Activités et réunions du Conseil d’administration
Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 13 décembre 2016
Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : https://www.icann.org/resources/board-material/minutes-2016-12-13-en
Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN a eu lieu par téléphone le 13 décembre 2016 à 22 h UTC.
Le président du Conseil d’administration, Steve Crocker, a ouvert la séance.
Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Rinalia Abdul Rahim, Maarten Botterman, Becky Burr, Cherine Chalaby (vice-président), Ron da Silva, Chris Disspain, Asha Hemrajani, Rafael Lito Ibarra, Khaled Koubaa, Markus Kummer, Akinori Maemura, Göran Marby (Président-directeur général), George Sadowsky, Mike Silber, et Lousewies van der Laan.
Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Ram Mohan (agent de liaison du SSAC), Kaveh Ranjbar (agent de liaison du RSSAC) et Jonne Soininen (agent de liaison de l’IETF).
Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont présenté leurs excuses : Thomas Schneider (agent de liaison du GAC).
Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).
Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Michelle Bright (gestionnaire de contenus liés aux opérations du Conseil d’administration), Xavier Calvez (directeur financier), Samantha Eisner (conseillère juridique adjointe), John Jeffrey (secrétaire et conseiller juridique), Daniel Halloran (conseiller juridique adjoint), Melissa King (vice-présidente, opérations du Conseil d’administration), Vinciane Koenigsfeld (gestionnaire de contenus liés aux opérations du Conseil d’administration), Elizabeth Le (conseillère principale), Wendy Profit (spécialiste des opérations du Conseil d’administration), Erika Randall (conseillère principale) et Nick Tomasso (vice-président en charge des réunions).
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Ordre du jour approuvé :
Steve Crocker a fourni un bref aperçu des points inscrits à l’ordre du jour approuvé. Steve a ensuite demandé de passer au vote et le Conseil d’administration a pris la décision suivante :
Il est résolu que les résolutions exposées ci-dessous sont approuvées :
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Approbation du procès-verbal
Il est résolu (2016.12.13.01) que le Conseil d’administration approuve les procès-verbaux des réunions du Conseil d’administration de l’ICANN du 5 novembre et du 8 novembre 2016.
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Nomination du co-président du RSSAC
Attendu que, le chapitre 12 article 2 sous-article C des statuts constitutifs régit le Comité consultatif du système des serveurs racine (RSSAC)
Attendu que, le chapitre 12 article 2 sous-article C (ii) des statuts constitutifs expose que les présidents et membres du RSSAC sont nommés par le Conseil d’administration
Attendu que, le 1er décembre 2016, le RSSAC a procédé à une élection pour un poste de co-président et a réélu Tripti Sinha (Université du Maryland, opérateur de serveur racine D) pour un mandat de deux ans en tant que co-président. Brad Verd (Verisign, opérateur du serveur racine A/J) continuera à assurer sa fonction de co-président pour la deuxième année d’un mandat de deux ans.
Il est résolu (2016.12.13.02) que le Conseil d’administration accepte la recommandation du RSSAC et nomme Tripti Sinha en tant que co-présidente du RSSAC et souhaite beaucoup de succès aux co-présidents du RSSAC dans leurs rôles importants.
Fondements de la résolution 2016.12.13.02
Les statuts constitutifs de l’ICANN exigent que le Conseil d’administration nomme les co-présidents du RSSAC élus par les membres. La nomination de ces co-présidents permettra au RSSAC d’être correctement composé afin de remplir sa fonction de comité consultatif dans le cadre du processus d’élaboration de politiques de l’ICANN.
La nomination de ces co-présidents n’est pas censée avoir d’impact financier sur l’ICANN n’ayant pas déjà été intégré aux ressources budgétaires nécessaires pour un soutien continu du RSSAC.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
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Nomination de l’agent de liaison du Comité de révision de l’évolution de la zone racine (RZERC)
Attendu que, conformément aux recommandations du CWG-supervision de l’IANA après-transition, l’ICANN a créé le comité de révision de l’évolution de la zone racine (RZERC) pour examiner les questions concernant les systèmes opérationnels et d’architecture pour la zone racine du DNS à mesure qu’elle évolue, et pour apporter des recommandations au Conseil d’administration de l’ICANN pour assurer la sécurité, la stabilité et la résilience de la zone racine.
Attendu que, les personnes nommées au RZERC doivent avoir une bonne compréhension globale de la zone racine, et doivent pouvoir représenter pleinement l’intérêt particulier de l’organisation qui les a nommés au sein de la zone racine.
Attendu que, il est demandé au RZERC d’inclure 9 membres du comité provenant d’organisations spécifiques, y compris un membre du Conseil d’administration de l’ICANN.
Attendu que, le Conseil d’administration de l’ICANN a nommé Suzanne Woolf au RZERC à titre provisoire comme membre du Conseil d’administration de l’ICANN pour la composition d’inauguration du RZERC finalisée le 12 août 2016.
Attendu que, le mandat de Suzanne Woolf au sein du Conseil d’administration de l’ICANN est arrivé à son terme le 8 novembre 2016.
Il est résolu (2016.12.13.03) que le Conseil d’administration de l’ICANN remercie Suzanne Woolf pour ses services auprès du RZERC.
Il est résolu (2016.12.13.04) que le Conseil d’administration de l’ICANN nomme Kaveh Ranjbar au poste du Conseil d’administration pour le RZERC.
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Avis du GAC : communiqué d’Helsinki (juin 2016)
Attendu que, le GAC s’est réuni lors de l’ICANN56 à Helsinki en Finlande, et a émis un avis auprès du Conseil d’administration de l’ICANN dans un Communiqué [PDF, 328 KB] le 30 juin 2016 (« Communiqué d’Helsinki »).
Attendu que, le communiqué d’Helsinki a fait l’objet d’un échange [PDF, 301 KB] entre le Conseil d’administration et le GAC le 20 juillet 2016.
Attendu que, le 11 août 2016 le Conseil de la GNSO a apporté ses commentaires [PDF, 436 KB] au Conseil d’administration concernant l’avis du communiqué d’Helsinki correspondant aux domaines de premier niveau génériques pour informer le Conseil d’administration et la communauté des activités liées à la politique gTLD qui peuvent se rapporter à l’avis donné par le GAC. Attendu que, le Conseil d’administration a développé une forme de fiche de suivi pour répondre à l’avis du GAC dans le communiqué d’Helsinki, en prenant en compte l’échange entre le Conseil d’administration et le GAC ainsi que les informations fournies par le Conseil de la GNSO.
Il est résolu (2016.12.13.05) que le Conseil d’administration adopte la fiche de suivi intitulée « Avis du GAC - Communiqué d’Helsinki : actions et mises à jour (13 décembre 2016)» [PDF 298 KB] en réponse aux éléments de l’avis du GAC dans le communiqué d’Helsinki.
Fondements de la résolution 2016.12.13.05
Le chapitre 12, article 12.2(a)(ix) des statuts constitutifs de l’ICANN autorise le GAC à « soumettre directement des sujets au Conseil d’administration, par le biais d’un commentaire ou d’un avis préalable, ou en recommandant une mesure spécifique, l’élaboration d’une nouvelle politique ou la révision des politiques actuelles ». Dans son communiqué d’Helsinki (30 juin 2016) le GAC a présenté son avis au Conseil d’administration sur divers sujets notamment : (1) les politiques et procédures pour les futures séries du programme des nouveaux gTLD, (2) les recommandations de la politique de consensus de la GNSO sur l’accréditation des services d’anonymisation et d’enregistrement fiduciaire, (3) l’autorisation des opérateurs de registre à permettre l’enregistrement de noms de domaine à deux-caractères au deuxième niveau qui correspondent aux codes de pays/territoires, (4) permettre les codes à trois caractères dans la liste ISO 3166 pour les prochaines séries de gTLD, et (5) la protection des noms et acronymes des organisations intergouvernementales (IGO) dans tous les gTLD. Les statuts constitutifs prévoient que le Conseil d’administration tienne compte de l’avis du GAC en matière de politique publique pour la formulation et l’adoption de politiques. Dans le cas contraire, il est tenu d’en avertir le GAC en précisant ses motivations. Tout avis du GAC approuvé par consensus total (comme défini dans les statuts constitutifs) ne peut être rejeté que par un vote d’au moins 60 % du Conseil d’administration, et le GAC et le Conseil d’administration doivent ensuite essayer de trouver une solution réciproquement acceptable, en toute bonne foi, en temps voulu et de manière efficace.
À ce stade, le Conseil d’administration prend des mesures pour répondre à l’avis du GAC dans le communiqué d’Helsinki. Les mesures du Conseil d’administration sont décrites dans la fiche de suivi datée du 13 décembre 2016 [PDF, 298 KB]. En adoptant sa réponse à l’avis du GAC dans le communiqué d’Helsinki, le Conseil d’administration a examiné divers documents, y compris, mais sans s’y limiter, les documents suivants :
- communiqué d’Helsinki (30 juin 2016) : https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/gac-to-board-30jun16-en.pdf [PDF, 328 KB]
- L’examen par le Conseil de la GNSO de l’avis du communiqué d’Helsinki comme présenté dans la lettre du 11 août 2016 au Conseil d’administration (https://www.icann.org/en/system/files/correspondence/bladel-to-crocker-11aug16-en.pdf [PDF, 436 KB])
L’adoption de l’avis du GAC comme donné dans la fiche de suivi aura un impact positif sur la communauté, car il va aider à résoudre le litige de l’avis du GAC sur les gTLD ainsi que d’autres questions. Aucun impact financier associé à l’adoption de cette résolution n’est prévu. L’approbation de la résolution n’aura pas d’impact sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du DNS.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
Tous les membres du Conseil d’administration présents ont voté en faveur des résolutions 2016.12.13.01, 2016.12.13.02, 2016.12.13.03, 2016.12.13.04 et 2016.12.13.05. Les résolutions ont été adoptées.
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Ordre du jour principal :
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Consultation avec la communauté à San Juan à Porto Rico lieu de la réunion de l’ICANN de mars 2018 en Amérique du nord - discussions - aucune résolution prise
Le président-directeur général a présenté le point de l’ordre du jour. Le Conseil d’administration a délibéré quant à la convenance de tenir la réunion publique de l’ICANN prévue pour mars 2018 (61e réunion de l’ICANN) à San Juan (Porto Rico). Le Conseil a reconnu qu’il avait lui-même approuvé la tenue de la réunion publique d’octobre 2016 (57e réunion de l’ICANN) à San Juan (Porto Rico), mais que les préoccupations au sujet d’une épidémie de virus Zika au Porto Rico l’avaient amené à reporter la réunion à San Juan à une date ultérieure, et à déplacer la 57e réunion de l’ICANN à Hyderabad. Étant donné que la réunion publique de l’ICANN de mars 2018 (61e réunion de l’ICANN) est prévue avoir lieu dans la région Amérique du Nord, l’Organisation de l’ICANN a soigneusement évalué la convenance de San Juan comme lieu pour la réunion de mars 2018. Nick Tomasso, vice-président en charge des réunions, a indiqué que la diligence raisonnable effectuée a compris une analyse approfondie de l’état du virus Zika à San Juan, et pris en considération notamment les estimations les plus récentes de l’Organisation mondiale de la Santé (OMS) et du Center for Disease Control (CDC) des États-Unis sur le virus, ainsi que les consultations avec la communauté. Nick a signalé que l’OMS a baissé son appréciation du niveau de risque pour le virus Zika et déclaré que le virus ne constitue plus une urgence de portée internationale. Il a également signalé que le CDC a maintenu son appréciation des risques au « Niveau 2 : ne négliger aucune précaution », conseillant aux femmes enceintes, ou qui envisagent de tomber enceintes, de se demander au préalable si leur voyage à Porto Rico est indispensable. Nick a ajouté que 22 membres des équipes de direction des SO/AC et de la région LAC ont été consultés, leurs commentaires se révélant favorables à la tenue de la réunion publique de mars 2018 à San Juan. Il a fait savoir que l’Organisation possède beaucoup plus de précisions sur la situation du virus Zika à San Juan qu’auparavant, en 2016. Ainsi, il y a plus d’informations aujourd’hui qu’en 2016 sur les précautions raisonnables qui sont disponibles et les moyens d’atténuer les risques de piqûres de moustiques, en assurant par exemple l’hébergement dans des zones sans moustiques, en portant des chemises à manches longues et un pantalon long, et en utilisant des insectifuges homologués par l’EPA contenant du DEET.
Ram Mohan a déclaré que la décision du Conseil d’administration devrait reposer sur la stratégie de l’ICANN qui vise une présence mondiale dans diverses parties du monde, et sur la nécessité de distinguer entre les risques réels et les risques imperceptibles, voire la crainte des risques, en particulier en tant qu’organisation internationale qui se déplace entre les différentes régions du monde. Khaled Koubaa a souscrit aux déclarations de RAM et a fait remarquer que les exceptions devraient être justifiées par un risque évident et persistant, plutôt que fondées sur la peur généralisée et le doute, d’autant plus qu’il existe des menaces partout. Le Conseil d’administration a conclu que San Juan semble être un lieu approprié pour la réunion de mars 2018, pour autant que les risques soient acceptables, que des précautions raisonnables soient prises, et que les participants soient en mesure de se protéger.
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Conclusion du contrat pour les hôtels de la réunion de l’ICANN de mars 2018
Le président a présenté ce point de l’ordre du jour. Asha Hemrajani, président du Comité de finances du Conseil d’administration (BFC), a informé le Conseil d’administration que le BFC recommande l’approbation de la résolution ci-après au vu de la diligence raisonnable financière, qui, entre autres, a évalué si le processus d’approvisionnement avait été respecté et pris en considération l’acceptabilité et l’accessibilité des coûts. Nick Tomasso a relevé que San Juan fournit un lieu de réunion très avantageux du point de vue du coût.
Attendu que, l’ICANN a l’intention d’organiser sa première réunion publique de 2018 dans la région Amérique du nord.
Attendu que, la réunion publique d’octobre 2016 à San Juan a été reportée à mars 2018 et le personnel a réalisé un examen approfondi du lieu à San Juan, Porto Rico et le juge approprié.
Il est résolu (2016.12.13.06) que le Conseil d’administration indique que la réunion publique de mars 2018 doit avoir lieu à San Juan, Porto Rico et autorise le Président-directeur général, ou son/ses représentant(s), à participer et faciliter tous les aspects liés aux contrats et aux frais nécessaires pour les hôtels et le lieu d’accueil de la réunion publique de l’ICANN de mars 2018, à San Juan Porto Rico, jusqu’à concurrence de [À remplir après négociations].
Il est résolu (2016.12.13.07) que les détails de cette résolution resteront confidentiels à des fins de négociation, conformément au chapitre III, article 5.2 des statuts constitutifs de l’ICANN, jusqu’à ce que le Président-directeur général en autorise la divulgation.
Tous les membres du Conseil d’administration présents ont voté en faveur des résolutions 2016.12.13.06 et 2016.12.13.07. Les résolutions ont été adoptées.
Fondements des résolutions 2016.12.13.06 - 2016.12.13.07
Dans le cadre de son calendrier de réunions publiques, l’ICANN organise trois réunions par an dans des régions géographiques différentes (tel que décrit dans ses statuts constitutifs). La 61e réunion de l’ICANN, prévue du 10 au 15 mars 2018, doit avoir lieu en Amérique du Nord. Puisque la réunion publique d’octobre 2016 prévue à San Juan, Porto Rico a été déplacée à Hyderabad, l’ICANN a décidé que la réunion publique de l’ICANN de mars 2018 aurait lieu à San Juan, Porto Rico.
Le personnel a examiné avec attention le lieu de la réunion et les hôtels et s’est assuré qu’ils répondaient aux critères de sélection (voir http://meetings.icann.org/location-selection-criteria).
Le Conseil d’administration a examiné la présentation du personnel quant au lieu de la réunion publique de l’ICANN de mars 2018, qu’est San Juan à Porto Rico, et a confirmé que la proposition répondait aux facteurs importants des critères de sélection du lieu de réunion, ainsi que les coûts liés au lieu choisi.
Les frais d’organisation de la réunion auront un impact financier sur l’ICANN, ainsi que sur la communauté, car cela implique des frais de voyage pour se déplacer jusqu’à l’emplacement de la réunion. Cet impact est à prévoir indépendamment de l’emplacement de la réunion. Cette décision n’aura aucune incidence sur la sécurité ou la stabilité du DNS.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
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Réunion exécutive - Confidentiel :
le Conseil d’administration a ouvert une séance confidentielle. Le Conseil d’administration a pris les décisions suivantes lors de sa séance confidentielle :
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Rémunération de l’agent
Attendu que, pour les opérations de l’ICANN, il est essentiel d’attirer et de conserver un personnel de haut niveau et que l’ICANN souhaite garantir à son personnel des salaires compétitifs.
Attendu que, chaque membre du Conseil d’administration a confirmé ne pas être en conflit par rapport aux rémunérations globales avec le directeur de l’information.
Il est résolu (2016.12.13.08) que le Conseil d’administration autorise le Président-directeur général à ajuster la rémunération du directeur de l’information pour l’exercice fiscal 2017, en vigueur le 1er juillet 2016 pour un montant allant jusqu’à 3 % supplémentaire, ce qui est conforme aux procédures de rémunération de l’ICANN comme en témoigne les informations de rémunération d’un expert indépendant pour une rémunération comparable, et qui est soumise à la restriction selon laquelle le salaire de base du directeur de l’information pour l’exercice fiscal 2017 ne doit pas augmenter de plus de 3 % par rapport au salaire de base actuel.
Fondements de la résolution 2016.12.13.08
Il est fondamental pour l’organisation convoquer et de retenir un personnel de haut niveau en fournissant une rémunération globale compétitive. Un marché du travail amélioré donnera plus d’opportunités aux candidats de haut niveau extérieurs à l’ICANN.
Le Président-directeur général de l’ICANN a demandé de pouvoir augmenter les salaires de base du directeur de l’information, en vigueur au 1er juillet 2016, jusqu’à au 3% du salaire de base actuel. Ce montant s’aligne avec les mesures prises par le Président-directeur général concernant les autres membres de l’équipe de direction de l’ICANN qui ne sont pas des directeurs (l’approbation du Conseil d’administration n’étant pas requise).
L’ICANN se trouve dans une période délicate qui implique d’assurer la continuité de certaines compétences et expertises, en particulier au vu des principaux projets en cours comme le programme des nouveaux gTLD, les révisions en cours et notamment organisationnelles, la transition de la supervision des fonctions IANA récemment conclue, le renforcement de la conformité contractuelle et les initiatives de renforcement de la mondialisation, entre autres choses. Chacun de ces projets exige de disposer de dirigeants avertis et qualifiés pour garantir le respect des objectifs opérationnels de l’ICANN tout en veillant à réduire autant que possible les risques. Adhérer à la philosophie d’emploi de l’ICANN et garantir des salaires compétitifs aideront à atteindre ces objectifs.
La continuité et la rétention du personnel clé pendant les principales étapes organisationnelles favorisent tous les aspects de l’organisation. Par conséquent, les ajustements de salaire prévus par cette résolution auront probablement un impact positif sur l’organisation et ses initiatives visant à remplir sa mission, ainsi que sur la responsabilité et la transparence de l’organisation. Il y aura un certain impact financier sur l’organisation mais celui-ci n’aura pas de conséquences sur le budget de l’exercice fiscal en cours. Cette résolution n’aura pas d’impact sur la sécurité, la stabilité et la résilience du système des noms de domaine.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
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Prime de risque du Président-directeur général - Première période de l’exercice fiscal 2017
Attendu que, chaque membre du Conseil d’administration a confirmé ne pas avoir de conflit d’intérêts eu égard à l’établissement du montant de la prime de risque du Président-directeur général pour la première période de l’exercice fiscal 2017.
Attendu que, le Comité des rémunérations a recommandé au Conseil d’administration d’approuver le versement de ladite prime.
Il est résolu (2016.12.13.09) que le Conseil d’administration approuve le versement au Président-directeur général de sa prime de risque de la première période de l’exercice fiscal 2017.
Fondements de la résolution 2016.12.13.09
Lorsque le président-directeur général a été embauché, il lui a été accordé un salaire de base plus une prime de risque sur sa rémunération globale. Cette même grille existe toujours aujourd’hui. De la même manière que tous les membres du personnel de l’ICANN, le président-directeur général doit être évalué par rapport aux objectifs spécifiques qu’il a établis en coordination avec le Comité des rémunérations.
Vers la fin de la première période de l’exercice fiscal 2017, qui est une période de notation allant normalement du 16 mai 2015 au 15 novembre 2015 mais qui, dans ce cas précis, a commencé le 23 mai 2016, le Président-directeur général a présenté au Comité des rémunérations l’auto-évaluation de ses réalisations au regard de ses objectifs pour la première période de l’exercice fiscal 2017. Après avoir sollicité les commentaires des autres membres du Conseil d’administration, le Comité des rémunérations a examiné avec le Président-directeur général quels étaient ses objectifs pour la première période de l’exercice fiscal 2017 et discuté de ses réalisations par rapport à ces objectifs. Le Comité a ensuite recommandé au Conseil d’administration d’approuver le versement de la prime de risque au Président-directeur général pour cette première période de l’exercice fiscal 2017. Le Conseil a accepté cette recommandation.
Bien que cette décision ait un impact financier sur l’ICANN, celui-ci a été pris en compte dans le budget de l’exercice fiscal 2017. Cette décision du Conseil d’administration n’aura aucune incidence sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du système des noms de domaine.
Il s’agit d’une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.
Le président a levé la séance.
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