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Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN

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Une réunion extraordinaire du Conseil d'administration de l'ICANN a eu lieu par téléphone le 3 décembre 2014 à 22 h UTC.

Steve Crocker, président du Conseil, a rapidement ouvert la séance.

Les administrateurs suivants ont participé à tout ou partie de la réunion : Rinalia Abdul Rahim, Fadi Chehadé (président et PDG de l'ICANN), Chris Disspain, Asha Hemrajani, Wolfgang Kleinwächter, Markus Kummer, Bruno Lanvin, Gonzalo Navarro, Ray Plzak, Mike Silber, Bruce Tonkin (vice-président du Conseil) et Kuo-Wei Wu.

Les administrateurs suivants étaient excusés : Cherine Chalaby et Erika Mann.

Les agents de liaison du Conseil suivants ont participé à tout ou partie de la réunion : Ram Mohan (agent de liaison auprès du SSAC), Thomas Schneider (agent de liaison auprès du GAC), Jonne Soininen (agent de liaison auprès de l'IETF) et Suzanne Woolf (agent de liaison auprès du RSSAC).

Secrétaire de séance : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).

Les membres de la direction et du personnel suivants ont participé à tout ou partie de la réunion : Megan Bishop (coordinatrice du soutien au Conseil d'administration), Michelle Bright (responsable du soutien au Conseil d'administration), Samantha Eisner (conseillère juridique adjointe), Allen Grogan (directeur de la conformité), John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire), Daniel Halloran (conseiller juridique adjoint), Elizabeth Le (conseillère principale), David Olive (vice-président de l'élaboration de politiques), Amy Stathos (conseillère juridique adjointe), Theresa Swinehart (conseillère principale du président en matière de stratégie) et Nick Tomasso (vice-président de l'organisation des réunions et de la gestion immobilière internationale).

  1. Ordre du jour approuvé
    1. Nomination d'auditeurs hors États-Unis (en attendant l'approbation de la recommandation par le Comité d'audit)
  2. Ordre du jour principal
    1. Conclusion du contrat pour le lieu de la réunion de l'ICANN de juin 2015

 

  1. Ordre du jour approuvé

    Le président a présenté le point de l'ordre du jour approuvé avant d'appeler au vote. Le Conseil d'administration a pris la décision suivante :

    Il est résolu que la résolution suivante est approuvée.

    1. Nomination d'auditeurs hors États-Unis (en attendant l'approbation de la recommandation par le Comité d'audit)

      Attendu qu'aux termes du chapitre XVI des Statuts constitutifs de l'ICANN (http://www.icann.org/general/bylaws.htm), les livres comptables de l'ICANN doivent être vérifiés par des comptables publics agréés, nommés par le Conseil, à la fin de chaque exercice fiscal ;

      Attendu que, outre le contrôle prévu par les Statuts, des audits financiers peuvent être requis dans les endroits où l'ICANN est présente, ce qui implique que des auditeurs indépendants soient enregistrés sur place ;

      Attendu que le personnel de l'ICANN et le Comité d'audit recommandent que le Conseil d'administration autorise le président et PDG de l'ICANN, ou son/ses représentant(s), à faire le nécessaire pour engager une ou plusieurs sociétés membres du BDO en tant qu'auditeur(s) indépendant(s) de l'ICANN, là où des services financiers ou d'audit sont requis, pourvu que BDO USA LLP demeure l'auditeur indépendant de l'ICANN, chargé du contrôle comptable prévu par les Statuts ;

      Il est résolu (2014.12.03.01) que le Conseil d'administration autorise le président et PDG de l'ICANN, ou son/ses représentant(s), à engager une ou plusieurs sociétés membres du BDO en tant qu'auditeur(s) indépendant(s) de l'ICANN, là où des services financiers ou d'audit sont requis, pourvu que BDO USA LLP demeure l'auditeur indépendant de l'ICANN, chargé du contrôle comptable prévu par les Statuts.

      Fondements de la résolution 2014.12.03.01

      Le recours aux services d'un cabinet d'audit indépendant respecte l'obligation qu'a l'ICANN, aux termes de ses Statuts constitutifs, de procéder chaque année à un contrôle indépendant de ses états financiers, ce qui améliore la reddition de comptes de l'ICANN, conformément à ses Statuts et ses processus. Les conclusions du cabinet d'audit indépendant sont mises à la disposition du public.

      L'ICANN s'est attaché les services du cabinet d'audit indépendant BDO USA LLP en vue de son contrôle comptable annuel pour l'exercice fiscal 2014. Cette décision résulte d'un processus d'appels à propositions qui comprenait notamment l'évaluation de la présence de chaque cabinet d'audit candidat dans le monde, et plus particulièrement dans les pays où sont installés des bureaux de l'ICANN. Cette évaluation effectuée par le personnel de l'ICANN a conclu que le réseau des sociétés membres du BDO était présent dans un grand nombre de pays, y compris ceux où l'ICANN possède des bureaux.

      Le personnel a identifié le besoin de procéder à un audit indépendant annuel à Singapour, où est installé un bureau de l'ICANN, pour des raisons réglementaires. Il estime également qu'il est possible de devoir réaliser de tels contrôles à l'avenir dans des endroits où l'ICANN est ou sera présente.

      Par souci d'efficacité et de coordination, il est fortement recommandé, puisque cela fait parties des bonnes pratiques, que les audits financiers soient effectués, quel que soit l'endroit, par un cabinet d'audit réputé présent dans toutes les régions du monde.

      Comme évoqué plus haut, BDO USA LPP a été choisi pour réaliser le contrôle comptable prévu par les Statuts de l'ICANN, notamment car le personnel a conclu que le réseau de sociétés membres du BDO couvrait une bonne partie du globe. Afin de tirer profit de cette forte présence, le personnel de l'ICANN et le Comité d'audit recommandent que le Conseil d'administration autorise le président et PDG de l'ICANN, ou son/ses représentant(s), à engager une ou plusieurs sociétés membres du BDO en tant qu'auditeur(s) indépendant(s) de l'ICANN, là où des services financiers ou d'audit sont de rigueur, pourvu que BDO USA LLP demeure l'auditeur indépendant de l'ICANN, chargé du contrôle comptable prévu par les Statuts.

      Cette décision a une incidence financière, mais celle-ci est prévue dans le budget de l'exercice fiscal 2015. Cette décision n'a aucune incidence sur la sécurité ou la stabilité du DNS. Il s'agit d'une fonction administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.

  2. Tous les membres du Conseil présents ont voté en faveur de la résolution 2014.12.03.01. Cherine Chalaby et Erika Mann n'ont pas pu voter. La résolution a été adoptée.

  3. Ordre du jour principal

    1. Conclusion du contrat pour le lieu de la réunion de l'ICANN de juin 2015

      Nick Tomasso, vice-président de l'organisation des réunions et de la gestion immobilière internationale, a présenté ce point de l'ordre de jour. L'ICANN a l'intention d'organiser sa 53e réunion dans la région Amérique latine et Caraïbes. Plusieurs propositions de lieux ont été étudiées, y compris Cancún, au Mexique (pour les dates alternatives du 7 au 11 juin) et Buenos Aires, en Argentine (pour les dates prévues du 21 au 25 juin). Lors de cet examen, le personnel de l'ICANN a tenu compte de plusieurs éléments tels que le coût et la disponibilité du site aux dates envisagées pour cet événement. Nick a expliqué que le personnel savait que l'EuroDIG était prévu les 4 et 5 juin et pouvait limiter le nombre de délégués européens pouvant assister à la 53e réunion de l'ICANN si elle devait avoir lieu du 7 au 11 juin au Mexique. Il a ajouté que les dates des 21 au 25 juin étaient publiées depuis environ trois ans et que tout changement nécessiterait une nouvelle consultation de la communauté et un travail de coordination. Par conséquent, les responsables mondiaux ont conclu que Buenos Aires était le meilleur endroit pour organiser la réunion car le site était disponible aux dates prévues et le coût comparable aux précédentes réunions de l'ICANN. Le Conseil doit encore approuver le budget pour cet événement.

      Gonzalo Navarro s'est abstenu de voter sur cette résolution, expliquant qu'il préférait avoir plus de temps pour discuter du lieu et du budget de la réunion.

      Fadi Chehadé a indiqué que l'ICANN avait contacté la présidence mexicaine pour l'informer du choix de la ville d'accueil de cette 53e réunion. Celle-ci a répondu qu'elle comprenait cette décision, qu'elle continuait de soutenir l'ICANN sur la scène mondiale et qu'elle souhaitait œuvrer afin d'accueillir une prochaine réunion de l'ICANN.

      Chris Disspain a présenté la résolution, appuyée par George Sadowsky.

      Le Président a demandé de passer au vote et le Conseil d'administration a pris la décision suivante :

      Attendu que l'ICANN a l'intention d'organiser sa deuxième réunion publique de 2015 dans la région Amérique latine et Caraïbes ;

      Attendu que le personnel de l'ICANN a examiné avec attention tous les endroits proposés et disponibles dans la région Amérique latine et Caraïbes, et conclu que le lieu proposé à Buenos Aires convenait le mieux ;

      Il est résolu (2014.12.03.02) que le Conseil d'administration autorise le président et PDG de l'ICANN, ou son/ses représentant(s), à s'occuper au mieux des contrats et des dépenses nécessaires à l'organisation de la réunion publique de l'ICANN de juin 2015 à Buenos Aires, en Argentine, dans la limite d'un montant de 1,5 million de dollars ;

      Il est résolu (2014.12.03.03) que certains points de cette résolution demeureront confidentiels à des fins de négociation, conformément au chapitre III, article 5.2 des Statuts constitutifs de l'ICANN, jusqu'à ce que le président et PDG de l'ICANN décide de lever la confidentialité de ces informations.

      Douze membres du Conseil d'administration ont voté en faveur des résolutions 2014.12.03.02 et 2014.12.03.03. Cherine Chalaby et Erika Mann n'ont pas pu voter. Gonzalo Navarro s'est abstenu. Les résolutions ont été adoptées.

      Fondements des résolutions 2014.12.03.02 et 2014.12.03.03

      Dans le cadre de son calendrier de réunions publiques, l'ICANN organise trois réunions par an dans des régions géographiques différentes (tel que décrit dans ses Statuts constitutifs).La 53e réunion, prévue du 21 au 25 juin 2015, doit avoir lieu dans la région Amérique latine et Caraïbes. Un appel à recommandations concernant le lieu de rendez-vous pour cet événement a été publié le 3 mai 2013. L'ICANN a reçu de nombreuses propositions que le personnel a examinées avec attention, de même que d'autres endroits.

      Il a ensuite rédigé un document afin de déterminer quels sites remplissaient les Critères de sélection du lieu de réunion ( http://meetings.icann.org/location-selection-criteria). Sur la base des propositions et de cet examen, le personnel a décidé que la 53e réunion de l'ICANN aurait lieu à Buenos Aires, en Argentine.

      Le Conseil d'administration a étudié le compte-rendu du personnel à ce sujet, qui explique en quoi le lieu choisi répond aux critères destinés à guider le travail de sélection. Le processus de rédaction du contrat pour le lieu choisi ne nécessite aucune consultation publique, étant donné que l'évaluation de la capacité d'accueil d'un endroit est primordiale.

      L'organisation de la réunion et la prise en charge des frais de déplacement auront une incidence financière sur l'ICANN et sur la communauté, mais cette incidence serait la même quel que ce soit le lieu de la réunion. Cette décision n'a aucune incidence sur la sécurité ou la stabilité du DNS.

      Le Conseil d'administration remercie tous ceux qui ont adressé des propositions de lieux pour la 53e réunion de l'ICANN.

      Il s'agit d'une fonction administrative et organisationnelle de l'ICANN qui ne nécessite pas de consultation publique.

    Le président a ensuite levé la séance.

Domain Name System
Internationalized Domain Name ,IDN,"IDNs are domain names that include characters used in the local representation of languages that are not written with the twenty-six letters of the basic Latin alphabet ""a-z"". An IDN can contain Latin letters with diacritical marks, as required by many European languages, or may consist of characters from non-Latin scripts such as Arabic or Chinese. Many languages also use other types of digits than the European ""0-9"". The basic Latin alphabet together with the European-Arabic digits are, for the purpose of domain names, termed ""ASCII characters"" (ASCII = American Standard Code for Information Interchange). These are also included in the broader range of ""Unicode characters"" that provides the basis for IDNs. The ""hostname rule"" requires that all domain names of the type under consideration here are stored in the DNS using only the ASCII characters listed above, with the one further addition of the hyphen ""-"". The Unicode form of an IDN therefore requires special encoding before it is entered into the DNS. The following terminology is used when distinguishing between these forms: A domain name consists of a series of ""labels"" (separated by ""dots""). The ASCII form of an IDN label is termed an ""A-label"". All operations defined in the DNS protocol use A-labels exclusively. The Unicode form, which a user expects to be displayed, is termed a ""U-label"". The difference may be illustrated with the Hindi word for ""test"" — परीका — appearing here as a U-label would (in the Devanagari script). A special form of ""ASCII compatible encoding"" (abbreviated ACE) is applied to this to produce the corresponding A-label: xn--11b5bs1di. A domain name that only includes ASCII letters, digits, and hyphens is termed an ""LDH label"". Although the definitions of A-labels and LDH-labels overlap, a name consisting exclusively of LDH labels, such as""icann.org"" is not an IDN."