Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d'administration de l'ICANN 10 avril 2012

Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : http://www.icann.org/en/groups/board/documents/minutes-10apr12-en.htm

 

Une réunion extraordinaire du Conseil d'administration de l'ICANN a eu lieu le 10 avril 2012 à 5h00, heure locale à Los Angeles, Californie.

Le président Steve Crocker a rapidement rappelé la séance à l'ordre.

Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Rod Beckstrom (président et PDG), Cherine Chalaby, Bertrand de la Chapelle, Chris Disspain, Bill Graham, Erika Mann, Gonzalo Navarro, Ray Plzak, R. Ramaraj, George Sadowsky, Mike Silber, Bruce Tonkin (vice-président), et Kuo-Wei Wu.

Les agents de liaison suivants du Conseil ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Heather Dryden, liaison du GAC ; Ram Mohan, liaison du SSAC.

Sébastien Bachollet et Thomas Narten (liaison de l’IETF), Thomas Roessler (liaison des TLG), Judith Vazquez et Suzanne Woolf (liaison du RSSAC) se sont excusés.

Le présent document est un rapport préliminaire des résolutions approuvées suite à la réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN qui a eu lieu le 10 avril 2012.

1. Établissement du comité du programme des nouveaux gTLD
   • Fondements des résolutions 2012.04.10.01-2012.04.10.04
2. Ratification des déterminations du sous-comité

 

Le Président a examiné les points susceptibles d’être inclus dans l’ordre du jour.

1. Établissement du comité du programme des nouveaux gTLD

   Le Président a rappelé au Conseil qu’il existe une proposition pour la création d’un comité du Conseil intégré uniquement par des membres du Conseil qui n'ont pas de conflit d'intérêt à l'égard du programme des nouveaux gTLD. La proposition vise à accorder à ce comité l’autorité pour agir dans toutes les questions liées au programme des nouveaux gTLD avec les pleins pouvoirs du Conseil, y compris celui d'approuver des résolutions. Une fois créé, ce comité aura également l'autorité pour prendre des décisions sans se réunir, si cela s’avérait nécessaire -comme prévu dans les statuts.

   Bruce Tonkin a signalé qu’il avait discuté avec le Conseil général et le secrétaire certains des changements proposés à la résolution et soumis à la considération du Conseil. Bruce a ensuite lu la résolution pour le Conseil. Bruce a aussi proposé un changement à la chartre du comité, afin de permettre une plus grande souplesse dans sa composition, tel qu’approuvé par le Conseil. Cette proposition était une alternative à l’exigence en vertu de laquelle tous les membres du Conseil n’ayant pas de conflit à l’égard du programme des nouveaux gTLD doivent être membres du comité. Bruce a évoqué une demande présentée par l’agent de liaison du GAC, qui manifestait ne pas sentir la nécessité de devenir membre formel de ce comité et demandait à avoir la possibilité d'être invité en qualité d'observateur le cas échéant.

   Bruce a présenté la motion et Ray Plzak l'a soutenue. Le débat a ensuite été ouvert.

   Bertrand de La Chapelle a souhaité savoir pourquoi la participation au comité serait optionnelle pour un membre du conseil qui n'a pas de conflit en la matière, étant donné qu'il s'agit d'une responsabilité qui relève naturellement des membres du Conseil.

   Bruce a répondu que les comités du Conseil sont normalement plus petits que le Conseil et plus efficaces. Par exemple, alors que le Conseil au complet s’intéressait à la recherche d'un PDG, seul un sous-ensemble a participé au comité et a rapporté au Conseil. Bruce a signalé que certains membres du Conseil pouvaient ne pas souhaiter faire partie du comité, soit parce qu'il ne s'agit pas d'un domaine de leur expertise, soit parce qu’ils n’ont pas suffisamment de temps disponible à consacrer à cette tâche. Cela éviterait de créer un précédent en vertu duquel lorsqu'un comité est crée sur un sujet en particulier, tous les membres du Conseil n'ayant pas de conflit doivent en faire partie.

   Bertrand a signalé que même s'il comprenait les arguments avancés par Bruce, ceux-ci ne semblaient pas être applicables à ce cas de figure. Le but de ce comité vise à ce que tous les membres du Conseil n’ayant pas de conflit aient la responsabilité d’y participer.

   George Sadowsky a été d’accord avec Bertrand et a attiré l’attention sur les pouvoirs spéciaux accordés au comité. Ces pouvoirs spéciaux s’accompagnent de la responsabilité de participer au comité.

   Ray a manifesté son accord avec George et avec Bertrand. Ray a ensuite cherché à connaître la taille du comité, signalant qu'il faut que la majorité plus un des membres avec pouvoir de vote du Conseil y fassent partie, ce qui doit également être précisé dans la définition du comité.

   Cherine Chalaby a manifesté son accord avec Bertrand, George et Ray. Cherine a partagé son point de vue, selon lequel la communauté voudrait savoir qu’il ne s’agit pas uniquement d’un sous-ensemble des membres disponibles. La nature vitale de ce programme mérite la participation de tous les directeurs n'ayant pas de conflit.

   Bruce a retiré l'amendement, signalant qu'il l'avait suggéré parce qu'il croyait que le Conseil le trouverait utile.

   Le Président a ensuite passé à la question de l’agent de liaison du GAC, qui avait manifesté sa préférence de ne pas faire partie du comité. Le Président a indiqué que le retrait de l’amendement, dans la mesure où il concerne les directeurs ayant droit de vote, devrait suffire à résoudre le problème.

   Le Conseil a ensuite pris les décisions suivantes :

   Résolu (2012.04.10.01), le Conseil établit par la présente le comité du programme des nouveaux gTLD du Conseil comme suit : (i) les membres ayant droit de vote au sein du comité seront : Rod Beckstrom, Cherine Chalaby, Chris Disspain, Bill Graham, Erika Mann, Gonzalo Navarro, Ray Plzak, R. Ramaraj, George Sadowsky, Mike Silber, et Kuo-Wei Wu ; (ii) les liaisons au Comité seront Thomas Roessler ; et (iii) le président du comité sera Cherine Chalaby.

   Résolu (2012.04.10.02), le Conseil délègue au comité du programme des nouveaux gTLD du Conseil toutes les actions légales et l’autorité de prise de décisions du Conseil concernant le programme des nouveaux gTLD (pour la série du programme ayant commencé en janvier 2012 et pour le guide de candidature applicable à cette série en cours) tel qu’établi dans sa charte, exclusion faite des questions que le Conseil n’est pas autorisé à déléguer en vertu de la loi, ou suivant les termes de l’article XII, section 2 des statuts de l’ICANN.

   Résolu (2012.04.10.03), tous les membres du Comité du programme des nouveaux gTLD renforcent leur en matière de conflits des membres du Conseil, conformément à la résolution du Conseil du 8 décembre 2011 (résolution 2011.12.08.19) qui statue : « Tous les membres du Conseil approuvant la candidature à tout nouveau gTLD seront obligés de n’accepter aucun poste ayant une relation quelconque avec une société parrainant ou étant impliquée de la manière que ce soit avec ce nouveau gTLD pendant 12 mois à partir de la décision du Conseil concernant la candidature. »

   Résolu (2012.04.10.04), le Conseil donne des instructions au PDG afin qu’il prépare un document établissant un processus de création de comités du Conseil pour aborder des situations futures où il pourrait y avoir un ou plusieurs membres du Conseil d'administration ayant des conflits d'intérêt perçus, potentiels ou actuels sur une question en particulier.

   Treize administrateurs ont voté en faveur des résolutions. Sébastien Bachollet, Gonzalo Navarro et Judith Vazquez n’étaient pas disponibles pour voter les résolutions. Les résolutions ont été adoptées.

   Fondements des résolutions 2012.04.10.01-2012.04.10.04

   Dans le but que les réunions soient efficaces et que des mesures appropriées soient prises concernant le programme des nouveaux gTLD pour la série du programme en cours et tel qu’il est établi dans le Guide de candidature, le Conseil a décidé la création du « Comité du programme des nouveaux gTLD » conformément à l’article XII des statuts, et a délégué l’autorité de prise de décisions liées au programme des nouveaux gTLD au comité pour la série en cours du programme qui a commencé en janvier 2012 et pour le guide de candidature applicable à la série en cours.

   La création de ce nouveau comité dépourvu de membres ayant des conflits d’intérêts ainsi que la délégation à celui-ci de l’autorité de prise de décisions apporteront différents avantages. En premier lieu, toute incertitude concernant la présence aux réunions de Conseil ou aux ateliers des membres du Conseil ayant des conflits d'intérêt sera éliminée, dans la mesure où les sujets liés au programme des nouveaux gTLD pourront être traités au niveau du comité. Deuxièmement, cela permettra de prendre des décisions sans avoir besoin de convoquer à une réunion du comité. Le Conseil est conscient que les décisions sans réunion préalable ne peuvent être prises qu’à l’unanimité, moyennant soumission par voie électronique ; ce consentement à l'unanimité ne pourra pas avoir lieu si un seul membre du Conseil est en conflit. Troisièmement, cela donnera à la communauté une vision transparente sur l’engagement du Conseil d’administration pour gérer les conflits actuels, potentiels ou perçus.

   Cette résolution devrait avoir un impact positif sur la communauté et sur l’ensemble de l’ICANN car le Comité du programme des nouveaux gTLD sera capable de prendre des décisions liées au programme des nouveaux gTLD pour la série actuelle et tel qu’il est établi dans le Guide de candidature, sans aucune possibilité de conflit. Cette action n’est pas censée avoir d’impact fiscal ni tout autre impact sur la sécurité, la stabilité et la résilience du système des noms de domaine.

   Bertrand a demandé à connaître le processus prévu pour incorporer de nouveaux membres au comité, une fois que ceux-ci auront résolu tout conflit d’intérêt ayant préalablement été identifié par le sous-comité du comité de gouvernance du Conseil.

   Le Président a confirmé qu'une résolution formelle du Conseil serait nécessaire pour changer la composition du comité, pour identifier le nouveau membre par son nom. Ce serait le cas autant pour la résolution d’un conflit préalable que pour tout changement dans la composition des membres du Conseil. Au cas où il y aurait des rapports du BGC concernant la résolution d’un conflit préalablement identifié, le Président espère que le Conseil agisse efficacement pour changer la composition du comité.

   Bertrand a ensuite cherché à connaître la disponibilité des résolutions en cours d'examen par le comité du programme des nouveaux gTLD pour les membres du Conseil qui ne font pas partie du comité.  

   Bruce a indiqué que pour les réunions du Conseil il y a un ordre du jour publié au préalable, mais que le contenu des résolutions n’est pas disponible à l’avance.

   Le président a confirmé qu'il croyait que celle-là devrait être la pratique pour les membres du Conseil ayant des conflits, afin qu’ils aient le même statut que les membres du public.

   Ray a signalé que Bertrand soulevait une question pertinente, dans la mesure où certains sujets examinés par le comité étaient susceptibles de concerner des membres ayant des conflits, si bien qu’il serait approprié qu'ils puissent fournir des déclarations objectives ou des commentaires que le comité puisse considérer dans ses discussions. Les résolutions elles-mêmes devraient être discutées uniquement parmi les membres du comité. Le comité pourrait envisager cette procédure comme un moyen d’augmenter la transparence de ses activités à l’égard du Conseil et d'offrir une occasion pour la présentation de commentaires objectifs.

   Le président a signalé que même si le principe que le Conseil essaie de mettre en avant consiste à écarter les membres ayant des conflits et éviter toute influence de ceux-ci dans les discussions, il se peut toutefois qu’il existe des situations vis-à-vis desquelles un membre ayant un conflit peut avoir un certain degré d’expertise. Dans ce type de situations, le président du comité possède l’autorité d’inviter des experts externes à faire des commentaires, y compris des membres du Conseil, et le président pourrait utiliser ces avis comme des moyens pour tenir le Conseil informé, le cas échéant. Cependant, le Conseil su complet ne sera pas tenu de faire une publication. Si cela ne fonctionne pas, le Conseil pourra réexaminer la question.

   Bertrand a remercié le président pour la distinction faite entre les types de contributions qu’un membre ayant des conflits est susceptible de faire. Le Conseil devrait éviter toute situation susceptible de mettre à disposition d’un membre des informations qui le placeraient dans une situation d'avantage concurrentiel par rapport à d’autres acteurs. Ce type de situation est à éviter, les informations devant être communiquées aux membres lorsqu'elles sont communiquées au public. Cependant, des situations peuvent survenir où il n'y a pas d'avantage concurrentiel potentiel et où le recours aux compétences d'autres membres du Conseil peut s'avérer utile. Dans ces cas, le comité pourrait considérer si la mise à disposition d'une version préliminaire de résolution à d’autres membres du Conseil est appropriée.

   Le Directeur juridique et secrétaire a déclaré qu'il ne recommandait pas que le Conseil analyse la documentation sur le champ pendant cette réunion. Cependant, la charte pourrait inclure une disposition visant à ce que cette action soit le plus transparente possible, compte tenu des inquiétudes soulevées par Bertrand.

   Le président a confirmé qu’il ne proposait pas de changer la charte mais de fournir un conseil au comité. Le Conseil pourrait réexaminer cette question plus tard, si cela s’avérait nécessaire. Le président a demandé à Cherine, le président du comité, s’il pouvait accepter cette idée.

   Cherine a répondu qu’il était d'accord avec l'idée que le comité communique aux membres du Conseil les sujets faisant l'objet des discussions. Cependant, les résolutions ou les discussions détaillées susceptibles de donner des pistes sur les actions envisagées par le comité ne doivent pas être publiées. 

   Le président et Bertrand ont approuvé cette formulation.

   Bertrand a ensuite soulevé la question du quorum du comité. Étant donné que le comité aura ses propres règles en matière de quorum, il existe la possibilité que des décisions contentieuses ou difficiles puisent être adoptées par un petit nombre de membres du Conseil. Bertrand a mis en garde le Conseil sur la nécessité d’être prudents dans l’utilisation de cet outil afin d’en être conscients à l’avenir.

   Le président a confirmé les calculs de Bertrand -une majorité de 9 membres du Conseil est suffisante pour approuver une résolution si elle est considérée par tout le Conseil lorsque les 16 membres ayant droit de vote sont présents. Si les 11 membres du comité ayant droit de vote sont présents, le vote par majorité serait atteint avec 6 voix. Le président a demandé à Cherine de considérer que les larges majorités sont plus favorables que les majorités étroites.

2. Ratification des déterminations du sous-comité

   Le président a ensuite demandé si le Conseil était prêt à considérer la ratification des déterminations faites par le sous-comité du comité de gouvernance du Conseil chargé des conflits et de l’éthique.

   Bruce Tonkin a signalé qu’étant donné que certains membres du conseil ayant des conflits d’intérêts à l’égard du programme des nouveaux gTLD n’étaient pas présents, il serait préférable d’attendre une réunion où ils seront présents pour leur permettre de présenter une déclaration.

   Le président a ensuite levé la séance.