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L'ICANN considère, à titre préliminaire, qu'elle est prête à accorder aux bureaux d’enregistrement World4 You Internet Service GmbH et LEDL.NET GmbH (ci-après le « Bureau d'enregistrement ») la dérogation à la durée de conservation de données qu’ils ont demandée au titre du contrat d'accréditation de bureau d'enregistrement 2013 (ci-après « RAA 2013 »). La section 2 de la spécification relative à la conservation de données (ci-après la « Spécification ») prévoit qu'avant d'accorder toute exemption au titre de la Spécification, l'ICANN publiera sa décision sur son site web pendant une période de trente (30) jours calendaires.
Conformément à la section 2 de la Spécification, le Bureau d'enregistrement a présenté à l'ICANN une demande de dérogation à la durée de conservation de données exigée aux bureaux d'enregistrement (ci-après « demande de dérogation ») au motif que les exigences relatives à la collecte et/ou à la conservation de données de la Spécification enfreignent les lois applicables.
La demande de dérogation a été accompagnée à l'origine par une lettre du Groupe de travail Article 29 sur la protection de données (déclaration concernant l'impact de la revue du RAA de l'ICANN sur la protection des données). La demande de dérogation a été également accompagnée de l'avis d'un conseiller juridique autrichien attestant que les exigences relatives à la collecte et/ou à la conservation de données prévues dans la Spécification enfreignent plusieurs dispositions applicables de la loi autrichienne sur les télécommunications et la conservation de données.
La demande de dérogation concernait dans un premier moment les sections 1.1. et 1.2 de la Spécification et cherchait à exclure ces éléments de données de l'obligation de conservation de données. À la suite d'une série d’échanges de courrier et de discussions de bonne foi, il a été reconnu que des motifs légitimes pourraient justifier la conservation des éléments de données indiqués dans la Spécification, à condition que l'ICANN dresse une liste exhaustive des finalités légitimes et des bénéficiaires ou des catégories de bénéficiaires pour qui/dont les éléments de données doivent être conservés, afin que les bureaux d'enregistrement autrichiens puissent déterminer si les exigences en matière de collecte/conservation de données de la Spécification constituent ce que l'on dénomme un usage ordinaire (Standardanwendung), auquel cas aucune notification ou autorisation de l'Autorité autrichienne de protection de données (ci après « Autorité ») n’est nécessaire. Dans le cas contraire, chaque bureau d'enregistrement autrichien devra communiquer à l'Autorité de manière individuelle les exigences en matière de collecte/conservation de données figurant dans la Spécification et répertoriées dans la liste exhaustive de finalités légitimes et de bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires qui sera fournie par l'ICANN, ou bien demander une autorisation pour effectuer ladite collecte/conservation, à chaque fois que cela sera nécessaire en vertu de la loi autrichienne applicable. Que les exigences en matière de collecte et/ou conservation des données de la Spécification constituent ou non un cas d'usage ordinaire, les bureaux d'enregistrement seront tout de même tenus de respecter toute demande de suppression ou de correction qui leur serait adressée par des personnes concernées par ces données, dans les limites des dispositions de la loi autrichienne applicable.
En outre, l'avis du conseiller juridique autrichien accompagnant la demande de dérogation cite l'Article 6, paragraphe 1, alinéas 2 et 5 de la loi autrichienne sur la protection de données (Datenschutzgesetz 2000). Ces sections établissent ce qui suit (traduction non officielle du texte en allemand) :
Article 6, paragraphe 1, alinéa 2 :
"Les données doivent … être collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes et ne pas être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces finalités ; ….".
Article 6, paragraphe 1 alinéa 5 :
"Les données doivent … être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées ; toute période de conservation excédant ces durées devra être prévue dans des lois spécifiques, notamment des lois concernant l'archivage."
La demande de dérogation faite par le Bureau d’enregistrement concerne les articles 1.1.1 à 1.1.8. de la Spécification et vise à réduire à un (1) an la période de (2) deux ans prévue pour la conservation des données après la fin de la période de parrainage du Bureau d'enregistrement.
Eu égard aux questions exposées ci-dessus, l'ICANN a déterminé à titre provisoire qu'elle est prête à accorder la dérogation demandée sur une portée limitée, comme indiqué ci-dessous. L'ICANN publie cette décision préliminaire pour une période de trente (30) jours afin de connaître l'avis de la communauté par rapport à la dérogation proposée. À l'issue de la période de trente (30) jours suivant cette publication, l'ICANN examinera tous les commentaires reçus avant de prendre une décision finale par rapport à la demande de dérogation.
Le champ d'application de la dérogation proposée devrait permettre au Bureau d’enregistrement de conserver les informations détaillées dans les sections 1.1.1 à 1.1.8 de la Spécification pendant la durée du parrainage de l'enregistrement et par la suite pendant une période d'un (1) an supplémentaire au lieu de deux (2) ans supplémentaires. La modification ponctuelle introduite dans la Spécification concerne le fait que, pour la durée de la dérogation, l'exigence en matière de conservation de données figurant au paragraphe 1.1. de la Spécification relative à la conservation de donnés passerait de « deux ans supplémentaires » à « un an supplémentaire ».
En dehors de cela, le Bureau d’enregistrement sera tenu de conserver tous les éléments de données indiqués dans les sections 1.1. et 1.2 de la Spécification pendant les durées fixées dans celle-ci, à condition que l'ICANN fournisse une liste exhaustive des finalités légitimes et des bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires pour qui/dont ces éléments de données doivent être conservés. L'ICANN déclare par les présentes que les « finalités légitimes pour la collecte/conservation de données et les bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires » indiqués dans la « Description de la Spécification relative à la conservation de données du RAA 2013 : éléments de données, finalités légitimes pour la collecte/conservation de données et bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires » (disponible sur https://www.icann.org/en/system/files/files/raa-data-retention-elements-10aug15-en.pdf [PDF, 295 KB]) [ci-après la « Description » ]) constituent la liste exhaustive de finalités légitimes et de bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires, sous réserve de modifications.
Si l'incorporation d'autres finalités légitimes pour la collecte/conservation de données ou d'autres bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires s'avérait nécessaire dans l'avenir, l'ICANN en avisera sans délai et modifiera la Description en conséquence. Si le changement des finalités ou des bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires nécessite une notification (supplémentaire) ou une autorisation de l'Autorité, le Bureau d’enregistrement se chargera d'envoyer ladite notification ou de demander l'autorisation pertinente.
L'ICANN fournira tout complément d'information disponible concernant les finalités légitimes ou les bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires au cas où l'Autorité le demanderait de manière raisonnable dans le cadre de ladite notification ou demande d'autorisation.
Si et pour autant que l'Autorité juge que la collecte/conservation de certains données à certains fins et/ou pour certains bénéficiaires ou catégories de bénéficiaires enfreignent la loi applicable, l'ICANN et le Bureau d’enregistrement détermineront de bonne foi si et dans quelle mesure la Description peut être modifiée pour répondre aux préoccupations de l'Autorité. Les règles régissant la procédure de demande d'une dérogation, décrites dans les sections 2, 3 et 4 de la Spécification s'appliqueront dans ce cas et l'avis de refus de la décision, communiqué par écrit par l'Autorité à l'ICANN, sera considéré comme une nouvelle demande de dérogation.
En outre, il est reconnu que les éléments de données faisant l’objet de demandes de correction ou de suppression par des personnes concernées sont exemptés des exigences relatives à la collecte et/ou conservation prévues dans la Spécification, si et dans la mesure où ces demandes s’avèrent fondées en vertu de la loi autrichienne applicable.
À tous autres égards, les dispositions de la Spécification resteront inchangées.
Au cas où l'ICANN se prononcerait définitivement en faveur d'accorder la dérogation demandée par le Bureau d’enregistrement, les dispositions de la section 3 de la Spécification s'appliqueraient à des dérogations similaires demandées par d'autres bureaux d'enregistrement basés dans la même juridiction. La section 3 de la Spécification prévoit que :
Si (i) l'ICANN a déjà accepté une dérogation à toute exigence stipulée dans la Spécification relative à la conservation de données à la suite d'une demande de dérogation d'un bureau d'enregistrement basé dans la même juridiction que le Bureau d'enregistrement et que (ii) le Bureau d'enregistrement est soumis à l'application de la même loi qui a amené l'ICANN à accorder une telle dérogation, le Bureau d'enregistrement peut demander une dérogation similaire, laquelle dérogation devra être approuvée par l'ICANN, à moins que l'ICANN justifie par une explication raisonnable le refus d'une telle dérogation, auquel cas le Bureau d'enregistrement pourrait par la suite présenter une demande de dérogation au titre de la section 2 de la Spécification relative à la conservation de données.
Une période de consultation publique sera ouverte jusqu'au 22 août 2016 à 23h59 UTC. Les commentaires publics seront disponibles pour être examinés par le personnel de l'ICANN et le Conseil d’administration de l'ICANN.
La demande de dérogation du Bureau d'enregistrement et les documents à l'appui sont disponibles ici : https://www.icann.org/en/system/files/files/waiver-request-ledlnet-gmbh-21jul16-en.pdf [PDF, 2.92 MB].
Les commentaires peuvent être envoyés à : comments-ledlnet-gmbh-21jul16@icann.org.
Les commentaires sont disponibles sur : https://forum.icann.org/lists/comments-ledlnet-gmbh-21jul16/.