1. Les opérateurs de registre qui respectent les conditions indiquées dans les obligations contractuelles ci-dessous pendant au moins une partie de l'année civile objet de la révision sont tenus de soumettre une certification annuelle à l'organisation ICANN :

  1. Certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre (section 3 de la spécification 9 du contrat de registre de base des nouveaux gTLD) : Si l'opérateur de registre ou une partie liée au registre (tel que défini à la section 1 de la spécification 9) agit également en tant que fournisseur de services de bureau d'enregistrement ou de bureau d'enregistrement-revendeur, l'opérateur de registre procédera à des révisions internes au moins une fois par année civile afin de garantir le respect du code de conduite (spécification 9). Dans un délai de vingt (20) jours civils à compter de la fin de chaque année civile, l'opérateur de registre fournira les résultats de ses révisions internes ainsi qu'une certification signée par un dirigeant de l'opérateur de registre attestant de la conformité de l'opérateur de registre au code de conduite, par courrier électronique ou à l'adresse qui sera fournie par l'ICANN.
  2. Avis d'exemption de certification annuelle de conformité au code de conduite : L'opérateur de registre accepte de procéder à des révisions internes au moins une fois par année civile afin de garantir la conformité continue aux déclarations faites dans sa demande d'exemption et aux critères d'exemption prévus dans le processus d'exemption du code de conduite de l'ICANN. Dans un délai de vingt (20) jours civils à compter de la fin de chaque année civile, l'opérateur de registre remettra à l'ICANN une certification signée par l'un de ses dirigeants attestant de la conformité continue aux déclarations faites dans la demande d'exemption de l'opérateur de registre et aux critères d'exemption prévus dans le processus d'exemption du code de conduite de l'ICANN.
  3. Certification annuelle de conformité à la spécification 13 (section 7 de la spécification 13 du contrat de registre de base des nouveaux gTLD) : L'opérateur de registre accepte de procéder à des révisions internes au moins une fois par année civile afin de s'assurer que le domaine de premier niveau (TLD) respecte les critères établis par la définition d'un domaine de premier niveau .Brand. Dans un délai de vingt (20) jours civils à compter de la fin de chaque année civile, l'opérateur de registre transmettra à l'ICANN les résultats de ses révisions internes ainsi qu'une certification signée par l'un de ses dirigeants attestant que le domaine de premier niveau respecte les critères établis par la définition d'un domaine de premier niveau .Brand.

Q2. Les opérateurs de registre respectant les conditions prévues dans les obligations contractuelles susmentionnées sont-ils tenus de soumettre les trois types de certifications annuelles à l'organisation ICANN ?

R2. Non. Les certifications annuelles soumises pour chaque année donnée doivent s'aligner sur les obligations contractuelles applicables. Par exemple, si un opérateur de registre a eu une spécification 13 active pendant toute l'année objet de la révision, il ne doit soumettre que la certification annuelle de conformité à la spécification 13. Si le même opérateur de registre a eu une spécification 13 active pendant seulement une partie de l'année objet de la révision, mais qu'il devait aussi respecter les obligations prévues par le code de conduite du fait qu'il agissait également en tant que fournisseur de services de bureau d'enregistrement-revendeur, il doit alors soumettre deux certifications annuelles pour l'année objet de la révision.

La certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre est requise pour tout opérateur de registre qui agit également, ou dont une partie liée au registre agit également, en tant que fournisseur de services de bureau d'enregistrement ou de bureau d'enregistrement-revendeur, qui n'a pas reçu d'exemption au code de conduite soit directement soit via la spécification 13.

Q3. Si un opérateur de registre dispose d'un avis d'exemption au code de conduite et de la spécification 13, est-il tenu de soumettre deux certifications annuelles à l'organisation ICANN ?

R3. Si l'opérateur de registre avait une spécification 13 active pendant toute l'année objet de la révision, il doit soumettre la certification annuelle de conformité à la spécification 13. Il n'est pas tenu de fournir un avis d'exemption de certification annuelle de conformité au code de conduite pour cette même année.

Si l'opérateur de registre a eu une spécification 13 active pendant seulement une partie de l'année objet de la révision et qu'il disposait d'un avis d'exemption au code de conduite pour le reste de l'année, il doit alors soumettre une certification annuelle de conformité à la spécification 13 et un avis d'exemption au code de conduite pour la partie de l'année objet de la révision concernée pour chaque certification.

Q4. Où un opérateur de registre peut-il chercher afin de déterminer si son TLD disposait d'un avis d'exemption au code de conduite actif ou d'une spécification 13 active pour l'année objet de la révision ?

R4. Vous pouvez déterminer si un TLD donné disposait d'un avis d'exemption au code de conduite actif ou d'une spécification 13 active pour l'année objet de la révision en recherchant sur sa page web consacré au contrat de registre. Vous trouverez une liste de toutes les pages web consacrées au contrat de registre ici : https://www.icann.org/resources/pages/registries/registries-agreements-en.

Q5. Quelle est la date limite de soumission pour les certifications annuelles ?

R5 : Les opérateurs de registre tenus de soumettre une certification annuelle doivent le faire avant le 20 janvier de chaque année pour l'année civile précédente.

Q6. Quelle est la « période couverte » pour les certifications annuelles ?

R6 : La « période couverte » désigne la période de l'année civile précédente à laquelle la certification et les résultats de révision l'accompagnant s'appliquent. Elle doit correspondre à la période de l'année civile précédente pendant laquelle la disposition contractuelle applicable (c'est-à-dire le code de conduite, l'exemption au code de conduite ou la spécification 13) était en vigueur.

La certification et les résultats de révision l'accompagnant doivent couvrir toute l'année civile précédente (du 1er janvier au 31 décembre) si la disposition contractuelle concernée était en vigueur pendant toute l'année civile précédente.

La « période couverte » ne doit pas comprendre de dates futures.

Q7. Qui est tenu de signer une certification annuelle ?

R7. Les certifications annuelles doivent être signées par un dirigeant de l'opérateur de registre. En règle générale, les dirigeants sont des gestionnaires haut placés de l'opérateur de registre tels que le président-directeur général (PDG), le vice-président (VP), le secrétaire, le directeur financier (CFO) ou une personne occupant un poste équivalent et ayant des responsabilités juridiques ou exécutives à l'égard de l'opérateur de registre.

S'il n'y a pas de dirigeant au sein de l'opérateur de registre, les certifications doivent être signées par un gestionnaire chevronné compétent pour traiter des affaires de l'entreprise. Si les certifications sont signées par un consultant qui assure la gestion du TLD, veuillez expliquer à l'organisation ICANN pourquoi quelqu'un d'autre qu'un dirigeant a signé la certification et confirmer que le consultant est compétent pour certifier les informations au nom de l'opérateur de registre. L'organisation ICANN peut demander des informations supplémentaires sur le signataire.

Q8. Pour un opérateur de registre, quelle est la meilleure méthode de soumission d'une certification annuelle à l'organisation ICANN ?

R8. Le contact primaire de l'opérateur de registre doit soumettre le ou les certifications annuelles en ouvrant l'un des dossiers de demande de service de certification annuelle concernés (à savoir « Certification annuelle de conformité au code de conduite », « Exemption de certification annuelle de conformité au code de conduite » et « Certification annuelle de conformité à la spécification 13 ») sur le portail des services de nommage. Si l'opérateur de registre n'est pas en mesure de se connecter au portail des services de nommage, il peut demander de l'aide en envoyant un e-mail à globalsupport@icann.org.

Q9. Existe-t-il des formulaires que les opérateurs de registre peuvent utiliser afin de soumettre ces certifications annuelles et les résultats des révisions internes ?

A9. Oui. Afin d'aider les opérateurs de registre à soumettre les certifications, l'organisation ICANN a intégré des formulaires de certification dans les dossiers de demande de service de « Certification annuelle de conformité au code de conduite », « Exemption de certification annuelle de conformité au code de conduite » et « Certification annuelle de conformité à la spécification 13 » sur le portail des services de nommage pour chacune des trois certifications prévues dans les obligations contractuelles. Ces formulaires sont censés informer les opérateurs de registre et renforcer leur efficacité.

Bien qu'il soit préférable d'utiliser les formulaires intégrés dans le portail des services de nommage, les opérateurs de registre peuvent au lieu de cela fournir à l'ICANN des certifications via leurs propres formulaires ou des formulaires créés par l'organisation ICANN en ouvrant un dossier « Demande générale » sur le portail des services de nommage ou en envoyant un e-mail à globalsupport@icann.org. Les formulaires téléchargeables de l'organisation ICANN sont disponibles dans la section Bibliothèque de documents du portail des services de nommage.

À des fins de traitement accéléré, lorsqu'ils soumettent des certifications annuelles via des formulaires personnalisés, les opérateurs de registre sont invités à utiliser la convention de dénomination des fichiers suivante :

  1. [.TLD]-Certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre
  2. [.TLD]-Avis d'exemption de certification annuelle de conformité au code de conduite
  3. [.TLD]-Certification annuelle de conformité à la spécification 13

Q10. Que désignent les termes « partie liée au registre » et « société affiliée » dans le cadre du code de conduite de l'opérateur de registre ?

R10. Selon la section 1 de la spécification 9 du contrat de registre de base des nouveaux gTLD, le terme « partie liée au registre » désigne la société mère, une filiale, une société affiliée, un sous-traitant ou autre entité de l'opérateur de registre si cette partie participe à la fourniture de services de registre eu égard au TLD.

Selon la section 2.9(c) du contrat de registre, une « société affiliée » désigne une personne ou une entité qui, directement ou indirectement, via un ou plusieurs intermédiaires, ou en combinaison avec une ou plusieurs autres personnes ou entités, contrôle, est contrôlée par ou est sous contrôle commun de la personne ou l'entité indiquée. Les opérateurs de registre sont tenus d'informer l'organisation ICANN de l'existence d'une société affiliée en vertu de la section 2.9(b). Pour ce faire, les opérateurs de registre peuvent utiliser le dossier « Informations relatives à la propriété croisée » sur le portail des services de nommage.

Q11 : Si un opérateur de registre n'a pas informé l'organisation ICANN de l'existence d'une société affiliée comme requis par la section 2.9(b) du contrat de registre, l'opérateur de registre est-il tenu de soumettre une certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre ?

A11 : Oui. Un opérateur de registre qui n'a pas précédemment informé l'organisation ICANN de l'existence d'une société affiliée est tenu de le faire immédiatement. L'opérateur de registre doit également soumettre une certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre si l'opérateur de registre ou sa société affiliée (ou toute autre partie liée au registre) agit aussi en tant que fournisseur de services de bureau d'enregistrement ou de bureau d'enregistrement-revendeur. Des informations relatives à la façon d'informer l'organisation ICANN de ses sociétés affiliées sont disponibles dans le dossier de demande de service « Informations relatives à la propriété croisée » sur le portail des services de nommage.

Si un opérateur de registre a une partie liée au registre autre qu'une société affiliée et qui agit en tant que fournisseur de services de bureau d'enregistrement ou de bureau d'enregistrement-revendeur, l'opérateur de registre doit soumettre une certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre, que l'opérateur de registre ait ou non précédemment informé l'organisation ICANN de l'existence de cette partie.

Q12 : Comment un opérateur de registre doit-il procéder à ses révisions internes ?

A12 : Il incombe à chaque opérateur de registre de déterminer la meilleure façon de procéder à ses révisions internes et le format utilisé afin de fournir ses résultats. Le respect de l'obligation de documenter les résultats des révisions internes est déterminé au cas par cas. L'organisation ICANN peut demander des informations supplémentaires si cela s'avère nécessaire afin de déterminer s'il y a ou non conformité.

Q13 : Aux fins de la certification annuelle de conformité au code de conduite de l'opérateur de registre, la révision interne de la partie liée au registre est-elle suffisante ?

A13 : Non. La révision interne et les résultats fournis à l'organisation ICANN doivent couvrir l'opérateur de registre et la partie liée au registre et/ou le bureau d'enregistrement ou bureau d'enregistrement-revendeur de l'opérateur de registre.

Q14 : Eu égard aux obligations déclaratives, les opérateurs de registres respectant une ou plusieurs obligations contractuelles décrites à la réponse 1 (A1) ci-dessus sont-ils tenus de soumettre une certification annuelle pour un TLD qui n'a pas encore été délégué ou un TLD délégué qui n'a pas encore été lancé ?

A14 : Oui. Les obligations contractuelles déclaratives indiquées ci-dessus en A1 entrent en vigueur lors de la signature du contrat de registre ou de l'exemption au code de conduite, directement ou via la spécification 13, et ne dépendent pas de la délégation ou de l'exploitation du TLD.

Q15 : Un opérateur de registre peut-il fournir une certification annuelle pour plusieurs TLD ?

A15 : Une certification annuelle peut être fournie pour plusieurs TLD uniquement si :

  1. Tous les TLD respectent les mêmes obligations contractuelles indiquées ci-dessus en A1.
  2. Le signataire de la certification annuelle pour le compte de chaque TLD respecte les obligations en matière de signature et est compétent pour faire ces déclarations.
  3. Le certificat indique clairement les TLD couverts et les résultats spécifiques de la révision interne de chacun d'entre eux. S'il y a lieu, il peut être précisé que les résultats des révisions de chaque TLD sont identiques.

Q16 : Quand un opérateur de registre saura-t-il que sa soumission des certifications annuelles ainsi que des résultats de la révision interne ont été jugés conformes par le département chargé de la conformité contractuelle de l'ICANN ?

A16 : Après soumission par l'opérateur de registre des certifications annuelles et de ses résultats des révisions internes, l'opérateur de registre recevra une confirmation de réception du Centre international d'assistance de l'organisation ICANN. Le département chargé de la conformité contractuelle de l'ICANN examinera les documents soumis et contactera l'opérateur de registre en cas de demande d'informations supplémentaires.

Q17 : L'organisation ICANN peut-elle publier les résultats des révisions internes d'un opérateur de registre ?

A17 : Oui. L'organisation ICANN est autorisée à publier les résultats des révisions internes d'un opérateur de registre.

Q18 : Dans quelles circonstances l'organisation ICANN publiera-t-elle les résultats des révisions internes d'un opérateur de registre ?

A18 : Bien qu'elle puisse le faire quand elle le souhaite, l'organisation ICANN ne devrait pas publier les résultats de révisions internes sauf en cas de circonstances extraordinaires. De telles circonstances peuvent comprendre le fait que les résultats puissent susciter l'intérêt public ou l'inquiétude de la communauté.

L'organisation ICANN reste contrainte par les dispositions de la section 7.15 du contrat de registre eu égard à la divulgation d'informations confidentielles (si de telles informations confidentielles sont comprises dans les résultats ou les certifications).

Domain Name System
Internationalized Domain Name ,IDN,"IDNs are domain names that include characters used in the local representation of languages that are not written with the twenty-six letters of the basic Latin alphabet ""a-z"". An IDN can contain Latin letters with diacritical marks, as required by many European languages, or may consist of characters from non-Latin scripts such as Arabic or Chinese. Many languages also use other types of digits than the European ""0-9"". The basic Latin alphabet together with the European-Arabic digits are, for the purpose of domain names, termed ""ASCII characters"" (ASCII = American Standard Code for Information Interchange). These are also included in the broader range of ""Unicode characters"" that provides the basis for IDNs. The ""hostname rule"" requires that all domain names of the type under consideration here are stored in the DNS using only the ASCII characters listed above, with the one further addition of the hyphen ""-"". The Unicode form of an IDN therefore requires special encoding before it is entered into the DNS. The following terminology is used when distinguishing between these forms: A domain name consists of a series of ""labels"" (separated by ""dots""). The ASCII form of an IDN label is termed an ""A-label"". All operations defined in the DNS protocol use A-labels exclusively. The Unicode form, which a user expects to be displayed, is termed a ""U-label"". The difference may be illustrated with the Hindi word for ""test"" — परीका — appearing here as a U-label would (in the Devanagari script). A special form of ""ASCII compatible encoding"" (abbreviated ACE) is applied to this to produce the corresponding A-label: xn--11b5bs1di. A domain name that only includes ASCII letters, digits, and hyphens is termed an ""LDH label"". Although the definitions of A-labels and LDH-labels overlap, a name consisting exclusively of LDH labels, such as""icann.org"" is not an IDN."