会议记录 | ICANN 董事会特别会议 2014 年 10 月 28 日

ICANN 董事会于世界协调时 2014 年 10 月 28 日 19:00 召开了一次电话特别会议。

主席史蒂夫·克罗克 (Steve Crocker) 准时宣布会议正式开始。

以下董事参加了全部或部分会议:里纳利亚·阿卜杜尔·拉希姆 (Rinalia Abdul Rahim)、谢林·查拉比 (Cherine Chalaby)、法迪·切哈德(Fadi Chehadé,主席兼首席执行官)、克里斯·迪斯佩恩 (Chris Disspain)、阿莎·合美嘉妮 (Asha Hemrajani)、马库斯·库默尔 (Markus Kummer)、沃尔夫冈·科纳沃茨特 (Wolfgang Kleinwächter)、布鲁诺·朗万 (Bruno Lanvin)、埃里卡·曼 (Erika Mann)、贡萨洛·纳瓦罗 (Gonzalo Navarro)、雷·普拉扎 (Ray Plzak)、乔治·萨多夫斯基 (George Sadowsky)、麦克·西尔柏 (Mike Silber) 和布鲁斯·托金(Bruce Tonkin,副主席)。

以下董事因未能参加会议而表示歉意:吴国维。

以下董事会联络人参加了全部或部分会议:拉姆·莫汉(Ram Mohan,SSAC 联络人)、托马斯·施耐德(Thomas Schneider,GAC 联络人)、约恩内·索恩宁(Jonne Soininen,IETF 联络人)和苏珊·伍尔夫(Suzanne Woolf,RSSAC 联络人)。

秘书:约翰·杰弗里(John Jeffrey,总法律顾问兼秘书)

  1. 主要议程
    1. 批准与澳大利亚持续改进组织关于向 GAC 提供秘书处服务的协议
    2. ICANN 第 52 届会议会址 - 2015 年 2 月会议迁至替代会址

 

  1. 主要议程:

    1. 批准与澳大利亚持续改进组织关于向 GAC 提供秘书处服务的协议

      谢林·查拉比提出决议并得到主席的支持。

      埃里卡·曼询问 ICANN 在合同中的中间人立场是否符合适用的法律规定。

      总法律顾问兼秘书证实说,协议中的条款均符合已知的适用法律规定,而且,为确保满足海外资产控制办公室的所有要求以及符合《反海外腐败法》的规定,还采取了额外的保障措施。

      与会人员展开一般性讨论,有人问及有关"GAC 秘书处资助组织"所扮演角色的问题,得到的回答是,由于多种原因的存在,政府咨询委员会 (GAC) 最好通过 ICANN 而不是资助组织来签署秘书处服务的协议。

      托马斯·施耐德确认了 GAC 应维持这一协议关系的说法。

      主席发起投票,董事会采取了以下行动:

      鉴于咨询公司澳大利亚持续改进组织(Australian Continuous Improvement Group Pty Ltd., ACIG) 已按照临时性的短期过渡协议为GAC 提供秘书处服务。

      鉴于 GAC、ACIG 和 ICANN 希望敲定一份长期契约。

      鉴于临时性的短期协议至今不要求董事会批准;然而,目前考量的长期契约可能超出现行支出政策对签约和支出规定的 $50 万美元限额,因此要求获得董事会批准。

      鉴于 GAC 已获得一些 GAC 成员捐助国的非正式承诺,它们会报销 ICANN 为所提协议支出的任何费用,并且这些捐助国已于瑞士成立一个非营利组织 - GAC 秘书处基金会,为本协议提供资金支持。

      鉴于 ICANN 从捐助国接受和报销支出款应有一个前提条件,即需要确认该等付款和报销符合海外资产控制办公室 (OFAC) 的要求、《反海外腐败法》(FCPA),以及就遵守反腐要求和政府强加的经济制裁做出规定的其他适用法律法规。

      兹此发布第 2014.10.28.01 号决议:董事会授权总裁兼首席执行官或其指定人员采取一切措施,依照如下条件与澳大利亚持续改进组织 (Australian Continuous Improvement Group Pty Ltd., ACIG) 签署所需合同,并支付全部所需款项:ACIG 协议应规定一年期限,且 ICANN 有权将协议期限另外顺延一年,还可再顺延一年至 2017 年 7 月 31 日左右到期,任意一年的总费用不超过 $90 万美元;顺延要求应在当时有效的期限到期前至少 90 天,通过书面通知的形式告知。

      出席会议的所有董事会成员一致投票赞成第 2014.10.28.01 号决议。吴国维未能投票。决议通过。

      第 2014.10.28.01 号决议的理由

      GAC 活动的秘书处支持服务对于 GAC 履行其职能相当重要;GAC 的职能是就公共政策问题向 ICANN 提供建议,特别是当 ICANN 活动或政策可能涉及国家法律或国际协定时。GAC 及其主席和副主席在支持 ICANN 的活动中需要秘书处提供大量的支持服务。时至今日,此支持服务依据与澳大利亚持续改进组织的临时性短期过渡协议取得。

      GAC 和 ICANN 希望秘书处能为 GAC 提供长期的支持服务。

      由于 GAC 并非是一个有既定预算的法人实体,因此需要建立一个机制,以便聘请一个咨询组织,为 GAC 提供此类服务。ICANN 支出政策限制 ICANN 工作人员签订每个义务事项金额超过 $50 万美元的合同,或是支付同等金额的款项。应付 ACIG 的费用可能超出支出政策的签约和支出限额。

      因此,为确保 GAC 获得秘书处支持服务,董事会正授权总裁兼首席执行官与 ACIG 签署全部所需合同,支付全部所需款项,这基于一个共识,即所涉合同的支出款应由一个或多个捐助国报销。GAC 已获得一些 GAC 成员捐助国的非正式承诺,它们会报销 ICANN 为所提协议支出的任何费用,并且这些捐助国已于瑞士成立一个非营利组织 - GAC 秘书处基金会,为本协议提供资金支持。由于基金会并未另行配备工作人员,也无能力监督秘书处的表现,通过基金会直接签下 ACIG 不可行。董事会的行动将对社群产生积极影响,因为这支撑了 GAC 在就公共政策问题向 ICANN 提供建议中所起的重要角色。

      尽管 ICANN 并未遵循其常规的《采购指导原则》,也未发布与此签约相关的 RFQ 或 RFP,但 GAC 曾编制提案征询书,并通过竞标流程选拔供应商,发现所提合同是具成本效益的可行方案。该供应商选拔流程并不要求进行公共协商,因为 GAC 对供应商适宜性的评估是主要考虑因素。

      如果捐助国全额报销 ICANN 由于此协议产生的所有支出,ICANN 签署此协议将不会产生财务影响。如果捐助国未能全额报销 ICANN 的全部支出款,ICANN 可能承担此协议下每年 $90 万美元之多的支付款,但财务敞口和风险有一项缓解措施,即 ICANN 有权在总体业务需求要求终止协议时,提前十天发出通知而终止此协议。

      ACIG 签约为 GAC 提供秘书处支持不会对 DNS 的安全性或稳定性产生任何影响。

      该决议体现了组织管理职能,无需征询公众意见。

    2. ICANN 第 52 届会议会址 – 2015 年 2 月会议迁至替代会址

      总裁兼首席执行官提出关于可能将 2015 年 2 月召开的 ICANN 第 52 届会议的会址迁至替代会址的议题供大家讨论,并提到必须在 2014 年 10 月 31 日这一截止期限前完成与替代会址的签约。总裁兼首席执行官指出,供董事会考虑的有两种方案:一是仍然使用马拉喀什作为会址;二是将 2015 年 2 月召开的整个会议迁至符合条件的替代会址(推迟马拉喀什作为 ICANN 会议主办地的时间)。他还指出自己已经和非洲社群的部分领导者展开了对话,对话结果是,如果决定将 2015 年 2 月的会议迁至替代地址,则应视为将摩洛哥作为会议主办地的时间推迟。

      董事会就这一议题展开了激烈的讨论,部分董事会成员表示倾向于按原定计划在马拉喀什举行会议,他们认为,2 月份马拉喀什的情况还尚未可知。不过,即使有人认为应该维持会址不变,在实际操作中,仍然存在一些可能导致会议延迟的风险。

      董事会随后采取了以下行动:

      鉴于 2014 年 6 月 26 日,董事会曾指定摩洛哥马拉喀什为 2015 年 2 月 ICANN 第 52 届公共会议的会址。

      鉴于 ICANN 致力于在 2015 年举办三次公共会议。

      鉴于预料外的一些情况,包括社群日益增加的担忧,ICANN 不得不推迟将马拉喀什作为 ICANN 公共会议的主办地至 2016 年,且要尽快确认 ICANN 第 52 届会议(2015 年 2 月 8-12 日)的替代会址。

      鉴于 ICANN 要找到能在之前宣布会期配足举办 ICANN 公共会议所需设施的替代会址,机会实在不多。

      兹此发布第 2014.10.28.02 号决议:董事会批准将于摩洛哥马拉喀什举办的 ICANN 公共会议推迟至 2016 年,并授权总裁兼首席执行官或其指定人员为落实此延迟采取一切必要措施。

      第 2014.10.28.03 号决议:董事会批准为 2015 年 2 月 8-12 日的 ICANN 第 52 届会议寻找替代会址,并授权总裁兼首席执行官或其指定人员为在替代会址举办 ICANN 第 52 届会议采取一切必要措施。

      第 2014.10.28.04 号决议:董事会授权总裁兼首席执行官或其指定人员参与并促进与 2015 年 2 月 8-12 日 ICANN 第 52 届会议公共会议替代会址相关的所有必要的合同签订和费用支付工作,总金额不超过 $200 万美元。

      第 2014.10.28.05 号决议:董事会授权总裁兼首席执行官或其指定人员将储备金用于支付会议替代会址的相关额外费用,总金额不超过 $100 万美元。

      第 2014.10.28.06 号决议:董事会授权总裁兼首席执行官继续评估与 ICANN 第 52 届会议替代会址相关的情况,包括差旅限制,并定期报告董事会。

      第 2014.10.28.07 号决议:本决议中的具体事项及理由应按照《ICANN 章程》第 III 条第 5.2 款的规定进行保密,保密期截至总裁兼首席执行官(尽快)确认可以发布保密信息为止。

      董事会的十二位成员投票赞成第 2014.10.28.02、2014.10.28.03、2014.10.28.04、2014.10.28.05、2014.10.28.06 和 2014.10.28.07 号决议。贡萨洛·纳瓦罗和麦克·西尔柏投反对票。马库斯·库默尔弃权。吴国维未能投票。决议通过。

      第 2014.10.28.02 – 2014.10.28.07 号决议的理由

      作为 ICANN 公共会议日程安排的一部分,ICANN 每年在世界不同的地理区域(按ICANN 章程中的定义)召开三次会议。在2015 年召开三次ICANN 会议对于ICANN 社群完成其工作具有重要意义,尤其是社群正极力制定关于IANA 管理权移交和问责机制改善的提案,并且ICANN 社群正开展大量的政策相关工作。

      ICANN 最初确定摩洛哥马拉喀什为 2015 年 2 月 ICANN 会议的会址。但基于近期环境和社群担忧,交通设施看来很可能缺乏,这可能阻挡很大一部分预期中的社群成员和工作人员亲自参加会议。

      ICANN 众多参与人可能无法出席的风险将本组织的工作置于风口浪尖。同样,在非洲地区举办会议但非洲重大组织可能无法出席这一窘境否定了 ICANN 会议采取地区轮换背后的理由。

      要为解决社群担忧推迟当前会议,ICANN 可选择为 2015 年 2 月会议选择替代会址,并另选日期在摩洛哥召开会议。

      ICANN 曾在世界范围内彻底调查所有可用的适宜会址。对符合我们全体会议要求的会址分析后确认,2015 年 2 月会议现在只有一个替代会址可选。合同谈判已接近尾声,必须在 2014 年 10 月 31 日前经董事会批准签下合同。如果替代会址现在不选定,ICANN 将无法为 2015 年 2 月的全体会议找到任何其他替代会址。

      将目前的 2015 年 2 月 ICANN 会议迁至替代会址,我们更有可能与主要参与者和均衡得当的大量社群成员聚首一堂,通过共识性流程共同讨论 IANA 管理权移交协调小组 (ICG) 报告等方面。

      董事会感谢马拉喀什会议的当地主办方,感谢主办方为会议准备工作完成的大量工作,感谢主办方表示接受 2015 年 2 月 8-12 日会议的推迟。董事会确认 ICANN 预计于 2016 年在马拉喀什举办会议,并已明确指示总裁兼首席执行官必须尽快确定 2016 年 ICANN 马拉喀什会议的具体日期。此决定并不轻率,是在大量商讨和辩论后作出。

      ICANN 将继续监控情况的发展,包括差旅限制的进展,并考虑 2015 年 2 月在替代会址举办 ICANN 第 52 届会议的持续可行性。一个应急计划也在制定中,如果差旅限制阻挡了全球社群中的大量成员在一个地方参加会议的脚步,也可基于远程中心召开分布式会议。

      会址的变更可能对 ICANN 产生一些财务损失,但在现阶段采取行动比在会期临近时再采取行动带来的潜在损失要少。

      这对 DNS 的安全性、稳定性或灵活性没有任何潜在影响。

      该决议体现了组织管理职能,无需征询公众意见。

      主席指出,董事会希望在公布决议之前再检查一遍决议的最终措辞,同时确保有关推迟马拉喀什作为会议主办地的言论与董事会的决策依据相符。主席感谢董事会和管理层在这一棘手议题上的建设性对话。

      主席宣布会议结束。

2014 年 11 月 18 日发布