Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 11 juin 2020

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN s’est tenue par voie téléphonique le 11 juin 2020 à 16h30 UTC.

Le président du Conseil d’administration, Maarten Botterman, a ouvert la séance.

Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Becky Burr, Ron da Silva, Sarah Deutsch, Chris Disspain, Avri Doria, Rafael Lito Ibarra, Danko Jevtović, Göran Marby (président-directeur général), Akinori Maemura, Mandla Msimang, Ihab Osman, Nigel Roberts, León Sánchez (vice-président), Matthew Shears et Tripti Sinha.

Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Harald Alvestrand (agent de liaison auprès de l’IETF), Manal Ismail (agent de liaison auprès du GAC), Merike Käo (agent de liaison auprès du SSAC) et Kaveh Ranjbar (agent de liaison auprès du RSSAC).

Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).

Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Susanna Bennett (vice-présidente senior et directrice d’exploitation), Michelle Bright (directrice de la coordination des contenus du Conseil d’administration), Xavier Calvez (directeur financier), Franco Carrasco (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Mandy Carver (vice-présidente senior en charge de la relation avec les gouvernements et les organisations intergouvernementales (OIG)), Sally Newell Cohen (vice-présidente senior en charge de la communication mondiale), David Conrad (directeur de la technologie), Sally Costerton (conseillère principale du président et vice-présidente senior en charge de la relation avec les parties prenantes mondiales), Sam Eisner (conseiller juridique adjoint), Jamie Hedlund (vice-président senior en charge de la conformité contractuelle et de la protection des consommateurs et directeur général du bureau de Washington D.C.), John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire), Aaron Jimenez (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Vinciane Koenigsfeld (directrice senior des opérations du Conseil d'administration), Elizabeth Le (conseillère juridique associée), Karen Lentz (directrice senior des services de recherche politique et de données), David Olive (vice-président senior en charge du soutien à l'élaboration de politiques), Krista Papac (préposée aux plaintes), Wendy Profit (gestionnaire senior des opérations du Conseil d'administration), Erika Randall (conseillère juridique associée), Ashwin Rangan (vice-président senior du département Ingénierie et directeur de l’information), Lisa Saulino (spécialiste des opérations du Conseil d'administration), Amy Stathos (conseillère juridique adjointe), Theresa Swinehart (vice-présidente senior en charge de la stratégie multipartite et des initiatives stratégiques) et Gina Villavicencio (vice-présidente senior en charge de la gestion mondiale des ressources humaines).

1. Ordre du jour principal :
   1. Impact du COVID-19 sur l’ICANN69
      • Fondements des résolutions 2020.06.11.01 à 2020.06.11.03
   2. Divers

1. Ordre du jour principal :

   1. Impact du COVID-19 sur l’ICANN69

      Le président a présenté l’ordre du jour et des membres de l’équipe de direction de l’organisation ICANN ont exposé au Conseil d’administration la situation liée au coronavirus Covid-19 à l’échelle mondiale et ses conséquences sur l’ICANN69. Göran Marby et Theresa Swinehart ont examiné les discussions que l’organisation ICANN a tenues avec les dirigeants des organisations de soutien et comités consultatifs et avec d’autres membres de la communauté sur l’ICANN69 à la lumière de la propagation continue du Covid-19 et des différents appels à « rester chez soi » et mesures de confinement à travers le monde limitant la circulation et le rassemblement des personnes sauf afin de bénéficier de services essentiels.

      Le Conseil d’administration a engagé un débat vigoureux sur la recommandation de l’organisation ICANN, et un large éventail de points de vue et de contributions ont été apportés par les membres du Conseil d'administration. Le document de l’organisation donne le fondement et une explication détaillés de sa recommandation.

      D’autres membres du Conseil d’administration n’étaient pas d’accord avec la recommandation de l’organisation ICANN. Ron da Silva a demandé s’il était possible de tenir une réunion physique si le nombre des participants était réduit de 30 % ou 50 % en raison des problèmes de visa ou des restrictions de déplacement dans la région. L’organisation ICANN a fait état des nombreux défis liés à la tenue d’une réunion physique à l’heure actuelle. La configuration restrictive des sièges du centre de convention pose problème pour le respect des mesures de distanciation sociale. La disponibilité des vols posera probablement aussi problème dans la mesure où il est prévu que l’Allemagne limite les vols provenant de pays sous le coup de l’épidémie de Covid-19, notamment car certaines parties du monde pourraient être confrontées à une seconde vague. Les participants pourraient également être limités dans leur capacité à obtenir des visas étant donné que les ambassades et les consulats, surtout dans les pays présentant un taux d’infection élevé, pourraient rester fermés. Le président-directeur général a souligné que l’Allemagne avait annulé la fête de la bière à Munich qui devait être organisée quelques semaines seulement après l’ICANN69 en raison d’une probable faible participation et des défis liés à la distanciation sociale. Le président-directeur général a également indiqué que les dirigeants des organisations de soutien (SO) et des comités consultatifs (AC) avaient fourni des commentaires sur la capacité à assurer une participation égalitaire lors de la réunion. Au vu des éventuelles inégalités entre les participants quant à l’autorisation de se déplacer d’une région à une autre et l’obtention de visas, cette décision permet aussi à tout un chacun de participer virtuellement à la réunion sans l’éventuelle distraction provoquée par les incertitudes liées à l’organisation d’une réunion physique à l’heure actuelle.

      Ihab Osman a indiqué que beaucoup de parties du monde se dirigent vers une réouverture, et que l’ICANN, en tant que communauté mondiale et acteur sur la scène internationale, a le devoir de contribuer à un certain retour à la normale. Ihab a demandé si toutes les options envisageables pour la tenue d’une réunion physique avaient été examinées au lieu d’opter directement pour une réunion virtuelle, par exemple en cherchant des lieux de réunion potentiels dans n’importe quel coin du monde capables d’assurer, dans toute la mesure du possible, une participation sûre. Le président-directeur général a expliqué que d’autres lieux de réunion avaient été envisagés mais que la logistique, à savoir trouver un espace de conférence pouvant accueillir les plus de 300 séances de travail, trouver des chambres d’hôtel disponibles et trouver une solution aux restrictions de déplacement, rend difficile de trouver un lieu adéquat non soumis à des restrictions en termes de rassemblement en cette période.

      Une discussion a également été menée sur la possibilité, pour les futures réunions, d’organiser une réunion « hybride » qui combinerait réunion physique et outils ou fonctionnalités supplémentaires de participation à distance afin d’améliorer l’expérience de la réunion et d’assurer une participation égalitaire pour ceux qui ne pourraient s’y rendre en personne. Le président-directeur général a expliqué que l’organisation ICANN travaille avec les SO et les AC à la conception d’un plan par étapes pour les futures réunions de l’ICANN qui inclurait une approche hybride, et que les questions soulevées par le Conseil d’administration seront prises en compte lors de l’élaboration de l’approche par étapes.

      Ron a fait part de ses inquiétudes quant au fait que la décision d’organiser l’ICANN69 sous la forme d’une réunion purement virtuelle est prématurée et a indiqué qu’il préférerait que le président-directeur général étudie avec les dirigeants des SO et des AC les conséquences, les coûts et la logistique liés à une approche hybride de l’ICANN69. Ihab craint que la résolution proposée ne permette pas d’aboutir à une sorte de modèle hybride physique pour l’ICANN69.

      Le président-directeur général a expliqué qu’il y avait un consensus général au sein des SO et des AC selon lequel il ne fallait pas organiser l’ICANN69 sous la forme d’une réunion physique à Hambourg. Becky Burr et Chris Disspain ont noté que sur la base des discussions de la communauté auxquelles ils avaient pris part, organiser l’ICANN69 selon un modèle de réunion hybride ne faisait pas consensus. Il y avait plutôt un consensus pour son annulation en tant que réunion physique le plus rapidement possible. Le Conseil d’administration note que la résolution enjoint au « président-directeur général de l’ICANN, ou à son ou ses représentants, de se coordonner avec la communauté de l’ICANN afin de trouver la meilleure façon d’organiser l’ICANN69 pour atteindre les résultats attendus d’une réunion générale annuelle de l’ICANN, y compris la poursuite des travaux d’élaboration de politiques et d’avis de l’ICANN, et la transmission de rapports sur les étapes importantes et les priorités convenues par la communauté pour la réunion ». Cela offre la possibilité d’organiser une réunion de type hybride s’il s’agissait là de la conclusion des consultations continues menées auprès de la communauté.

      Le Conseil d’administration a également discuté de l’impact financier lié à l’annulation de la réunion physique et à l’organisation d’une réunion virtuelle pour l’ICANN69. Le Conseil d’administration a indiqué que les coûts liés à l’organisation de l’ICANN69 sous la forme d’une réunion physique à Hambourg avaient été prévus dans le budget. Le Conseil d’administration a précisé que les coûts liés à l’organisation d’une réunion virtuelle sont bien moindres que ceux liés à l’organisation d’une réunion physique en raison des économies réalisées sur les déplacements, et que donner suite à la décision proposée permettrait de rentrer largement dans le budget, les coûts étant même bien inférieurs au budget prévu.

      Le Conseil d’administration a remercié l’organisation pour les travaux effectués à ce sujet.

      Après discussion, Nigel Roberts a proposé et León a appuyé la résolution. Le Conseil d’administration a demandé de passer au vote et a pris la décision suivante :

      Attendu que, le 23 juin 2018, le Conseil d'administration de l'ICANN a autorisé l’organisation ICANN à conclure un contrat pour la tenue de la réunion publique de l’ICANN d’octobre 2020 (ICANN69) à Hambourg (Allemagne) (https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2018-06-23-en#1.f). Dans le cadre de la stratégie des réunions, et conformément aux statuts constitutifs, l’ICANN69 correspond à la réunion générale annuelle de l’ICANN pour 2020.

      Attendu que le Conseil d’administration de l’ICANN est responsable de la décision de changer le lieu d’une réunion publique de l’ICANN une fois qu’un tel lieu de réunion a été approuvé pour la passation de marchés et annoncé.

      Attendu qu’en décembre 2019, une nouvelle souche de coronavirus, dénommée COVID-19, est apparue et que le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré la pandémie. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes ont été ou sont confinées, sous une forme ou une autre, ce qui implique de rester à la maison dans le but d’éviter tout contact avec les autres sauf pour bénéficier de services essentiels tels que des soins médicaux ou pour faire ses courses. Les écoles et bureaux commencent à réouvrir en respectant des mesures spéciales, les rassemblements sont encore largement limités et les déplacements internationaux restent en grande partie à l’arrêt. On ne sait toujours pas quand les déplacements internationaux seront pleinement rétablis, ou si les restrictions liées à la taille des rassemblements permettront à l’ICANN d’organiser des réunions publiques physiques. Confrontés à l’apparition de nouveaux cas de Covid-19, même les pays qui ont rouvert leurs frontières pourraient imposer de nouveau des formes de confinement afin de contrôler une nouvelle fois la propagation de l’épidémie.

      Attendu qu’en tant qu’organisation avec du personnel et des parties prenantes du monde entier, l’organisation ICANN a convoqué en janvier 2020 une équipe de gestion de crises adaptative (A-CMT) afin d’aider l’ICANN à faire le suivi et à atténuer l’impact du COVID-19 sur le travail de l’ICANN.

      Attendu que l’organisation ICANN, par l’intermédiaire de l’équipe A-CMT, a informé le Conseil d’administration de l’état actuel du COVID-19 sur le travail de l’ICANN, y compris les impacts potentiels sur l’ICANN69. L’organisation ICANN a également consulté les équipes de direction des diverses structures communautaires de l’ICANN (nos comités consultatifs, organisations de soutien, groupes de parties prenantes et unités constitutives) au sujet de la planification de l’ICANN69 en cette période de pandémie.

      Attendu que, le Conseil d’administration reconnaît que l’épidémie de Covid-19 continue d’affecter la capacité de la communauté de l’ICANN à se réunir, comme prévu, afin de poursuivre ses travaux en personne, l’ICANN67 et l’ICANN68 ayant toutes les deux été organisées sous la forme de réunions virtuelles, et l’ensemble des réunions physiques intersession des groupes (dont le Comité de nomination, le Comité consultatif sur la sécurité et la stabilité, et les équipes de révision, pour n’en citer que quelques-uns) ayant été annulées, reportées ou organisées sous forme de réunions virtuelles. Dans la mesure du possible, l’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN ont été en communication pour traiter de ces changements de calendrier.

      Attendu que, à l’heure actuelle, il ne semble pas possible ou faisable d’organiser l’ICANN69 en personne à Hambourg (Allemagne), comme prévu.

      Attendu que l’organisation ICANN a réussi à transformer l’ICANN67 en une réunion virtuelle, qui a servi comme un test utile pour la communauté de l’ICANN sur la façon de planifier, programmer et exécuter une réunion publique de l’ICANN dans un environnement entièrement virtuel. L’organisation ICANN, en lien avec la communauté de l’ICANN, a planifié le Forum de politiques de l’ICANN68 sous la forme d’une réunion virtuelle, et des innovations verront le jour comme la fourniture de traductions en temps réel. Il s’agit du premier test d’une réunion publique de l’ICANN à la fois planifiée et organisée virtuellement.

      Attendu que, l’organisation ICANN fait savoir au Conseil d’administration qu’elle poursuit sa planification opérationnelle interne ainsi que la consultation avec la communauté sur la meilleure façon de concevoir une réunion générale annuelle permettant d’atteindre les objectifs prévus et soutenant le travail continu de la communauté en matière d’élaboration d’avis et de politiques.

      Attendu que, le Conseil d’administration comprend l’importance des interactions en face à face comme cela est le cas pour les réunions publiques de l’ICANN et a hâte de retrouver ces interactions le plus vite possible.

      Il est résolu (2020.06.11.01) que le Conseil d’administration confirme que l’ICANN69 ne se tiendra pas sous la forme d’une réunion physique, et enjoint au président-directeur général de l’ICANN, ou à son ou ses représentants, de prendre toutes les mesures nécessaires pour annuler la réservation du site de la réunion ainsi que les dispositions prises pour une réunion en personne à Hambourg (Allemagne).

      Il est résolu (2020.06.11.02) que le Conseil d’administration enjoint au président-directeur général de l’ICANN, ou à son ou ses représentants, de se coordonner avec la communauté de l’ICANN afin de trouver la meilleure façon d’organiser l’ICANN69 pour atteindre les résultats attendus d’une réunion générale annuelle de l’ICANN, y compris la poursuite des travaux d’élaboration de politiques et d’avis de l’ICANN, et la transmission de rapports sur les étapes importantes et les priorités convenues par la communauté pour la réunion. Le président-directeur général de l’ICANN est également chargé de poursuivre la planification opérationnelle interne afin de soutenir la tenue de la réunion générale annuelle de l’ICANN69 de manière appropriée dans le but d’atteindre les résultats attendus.

      Il est résolu (2020.06.11.03) que le Conseil d’administration remercie l’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN pour l’attention portée à cette importante question. Le Conseil d’administration tient également à remercier les hôtes et les lieux prévus pour l’ICANN69 à Hambourg (Allemagne) en espérant qu’ils comprendront qu’il était nécessaire d’annuler l’ICANN69 sous sa forme physique. Nous espérons qu’à l’avenir nous pourrons revenir et visiter votre ville pour héberger une réunion publique de l’ICANN.

      Treize membres du Conseil d’administration présents ont voté en faveur des résolutions 2020.06.11.01 à 2020.06.11.03. Ron da Silva et Ihab Osman ont voté contre les résolutions. Tripti Sinha n’était pas disponible pour voter les résolutions. Les résolutions ont été adoptées.

      Fondements des résolutions 2020.06.11.01 à 2020.06.11.03

      Le Conseil d’administration prend cette décision aujourd’hui à la suite de l’épidémie de Covid-19, considérée comme une pandémie par l’Organisation mondiale de la santé. Bien que le Conseil d’administration reconnaisse et maintienne la valeur des interactions en personne lors des réunions publiques de l’ICANN, et l’avancement du travail communautaire de l’ICANN qui se produit lors de ces réunions, nous ne pouvons pas poursuivre avec l’organisation d’une réunion en personne au détriment de la santé des participants, des membres du personnel de l’ICANN, et du pays hôte.

      Au moment où le Conseil d’administration a pris sa décision, l’épidémie de Covid-19, qui remonte à décembre 2019, avait atteint presque toutes les parties du monde. Pendant ce temps, les recherches visant à trouver des traitements et un vaccin se poursuivent. Chaque jour, il y a des nouvelles actualisées sur la propagation du virus et la réponse mondiale à la pandémie. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes ont été ou sont confinées, sous une forme ou une autre, ce qui implique de rester à la maison dans le but d’éviter tout contact avec les autres sauf pour bénéficier de services essentiels tels que des soins médicaux ou pour faire ses courses. À l’organisation ICANN, tous les bureaux sont fermés (sauf pour les tâches essentielles) et le personnel travaille à distance. Le personnel ayant des enfants d’âge scolaire est censé s’occuper de ses enfants et, dans de nombreux cas, de leur éducation. Beaucoup de personnes au sein de la communauté de l’ICANN connaissent ces mêmes impacts. Un grand nombre peut également être affecté par l’infection de leur famille et leurs amis. La pandémie continue de nous toucher, nous tous.

      À la suite de la décision du Conseil d’administration de février 2020 d’annuler la composante « en personne » de l’ICANN67 et d’enjoindre l’organisation ICANN à la mise en place d’une réunion virtuelle, l’ICANN67 a été convoquée de manière virtuelle. De précieux enseignements ont été tirés de cette expérience, et l’organisation ICANN a décidé de consulter les dirigeants de la communauté de l’ICANN sur la façon de tirer profit des enseignements tirés de l’ICANN67 dans le but de concevoir les futures réunions virtuelles nécessaires en fonction de la pandémie, en tenant compte de l’objectif de chaque réunion publique. L’ICANN68, prévue du 22 au 25 juin 2020, sera un premier test ; c’est la première fois qu’une réunion publique de l’ICANN est entièrement planifiée et organisée sous un format virtuel.

      Avant de prendre cette décision, le Conseil d’administration a reçu des documents d’information de l’organisation ICANN sur des domaines tels que l’impact du COVID-19, les conversations avec la communauté de l’ICANN et la planification opérationnelle pour une réunion distribuée.

      Nous remercions la communauté de l’ICANN pour sa participation à l’organisation de l’ICANN67 et de l’ICANN68 sous un format virtuel, ces deux réunions ayant été une réussite. La communauté de l’ICANN a joué un rôle primordial dans un mouvement mondial vers la collaboration virtuelle.

      Le Conseil d’administration de l’ICANN remercie le comité hôte ainsi que notre communauté de la région Europe qui ont travaillé sans relâche pour accueillir cette réunion à Hambourg. Nous apprécions leur compréhension et espérons retourner en Europe dès que nous le pourrons.

      Cette action s’inscrit dans le cadre de la mission de l’ICANN et de l’intérêt public, car elle est la seule voie pour s’assurer que le travail de la communauté de l’ICANN continue comme prévu. Cette décision est la bonne décision, et ce pour plusieurs raisons. Nous ne mettons pas en danger le personnel de l’organisation ICANN, nous ne risquons pas de devoir utiliser les ressources et l’attention de l’organisation ICANN pour la mise en place d’une réponse à l’épidémie de Covid-19 au sein de l’organisation ICANN ou de la communauté, et nous prenons des mesures responsables et appropriées pour ne pas contribuer à la propagation de l’épidémie au niveau mondial. Au vu des éventuelles inégalités entre les participants quant à l’autorisation de se déplacer d’une région à une autre et l’obtention de visas, cette décision permet aussi à tout un chacun de participer virtuellement à la réunion sans l’éventuelle distraction provoquée par les incertitudes liées à l’organisation d’une réunion physique à l’heure actuelle.

      Les répercussions de cette décision sur les ressources font l’objet d’une quantification. Toutefois, les ressources nécessaires pour soutenir la réunion générale annuelle de l’ICANN69 telle que conçue de manière adéquate devraient correspondre ou être inférieures aux ressources déjà allouées pour l’ICANN69 dans le budget de l’ICANN. Cette décision n’aura aucune incidence sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du DNS.

      Il s’agit d’une décision administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.

   2. Divers

      Aucune résolution n'a été prise.

   Le président a levé la séance.