Document d'information concernant l'obligation de mise à disposition de données à l'ICANN applicable aux bureaux d'enregistrement en vertu de l'article 3.4.3 du contrat RAA 2013

L'article 3.4.3 du contrat d'accréditation de bureau d'enregistrement (RAA 2013) établit pour les bureaux d'enregistrement l'obligation de mettre à disposition de l'ICANN certaines données, informations et registres, sur demande de celle-ci, et prévoit une procédure pour mettre en place des limitations, des protections ou des solutions alternatives au cas où le bureau d'enregistrement jugerait que l'accès de l'ICANN à ces données enfreindrait des lois ou des procédures juridiques applicables.

Plusieurs bureaux d'enregistrement ont demandé des clarifications à l'ICANN concernant la procédure du RAA prévue pour dialoguer et trouver un accord sur des limitations, des protections ou des solutions alternatives à mettre en place pour la mise à disposition des données, informations ou registres demandés par l'ICANN. En particulier, les bureaux d'enregistrement ont fait savoir à l'ICANN que pour aboutir à des discussions efficaces par rapport à tout problème juridique potentiel qui pourrait voir le jour, l'ICANN doit identifier :

(i) le but visé par la demande de données, d'informations ou de registres ;
(ii) l'utilisation que l'ICANN compte faire de ces données, informations et registres ; et
(iii) la durée pendant laquelle l'ICANN conservera ces données, informations ou registres.¹

Ce document d'information offre un aperçu des dispositions pertinentes du RAA 2013 et explique la procédure à suivre par l'ICANN après réception d'une demande de clarification envoyée par un bureau d'enregistrement lorsque l'ICANN cherche à accéder à des données, des informations ou des registres au titre de l'article 3.4.3 du RAA 2013.

Dispositions pertinentes du RAA 2013

L'article 3.4.3 du RAA établit :

3.4.3 Pendant la durée du présent contrat et pendant les deux (2) années suivantes, le bureau d'enregistrement est tenu de mettre à disposition de l'ICANN, sur demande de cette dernière et moyennant un préavis raisonnable, les données, les informations et les registres visés dans cet article 3.4., à des fins d'inspection et de reproduction. En outre, sur demande de l'ICANN et moyennant un préavis raisonnable, le bureau d'enregistrement est tenu de fournir des copies de ces données, informations et registres dans le cadre limité de transactions ou circonstances liées à des enquêtes pour non-conformité, à condition toutefois qu'une telle obligation ne porte pas sur des copies de la base de données complète du bureau d'enregistrement ou de son historique de transactions. Ces copies à fournir seront à la charge du bureau d'enregistrement. Le bureau d'enregistrement peut mettre à disposition de l'ICANN les données, les informations et les registres électroniques qui lui sont demandés dans un format convenable pour lui et acceptable pour l'ICANN, de manière à minimiser tout impact sur les activités du bureau d'enregistrement. Au cas où le bureau d'enregistrement considérerait que la mise à disposition de telles données, informations ou registres enfreindrait la loi ou toute autre procédure juridique applicable, l'ICANN et le bureau d'enregistrement conviennent d'entamer des discussions de bonne foi en vue de trouver des limitations, des protections ou des solutions alternatives qui permettent l'accès à ces données, informations et registres, sous forme résumée ou expurgée, le cas échéant. L'ICANN est tenue de ne pas diffuser le contenu de ces données, informations ou registres, sauf disposition expresse prévue dans la loi, la procédure juridique, la spécification ou la politique applicables.

Procédure pour communiquer des données à l'ICANN

1. Si, en application de l'article 3.4.3, un avis est adressé par l'ICANN au bureau d'enregistrement sollicitant la mise à disposition de (1) données, informations ou registres pour inspection ou reproduction ; ou de (2) données, informations ou registres destinés à l'ICANN, le bureau d'enregistrement peut demander par écrit (un courriel étant jugé suffisant) à l'ICANN de fournir une description écrite spécifiant, dans la mesure du possible : (a) les données, les informations et les registres faisant l'objet de la demande ; et (b) la finalité pour laquelle l'ICANN cherche à collecter ces données, informations ou registres ou à en garder une copie (« Description de la finalité de la collecte »), y compris l'identification de tout transfert envisagé à des tierces parties ainsi que l'objectif de ces transferts.
2. Sur demande écrite du bureau d'enregistrement, l'ICANN fournira par écrit la description de la finalité de la collecte (un courriel étant jugé suffisant). L'ICANN est limitée aux finalités décrites dans le projet de document « Description des éléments de données visés dans la spécification relative à la conservation de données du RAA 2013 et des fins potentiellement légitimes pour leur collecte/conservation », publié le 21 mars 2014 (« Description »), et les modifications que l'ICANN pourrait y introduire de temps à autre. Toute modification future de la « Description » doit être en ligne avec la loi et les réglementations applicables aux bureaux d'enregistrement, y compris, entre autres, les règles concernant le traitement de données à des fins non incompatibles avec la finalité originelle de leur collecte. L'ICANN s'emploiera de bonne foi à trouver un accord avec le bureau d'enregistrement sur le niveau de protection approprié à accorder aux données le cas échéant, et respectera toute sauvegarde nécessaire à cette fin (par exemple, des clauses contractuelles types, si nécessaire).
3. Si une description de la finalité de la collecte est fournie par l'ICANN à la demande d'un bureau d'enregistrement, l'ICANN est tenue de ne pas traiter ou utiliser les données, les informations ou les registres concernés à aucune fin autre que celle établie dans la description de la finalité de la collecte. Cela n'exclut pas la possibilité pour l'ICANN d'établir une nouvelle description comportant d'autres finalités, au cas où l'utilisation des données, des informations et des registres à d'autres fins s'avérerait pertinente, en ligne avec la loi et les réglementations applicables aux bureaux d'enregistrement, y compris, entre autres, les règles sur le traitement de données à des fins non incompatibles avec la finalité originelle de leur collecte. Conformément aux dispositions de l'article 3.4.3 du RAA 2013, l'ICANN ne communiquera pas le contenu de ces données, informations ou registres à aucune tierce partie sauf disposition expresse dans la loi, la procédure juridique, la spécification ou la politique applicables (tel que défini dans le RAA 2013), en ligne avec la loi et les réglementations applicables aux bureaux d'enregistrement, y compris entre autres les règles sur le traitement de données à des fins non incompatibles avec la finalité originelle de leur collecte et, dans la mesure où cela soit applicable, en ligne avec toute sauvegarde portant sur des niveaux appropriés de protection des données que l'ICANN s'est engagée à respecter dans le cadre de transferts ultérieurs ( par exemple, des clauses contractuelles types, le cas échéant). Si l'ICANN est amenée à divulguer le contenu des données, des informations ou des registres conformément au paragraphe ci-dessus, elle communiquera immédiatement par écrit au bureau d'enregistrement (un courriel étant jugé suffisant) les motifs à l'origine de la demande ou de l'injonction, le nom de la partie tierce à qui les données seront communiquées et la finalité d'une telle divulgation, si et dans la mesure où cela est indiqué dans l'injonction ou la demande, sauf interdiction expresse d'une telle notification dans la loi ou la décision du tribunal.
4. L'ICANN supprimera les données, les informations et les registres lorsque ceux-ci ne seront plus nécessaires aux fins détaillées dans la description de finalité de la collecte, en respectant toute disposition en matière de conservation de données prévue par la loi, le cas échéant.

Si un bureau d'enregistrement considère que l'accès de l'ICANN à ces données, informations ou registres enfreint les lois ou les procédures juridiques applicables, les discussions de bonne foi qui s'en suivront entre l'ICANN et le bureau d'enregistrement devront tenir compte des finalités établies dans la description présentée par l'ICANN. Lors de ces discussions de bonne foi, l'ICANN doit prendre en considération, sans limitation, tout avis juridique présenté par le bureau d'enregistrement émanant d'un cabinet juridique reconnu dans la juridiction applicable et, en particulier, toute décision ou directive établie par un organe gouvernemental national ou européen de la juridiction compétente, y compris les autorités de protection de données concernées, ainsi que la disposition de l'article 3.7.2 du RAA 2013 en vertu de laquelle le bureau d'enregistrement est tenu de satisfaire aux lois et règlementations gouvernementales applicables.

Si, comme indiqué ci-dessus, des discussions de bonne foi sont en cours entre l'ICANN et le bureau d'enregistrement, l'ICANN doit s'abstenir pendant un délai de temps raisonnable d'engager toute procédure d'infraction contre le bureau d'enregistrement pour non-respect des dispositions de l'article 3.4.3 du RAA 2013, afin de faciliter l'aboutissement des discussions.

¹Bien que lors des discussions avec l'ICANN, la plupart des bureaux d'enregistrement aient reconnu la légitimité des motifs qui justifient la conservation des éléments de données détaillés dans le chapitre 1.1. et 1.2. de la spécification relative à la conservation de données (« Spécification ») du RAA 2013, certains bureaux d'enregistrement ont demandé à ce que soit clarifiée la procédure du RAA 2013 à mettre en œuvre par l'ICANN pour demander des informations aux bureaux d'enregistrement, afin d'assurer une utilisation compatible de ces renseignements. Cette procédure n'est pas incluse dans le processus de demande de dérogation décrit dans la Spécification.