La planificación de una reunión de la ICANN no es apta para cardíacos. Es una maratón de más de 300 sesiones en seis días con miles de participantes presenciales y remotos. Estos eventos requieren un pequeño ejército de expertos técnicos y logísticos. Después de más de 52 reuniones, los equipos de reuniones de la ICANN, servicios técnicos de reuniones y servicios lingüísticos son una máquina bien aceitada de eficiencia y experiencia.
La celebración de tres reuniones al año permite que estos grupos repliquen y apliquen las lecciones aprendidas de cada nueva sede pero como el especialista en servicios técnicos en reuniones Josh Baulch opina, hay desafíos únicos con cada ubicación. "Los desafíos están funcionando con la infraestructura que tenemos allí y logrando ser compatibles con nuestros equipos", expresa Baulch. Cory Schruth, que lidera el equipo de servicios técnicos de reuniones compuesto de 21 personas, disfruta del desafío que presenta cada reunión nueva.
Nancy Lupiano, Directora de Reuniones, que ha producido más de 20 reuniones de la ICANN, considera que la clave para la ejecución y operación es la colaboración entre los grupos de apoyo de reuniones, servicios lingüísticos y servicios técnicos de reuniones. "Reunimos todo para hacer que una reunión como ésta se desarrolle sin problemas con los menos inconvenientes posibles. Estos equipos son los que se levantan a las 5 de la mañana, antes de que comiencen las reuniones, a veces más temprano, y los últimos en irse, garantizando que las reuniones se desarrollen sin esfuerzo para todos nosotros", dice Lupiano.
Tanzanica King, Gerente Sénior de Estrategia y Diseño de Reuniones, tiene la enorme responsabilidad de posibilitar el masivo programa de más de 300 sesiones. "Es un gran cubo mágico de Rubik. Cada vez que se hace un cambio, impacta en cada una de las otras piezas. Y mi trabajo consiste en encontrar la combinación de sesiones que encaje".
Christina Rodriguez, Directora de Servicios Lingüísticos, está a cargo de ofrecer interpretación para entre 70 y 90 sesiones por reunión así como servicios de transcripción. Trabaja estrechamente con los equipos de Lupiano y de Schruth. "Tenemos un equipo de 40 intérpretes que viajan de todas partes del mundo para trabajar con nosotros en cada una de las reuniones de la ICANN. El multilingüismo acerca más a las comunidades y la ICANN desea promover activamente la libertad de los miembros de sus comunidades para hablar y escribir en su propio idioma. Como parte de este grupo, el equipo de reuniones y servicios técnicos de reuniones, puedo garantizarle que no podríamos completar esta enorme tarea si no trabajáramos conjuntamente como un gran equipo homogéneo".
ICANN 52 se realiza en un momento interesante de la historia del equipo de reuniones. Nick Tomasso, Vicepresidente de Operaciones de Reuniones de la ICANN y Tanzanica King lanzarán la nueva estrategia de reuniones creada por el Grupo de Trabajo para la Estrategia de Reuniones. Esta nueva estrategia fue aprobada por la Junta Directiva de la ICANN en noviembre de 2014 y se implementará por completo en el año 2016.
Para obtener más información sobre la nueva estrategia de reuniones, visite: https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2014-11-17-en
Reuniones de la ICANN en números (datos de ICANN 50)
6,5 kilómetros de cable
2134 metros de cables de extensión
3856 kilos de equipos
2,41 kilómetros de cinta ancha adhesiva
240 micrófonos
100 computadoras
4766 usuarios remotos
3115 participantes registrados
4,20 TB de ancho de banda recibido