Cada año, la ICANN organiza tres grandes Reuniones Públicas como un medio para proporcionar a las partes interesadas la oportunidad de reunirse en persona. Las reuniones de la ICANN incluyen talleres, foros públicos y reuniones de trabajo donde las políticas de Internet se pueden analizar y desarrollar. Las reuniones son cruciales para nuestro modelo ascendente de desarrollo de políticas de múltiples partes interesadas.
Los equipos de Reuniones, Servicios Lingüísticos y Servicios Técnicos para las Reuniones (MTS) de la organización de la ICANN que coordinan una extensa red y logística audiovisual facilitan la participación remota y presencial en las reuniones de la ICANN. Como Vicepresidente Sénior de Ingeniería, me gustaría proporcionarle una visión general de cómo trabajó nuestro equipo técnico en la reciente reunión ICANN63 en Barcelona, España.
MTS desempeña un rol fundamental en el éxito de las reuniones de la ICANN mediante la construcción de la arquitectura de conexión en la reunión. MTS envía 11 toneladas de equipos a cada reunión. Esto incluye equipos de redes, audiovisuales y de participación remota. El equipo de MTS, que se amplía de tres personas a un equipo de veinte durante las reuniones de la ICANN, se despliega a la Red de reuniones de la ICANN en todos los espacios contratados.
Además, MTS instala equipos de Participación Remota en cada sala de reuniones. Estos componentes se interconectan con los equipos audiovisuales y de interpretación que proporciona el Equipo de Reuniones y de Servicios Lingüísticos para que el audio y el video se puedan transmitir en vivo, frecuentemente en varios idiomas, a través de Adobe Connect, Live Stream, varios puentes telefónicos y audio de mp3.
Tan solo para que tenga una idea de nuestro alcance a través de las cifras: Durante la reunión ICANN63 de Barcelona, MTS desplegó 58 conmutadores, 77 puntos de acceso inalámbrico, 29 Mac mini, 33 computadoras portátiles, 24 iPads, 28 teléfonos VoIP, 10 kits de video, 300 tomas de corriente internacionales y miles de metros de cableado para facilitar la participación presencial y remota de 338 sesiones individuales. La ICANN publica un informe posterior a la reunión que incluye estadísticas técnicas y referencias comparativas. El informe ICANN63 en números se puede encontrar aquí: https://www.icann.org/news/announcement-2018-11-28-es.
La participación remota es muy importante para nosotros. Queremos que participen tantas personas como sea posible, incluso si no pueden viajar para participar en persona. Nos enorgullece poder decir que proporcionamos 3700 enlaces diversos de participación remota en la reunión ICANN63 a través de Adobe Connect, transmisiones en tiempo real de video, texto y audio en inglés, francés, español, chino, ruso, árabe y portugués. Además, publicamos más de 880 horas de grabaciones de mp3, 450 horas de grabaciones de Adobe Connect, 175 horas de grabaciones de transmisiones de video en tiempo real y 600 documentos que incluyen presentaciones de sesiones y transcripciones. Todo esto se completó con una tasa de error inferior al 1% en todos los puntos de contacto.
Debido al tamaño, el alcance y la naturaleza de las reuniones, el equipo de Servicios Técnicos para las Reuniones enfrenta los desafíos para lograr que todo sea perfecto. Sabemos que a veces la tecnología falla y los errores humanos pueden conducir a fallos. Siempre nos esforzamos por lograr una mejora continua para los participantes remotos y presenciales, y valoramos sus comentarios para alcanzar nuestros objetivos.
Para ver en acción al Equipo de Reuniones, al Equipo de Servicios Lingüísticos y a MTS, visite https://www.youtube.com/watch?v=3h-qRxFLZF4.
