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Procès-verbaux| Réunion spéciale du Conseil d’administration de l’ICANN

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Une réunion spéciale par voie téléphonique du Conseil d'administration de l'ICANN s'est tenue le 28 octobre 2014 à 19 heures UTC.

Steve Crocker, président, a rapidement ouvert la séance.

Les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Rinalia Abdul Rahim, Cherine Chalaby, Fadi Chehadé (Président-directeur général), Chris Disspain, Asha Hemrajani, Wolfgang Kleinwächter, Markus Kummer, Bruno Lanvin, Erika Mann, Gonzalo Navarro, Ray Plzak, George Sadowsky, Mike Silber, Bruce Tonkin (vice-président).

Les administrateurs suivants se sont excusés : Kuo-Wei Wu

Les agents de liaison suivants du Conseil ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Ram Mohan (agent de liaison du SSAC), Thomas Schneider (agent de liaison GAC), Jonne Soininen (agent de liaison IETF), et Suzanne Woolf (agent de liaison RSSAC).

Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire)

  1. Ordre du jour principal
    1. Approbation d'un contrat avec Australian Continuous Improvement Group Pty Ltd. pour un soutien au secrétariat du GAC
    2. Lieu de la 52e réunion de l'ICANN – Déplacement de la réunion de février 2015 à un autre endroit

 

  1. Ordre du jour principal :

    1. Approbation d'un contrat avec Australian Continuous Improvement Group Pty Ltd. pour un soutien au secrétariat du GAC

      Cherine Chalaby a ensuite proposé et le président a appuyé la résolution proposée.

      Erika Mann a demandé des informations sur le fait que la position intermédiaire de l'ICANN au sein du contrat soit en conformité avec les lois en vigueur.

      Le conseiller juridique et le secrétaire ont confirmé que les dispositions du contrat sont cohérentes avec les lois connues en vigueur, et qu'il y a des sauvegardes supplémentaires pour s'assurer que toutes les exigences de l'Office of Foreign Asset Control "OFAC" (bureaux de contrôle des actifs étrangers) sont respectées et que le Foreign Corrupt Practices Act "FCPA" (loi relative aux manoeuvre frauduleuse à l'étranger) est respecté.

      Il y eu des discussions générales et des questions concernant les informations sur le rôle de « l'organisation de financement du secrétariat du GAC » et des clarifications ont été apportées disant que pour de multiples raisons, il était préférable pour le GAC d'avoir un contrat de soutien au secrétariat par le biais de l'ICANN et non pas le biais de l'organisation de financement.

      Thomas Schneider a confirmé la préférence du GAC pour ce lien.

      Le Président a demandé de passer au vote et le Conseil d'administration a pris la décision suivante :

      Attendu que, Australian Continuous Improvement Group Pty Ltd. (ACIG) est un cabinet conseil qui a apporté un soutien au secrétariat du GAC conformément aux accords temporaires intérimaires à court-terme.

      Whereas, the GAC, ACIG and ICANN desire to finalize a longer-term engagement.

      Attendu que, les accords temporaires à court-terme n'ont pas, à ce jour, eu besoin de l'approbation du Conseil d'administration ; cependant, l'engagement à long-terme, maintenant à l'étude, dépasserait vraisemblablement les 500,00.00 USD de contrat et les limites budgétaires de la politique budgétaire actuelle et exigerait donc l'approbation du Conseil.

      Attendu que, le GAC a garanti l'engagement informel de certains pays donateurs membres du GAC pour rembourser l'ICANN de toutes les dépenses que l'ICANN fait en vertu du contrat proposé et les pays donateurs ont établi une association à but non lucratif en Suisse, l'association de financement du secrétariat du GAC, pour apporter le financement en vertu du présent contrat.

      Attendu que, l'acceptation de l'ICANN de remboursement de ces dépenses par les pays donateurs devrait être soumise à la confirmation que de tels paiements et remboursements sont conformes aux exigences de l'OFAC, de la FCPA, et aux autres lois et règlements en vigueur axés sur le respect des sanctions économiques et anti-corruption imposées par le gouvernement.

      Résolu (2014.10.28.01), le Conseil d'administration autorise le président et CEO, ou son (ses) représentant(s), à prendre toutes les mesures nécessaires pour conclure les contrats demandés, et procéder à toutes les dépenses nécessaires pour l'ACIG, en vertu des conditions suivantes : le contrat de l'ACIG apportera pour une durée d'un an, l'ICANN ayant le droit d'étendre la durée du contrat pour toute période supplémentaire successive d'un an, et une deuxième période successive qui expire autour du 31 juillet 2017, sur préavis écrit préalable de 90 jours avant l'expiration du délai en cours, avec un total des dépenses durant toute période d'un an ne devant pas excéder les 900 000 USD.

      Tous les membres du Conseil d'administration présents ont voté en faveur de la résolution 2014.10.28.01. Kuo-Wei Wu n'était pas disponible pour voter. La résolution a été adoptée.

      Fondements de la résolution 2014.10.28.01

      Les services de soutien au secrétariat pour les activités du GAC sont importants afin de s'assurer que le GAC est capable de remplir son rôle consistant à apporter son avis à l'ICANN sur les questions de politique publique, et en particulier dans les cas où il pourrait y avoir une interaction entre les activités ou politiques de l'ICANN et les lois nationales ou accords internationaux. Le GAC et ses président et vice-présidents exigent un soutien du secrétariat considérable en lien avec leurs activités de soutien de l'ICANN. À ce jour, un tel soutien a été apporté conformément aux accords provisoires à court-terme avec l'ACIG.

      Le GAC et l'ICANN veulent apporter un soutien du secrétariat à long-terme pour le GAC.

      Étant donné que le GAC n'est pas une entité juridique avec un budget établi, il est nécessaire d'établir un mécanisme pour engager un cabinet conseil en vue d'apporter de tels services au GAC. La politique de dépense de l'ICANN impose des contraintes aux membres du bureau de l'ICANN pour tout contrat ou dépense dépassant les 500 000 USD par obligation. Les indemnités à verser à l'ACIG pourraient excéder les limites de contrat et de dépense de la politique de dépense.

      Par conséquent, pour s'assurer que le GAC reçoive les services de soutien au secrétariat, le Conseil d'administration autorise donc le président et CEO à conclure tout contrat nécessaire et à réaliser toutes les dépenses nécessaires, avec l'ACIG, sachant que les dépenses en vertu des contrats proposés devront être remboursées par un ou plusieurs pays donateurs. Le GAC a garanti l'engagement informel de certains pays donateurs membres du GAC pour rembourser l'ICANN de toutes les dépenses que l'ICANN réalise en vertu du contrat proposé et les pays donateurs ont établi une association à but non lucratif en Suisse, l'association de financement du secrétariat du GAC, pour apporter le financement en vertu du présent contrat. Étant donné que cette association de financement n'est pas dotée de personnel et qu'elle n'a pas non plus la capacité de surveiller les performances du secrétariat, il n'est pas possible pour l'ACIG d'être directement engagé dans ce processus. L'action du Conseil d'administration aura un impact positif sur la communauté car elle soutient le rôle important que joue le GAC en donnant son avis à l'ICANN sur les questions de politique publique.

      Bien que l'ICANN n'ait pas suivi ses directives d'approvisionnement habituelles ou qu'elle n'ait pas émis des RFQ ou RFP en lien avec cet engagement, le GAC a préparé un appel à propositions et a sélectionné le vendeur lors d'un processus d'appel d'offres et a trouvé que le contrat proposé est une solution viable et peu couteuse. Le processus de sélection de ce vendeur n'a pas fait l'objet d'une consultation publique étant donné que l'évaluation de la pertinence du choix du vendeur est le principal élément à prendre en considération.

      Si les pays donateurs remboursent entièrement l'ICANN pour toutes les dépenses en vertu du contrat, la conclusion du contrat n'aura aucun impact financier sur l'ICANN. Si les pays donateurs ne remboursent pas entièrement l'ICANN pour toutes les dépenses, l'ICANN pourrait être responsable du paiement pouvant aller jusqu'à 900 000 USD par an en vertu du contrat, mais l'exposition et le risque financier sont atténués par le fait que l'ICANN ait le droit de mettre fin au contrat avec un préavis écrit de dix jours si la résiliation est nécessaire aux besoins commerciaux de l'ICANN.

      L'engagement de l'ACIG de donner un soutien au secrétariat du GAC n'aura pas d'impact sur la sécurité ou la stabilité du DNS.

      Il s'agit d'une fonction administrative et organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.

    2. Lieu de la 52e réunion de l'ICANN – Déplacement de la réunion de février 2015 à un autre endroit

      Le président et CEO a introduit les débats concernant un déplacement éventuel du lieu de la 52e réunion de l'ICANN de février 2015 vers un lieu de remplacement, en notant qu'il y avait une date limite au 31 octobre 2014 pour établir un contrat avec un lieu de remplacement. Le président et CEO a fait remarquer que les choix à soumettre au Conseil d'administration consistaient à garder la réunion à Marrakech, ou à déplacer la réunion entière de février 2015 vers un autre endroit pour lequel il y a un nombre de possibilité limité (tout en remettant à plus tard une réunion à Marrakech). Il a également fait remarquer qu'il a eu une conversation avec certains dirigeants de la communauté Africaine, et que si la décision de déplacer la réunion de février 2015 était prise, un report ultérieur de la réunion au Maroc devrait être pris.

      Le Conseil d'administration s'est engagé dans une intense conversation sur le sujet, avec certains membres du Conseil en notant qu'ils préfèreraient personnellement que la réunion ait lieu à Marrakech comme prévu, étant donné qu'il est difficile de savoir quelle sera la situation à Marrakech en février. Cependant, même avec la préférence personnelle de vouloir conserver le lieu de la réunion, il y a des risques engendrés par la poursuite de cette décision qui pourraient exiger que la réunion soit différée.

      Le Conseil a ensuite pris les décisions suivantes :

      Attendu que, le 26 juin 2014, le Conseil d'administration a précédemment désigné Marrakech au Maroc comme lieu de la 52e réunion de l'ICANN en février 2015.

      Attendu que, l'ICANN s'engage à tenir trois réunions publiques en 2015.

      Attendu que, des circonstances imprévues, y compris l'augmentation des inquiétudes au sein de la communauté, conduisent l'ICANN à différer Marrakech comme lieu d'accueil pour une réunion publique à 2016 et à trouver un lieu de remplacement pour la 52e réunion de l'ICANN (du 8 au 12 février 2015) aussi vite que possible.

      Attendu que, l'ICANN n'a pas vraiment la possibilité de suffisamment sécuriser les installations pour accueillir une réunion publique de l'ICANN dans un autre lieu pour les dates précédemment annoncées.

      Résolu (2014.10.28.02), le Conseil d'administration approuve le report d'une réunion publique accueillie à Marrakech au Maroc à 2016 et autorise le président et CEO ou son représentant à prendre toutes les mesures nécessaires pour confirmer le report.

      Résolu (2014.10.28.03), le Conseil d'administration approuve l'identification d'un autre lieu pour la 52e réunion de l'ICANN du 8 au 12 février 2015 et autorise le président et CEO ou son représentant à prendre toutes les mesures nécessaires pour que la 52e réunion de l'ICANN se tienne dans un autre endroit.

      Résolu (2014.10.28.04), le Conseil d'administration autorise le président-directeur général, ou son ou ses représentants, à gérer tous les aspects indispensables liés aux contrats et aux déboursements pour l'organisation de la 52e réunion publique de l'ICANN du 8 au 12 février 2015 pour un montant n'excédant pas les 2 millions de dollars.

      Résolu (2014.10.28.05), le Conseil d'administration autorise le président et CEO ou son (ses) représentant(s) à utiliser le fond de réserve en cas de coûts supplémentaires associés à la recherche d'un autre lieu pour la réunion, pour un montant n'excédant pas 1 million de dollars.

      Résolu (2014.10.28.06), le Conseil d'administration demande au président et CEO de continuer à évaluer les circonstances, y compris les restrictions liées au voyage, concernant un autre lieu pour la 52e réunion de l'ICANN et d'en informer de manière périodique le Conseil.

      Résolu (2014.10.28.07), certains points précis et fondements contenus dans cette résolution demeureront confidentiels conformément au chapitre III, article 5.2 des statuts de l'ICANN jusqu'à ce que le président-directeur général décide de lever la confidentialité de ces informations, dès qu'il sera raisonnablement possible de le faire.

      Douze membres du Conseil d'administration ont approuvé les résolutions 2014.10.28.02, 2014.10.28.03, 2014.10.28.04, 2014.10.28.05, 2014.10.28.06 et 2014.10.28.07. Gonzalo Navarro et Mike Silber se sont opposés aux résolutions. Markus Kumme s'est abstenu de voter sur les résolutions. Kuo-Wei Wu n'était pas disponible pour voter. Les résolutions ont été adoptées.

      Fondements des Résolutions 2014.10.28.02 à 2014.10.28.07

      Dans le cadre du calendrier de réunions publiques de l'ICANN, l'ICANN organise trois fois par an une réunion dans une région géographique différente (tel que défini dans les statuts de l'ICANN). Organiser trois réunions de l'ICANN en 2015 est fondamentale pour la communauté de l'ICANN afin de mener à bien son travail, en particulier étant donné que la communauté travaille pour développer des propositions en lien avec la transition de la supervision de l'IANA et pour développer des améliorations quant aux mécanismes de responsabilité, ainsi qu'un travail considérable lié à la politique déjà en cours au sein de la communauté de l'ICANN.

      Au départ, l'ICANN avait identifié Marrakech au Maroc comme lieu de sa réunion de février 2015. En raison des circonstances récentes et des inquiétudes de la communauté, il y a de grandes chances qu'il y ait une restriction des moyens de transport qui pourrait empêcher une importante partie de la communauté et des membres du personnel d'y assister en personne.

      Le risque que beaucoup de participants de l'ICANN ne puissent pas participer en personne met en péril le travail de l'organisation à un moment crucial. De la même façon, accueillir une réunion dans une région d'Afrique où beaucoup de groupes africains ne pourront pas vraisemblablement assister, remet en cause les fondements du système de roulement des réunions de l'ICANN.

      En reportant maintenant la réunion pour répondre aux inquiétudes de la communauté, l'ICANN a la possibilité de trouver un autre endroit pour la réunion de février 2015, et en choisissant une autre date pour celle du Maroc.

      L'ICANN a minutieusement recherché à travers le monde tous les endroits disponibles et appropriés. Nos analyses des lieux répondant à nos exigences confirment que nos options pour la réunion de février 2015 sont maintenant limitées à un seul autre endroit. Les négociations de contrats sont bientôt finalisées et doivent être exécutées d'ici le 31 octobre 2015 avec approbation du Conseil d'administration. Si le lieu de remplacement n'est pas choisi tout de suite, l'ICANN ne pourra pas identifier d'autres lieux pour accueillir une réunion entière en février 2015.

      Déplacer la réunion de février 2015 vers un lieu alternatif rend plus probable le fait que nous aurons des contributeurs clés et un nombre de membres de la communauté équilibré disponibles pour les débats, entre autres, le groupe de coordination de la supervision IANA se rassemble en utilisant le processus de consensus.

      Le Conseil d'administration remercie l'hôte local pour la réunion de Marrakech pour le travail considérable qui a déjà été fait pour la préparation de la réunion, et pour avoir indiqué qu'il accepterait un report de la réunion du 8 au 12 février 2015. Le Conseil d'administration affirme qu'il est prévu que l'ICANN accueille une réunion à Marrakech en 2016 et a déclaré au président et CEO qu'il était impératif d'identifier au plus vite une date spécifique pour la réunion de l'ICANN 2016 à Marrakech. Cette décision n'a pas été prise à la légère, et elle a été rendue seulement après des discussions et débats importants.

      L'ICANN va continuer à surveiller l'évolution des circonstances y compris les restrictions liées au voyage et va continuer à prendre en considération la faisabilité d'accueillir la 52e réunion de l'ICANN en février 2015 dans un autre lieu. Un plan d'urgence va également être développé pour permettre à la réunion d'être suivie à distance, au cas où les restrictions liées au voyage empêcheraient une partie importante de la communauté mondiale d'assister à la réunion.

      Le changement de lieu pour la réunion va probablement entrainer des pertes financières pour l'ICANN, bien que le fait d'agir dès maintenant (contrairement au fait d'attendre que la date se rapproche) réduise les pertes éventuelles.

      Aucun impact n'est prévu sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du DNS.

      Il s'agit d'une fonction administrative et organisationnelle de l'ICANN qui ne nécessite pas de consultation publique.

      Le président a noté le souhait du Conseil d'administration de revoir le libellé final des résolutions avant leur publication, ainsi que le souhait de s'assurer que les communications qui entourent le report soient en adéquation avec les bases de la décision du Conseil. Le président remercie le Conseil d'administration et l'équipe de gestion pour la discussion constructive qui a eu lieu sur ce sujet épineux.

      Le président a ensuite levé la réunion.

Publié le 18 novembre 2014.

Domain Name System
Internationalized Domain Name ,IDN,"IDNs are domain names that include characters used in the local representation of languages that are not written with the twenty-six letters of the basic Latin alphabet ""a-z"". An IDN can contain Latin letters with diacritical marks, as required by many European languages, or may consist of characters from non-Latin scripts such as Arabic or Chinese. Many languages also use other types of digits than the European ""0-9"". The basic Latin alphabet together with the European-Arabic digits are, for the purpose of domain names, termed ""ASCII characters"" (ASCII = American Standard Code for Information Interchange). These are also included in the broader range of ""Unicode characters"" that provides the basis for IDNs. The ""hostname rule"" requires that all domain names of the type under consideration here are stored in the DNS using only the ASCII characters listed above, with the one further addition of the hyphen ""-"". The Unicode form of an IDN therefore requires special encoding before it is entered into the DNS. The following terminology is used when distinguishing between these forms: A domain name consists of a series of ""labels"" (separated by ""dots""). The ASCII form of an IDN label is termed an ""A-label"". All operations defined in the DNS protocol use A-labels exclusively. The Unicode form, which a user expects to be displayed, is termed a ""U-label"". The difference may be illustrated with the Hindi word for ""test"" — परीका — appearing here as a U-label would (in the Devanagari script). A special form of ""ASCII compatible encoding"" (abbreviated ACE) is applied to this to produce the corresponding A-label: xn--11b5bs1di. A domain name that only includes ASCII letters, digits, and hyphens is termed an ""LDH label"". Although the definitions of A-labels and LDH-labels overlap, a name consisting exclusively of LDH labels, such as""icann.org"" is not an IDN."