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Comentarios públicos – Resumen/análisis de la Política operativa sobre la publicación de documentos
Resumen/análisis de los comentarios públicos sobre:
La Política operativa sobre la publicación de documentos
[ Volver a la página de comentarios públicos de octubre de 2009] Cierre del foro: 8 de octubre de 2009
Publicación del resumen: 9 de octubre de 2009
Redactado por: Kieren McCarthy, director general para la participación pública de ICANN
- Antecedentes
- Resumen ejecutivo
- Resumen/análisis
- Preguntas sobre el período para realizar comentarios públicos
- Otros problemas que se plantearon
- Revisión del software de foro
- Revisión del software de la sesión de consulta
- Encuestados activos de la comunidad
La Junta Directiva aprobó la fecha límite para la presentación de documentos, que será 15 días hábiles antes de cualquier reunión pública internacional de ICANN. Es decir, los documentos que serán revisados y sobre los que se dialogará en dicha reunión deben entregarse con una antelación de 15 días hábiles como mínimo, de modo que haya tiempo suficiente para leerlos y familiarizarse con el contenido antes de discutir sobre ellos.
Además de aprobar este criterio, la Junta Directiva solicitó al Comité de Participación Pública ( Public Participation Committee , PPC) que creara una política operativa que abarcara otros aspectos relacionados con la elaboración de documentos, tales como el enfoque, la traducción, el formato y otros.
Esta política estuvo disponible desde el 8 de septiembre, durante 30 días, para recibir los comentarios del público. Vale la pena aclarar que el período para realizar comentarios también se utilizó para experimentar con un software de foro más interactivo que el que habitualmente se utiliza en el proceso de comentarios públicos de ICANN. El presente resumen/análisis también abordará el uso de dicho software.
El PPC también realizó una sesión pública en línea, abierta a todos los miembros de la comunidad, a fin de que examinaran la política y así obtener un aporte mayor. En la sesión se experimentó con un software para realizar conferencias en línea, y este resumen/análisis también abordará su uso (puede encontrar un archivo de dicha reunión en http://icann.na3.acrobat.com/p44978624/).
El contenido de la política operativa fue elogiado a nivel mundial, a pesar de la inquietud por que la política se mantenga como una serie de pautas en vez de constituir un conjunto de reglas estrictas.
Esto no es sorprendente: la mayor parte del contenido de la política ha estado sujeta a una extensa discusión y negociación por parte de la comunidad durante algún tiempo, y el documento simplemente refleja la cantidad de horas de diálogo y deliberación.
No obstante, se han planteado algunas sugerencias para incorporar a la política cuya inclusión debería considerarse antes de entregar el documento a la Junta para su aprobación:
Resúmenes ejecutivos
- La inclusión de opciones de alto nivel, como se describen en el documento en cuestión y en los casos que corresponda, para agilizar el progreso del trabajo.
- La recomendación de que todos los resúmenes se traduzcan a los idiomas de la ONU.
Lenguaje claro
- La inclusión de un proceso destinado a promover un uso más amplio del lenguaje claro, por ejemplo, capacitación para los redactores de los documentos más frecuentes, referencia a guías gratis de la Plain English Campaign (Campaña por un inglés claro).
Agendas de reuniones
- La inclusión de un proceso que permita a líderes de la comunidad compartir información con respecto a las agendas de las reuniones antes de que estas tengan lugar.
Traducción
- Formulación más rigurosa con respecto a la entrega oportuna de los documentos en otros idiomas.
- Identificación de los resúmenes ejecutivos como uno de los tipos de documentos que deben traducirse habitualmente.
Presentaciones
- Expectativa de que las presentaciones se centrarán en el debate en lugar de ser resúmenes de los documentos publicados.
- Recomendación de que todas las presentaciones se archiven en una base de datos en la que se puedan realizar búsquedas con facilidad.
Software
Este período para realizar comentarios fue único en el sentido de que se experimentó con dos tipos de software interactivos. En primer lugar, el software de foro vBulletin se utilizó para el período de comentarios públicos mismo; y en segundo lugar, el Comité de Participación Pública de la Junta Directiva utilizó el software para conferencias Adobe Connect para conducir una discusión colectiva en línea (a diferencia de un medio de difusión unidireccional).
El funcionamiento de los dos software superó las expectativas, y se alienta un uso más amplio de ambos dentro de ICANN. Sin embargo los experimentos no fueron muy significativos y el uso de los software no fue lo suficientemente extenso como para realizar la firme recomendación de que se utilicen ampliamente. No obstante, ambos realizaron sus funciones con suma eficacia y fueron acogidos como una mejora con respecto a los sistemas existentes. Se recomienda a otros que lleven a cabo sus propios experimentos con ambos programas informáticos y luego informen su efectividad y todo el conocimiento que obtengan de su uso.
A continuación presentamos un resumen y un análisis más completos de la política operativa sobre la publicación de documentos y el software utilizado en este período para realizar comentarios.
La Política operativa sobre la publicación de documentos es un documento breve y conciso, que sólo comprende cuatro páginas. Su objetivo es proporcionar un marco y unas pautas claros para la publicación uniforme del trabajo en toda la organización y así permitir un diálogo amplio en toda la comunidad.
La política está dividida en ocho secciones diferentes. A continuación, se analizará cada sección con sus respectivos comentarios.
Fecha límite para la presentación de documentos
La Junta Directiva ha aprobado una sola fecha límite para las reuniones públicas internacionales, que será 15 días hábiles antes de la apertura oficial de la reunión. Los días hábiles se definen como los días de la semana, y la semana calendario consta de cinco días hábiles. Los días festivos públicos no se consideran excepciones. El primer día de la reunión es cuando se realiza la ceremonia de apertura.
La fecha límite para la presentación de documentos está relacionada con la fecha en que la documentación está disponible para que el público pueda revisarla y descargarla.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Dos personas votaron a favor de la fecha límite y una en contra.
Uno de los comentarios cuestionaba si la fecha límite tendría un impacto perjudicial sobre el flujo de trabajo en curso en ICANN, ya que gran parte de la comunidad está compuesta por voluntarios. También sugirió que la fecha límite podía ser una forma de control central.
En una respuesta formal, el Comité Asesor de Alcance valoró positivamente la fecha límite pero expresó la inquietud de que esta implicara un punto crítico en la administración del tiempo al principio del proceso en lugar de abordar el problema más importante de una planificación y una preparación más extensas de los documentos.
Vale la pena mencionar en términos de análisis que la fecha límite fue originalmente solicitada por el Comité Asesor Gubernamental ( Governmental Advisory Committee , GAC) en su comunicado de la Ciudad de México (marzo de 2009). Desde entonces, la idea de una fecha límite ha sido unánimemente respaldada por la comunidad y la Junta. El resultado de dicho proceso, en relación con dos reuniones públicas internacionales de ICANN, ha sido la presentación de documentos por parte del personal con más antelación que nunca en los 11 años de existencia de ICANN.
Esto no significa que el impacto en los voluntarios no se ha tenido en cuenta; y continuaremos teniéndolo en cuenta. Uno de los motivos para exponer al público la política sobre la publicación de documentos a fin de que realice comentarios fue conocer las inquietudes de la comunidad. El personal elaborará un informe al término de cada reunión donde se revisará la eficacia de la política.
Una parte de dicho informe estará inevitablemente destinada a revisar si se ha obtenido una ganancia neta mediante la implementación de dicha política y los problemas que surgieron, de haberlos, a raíz de la imposición de la fecha límite.
Los documentos relevantes deben contar con una carátula y un resumen ejecutivo.
La carátula indicará los detalles más básicos del documento, incluido el título, la fuente, el estado, la fecha de publicación y el idioma.
El resumen ejecutivo es un resumen breve y conciso del documento, escrito en lenguaje claro. El lenguaje técnico, los acrónimos y siglas deben reducirse al mínimo.
Tal resumen debe tener en cuenta el público al que está dirigido y, de manera ideal, debe cubrir de forma concisa el contexto del documento, los detalles principales del documento, todas las conclusiones y recomendaciones que se exponen en el documento, y debe contener una sección "próximos pasos" que describa el curso a seguir.
A modo de guía, se incluyen en un apéndice de este documento algunos ejemplos de resúmenes ejecutivos y carátulas.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Dos personas votaron a favor y ninguna en contra.
En uno de los comentarios, el Comité Asesor de Alcance arguyó que la redacción de un resumen ejecutivo en lenguaje claro y su consecuente traducción, eran un paso fundamental para promover la participación y la comprensión. No hubo otros comentarios.
La respuesta limitada en el foro de comentarios probablemente se deba a que el tema de los resúmenes ejecutivos ha sido uno de los debates más frecuentes y extendidos en la comunidad durante algún tiempo. Una de las recomendaciones clave de la consulta Mejora de la confianza institucional, constituida hace 18 meses, también fue proporcionar resúmenes ejecutivos de los documentos.
Los resúmenes ejecutivos también obtuvieron un apoyo unánime en cada sesión pública del PPC llevada a cabo en las reuniones públicas internacionales de ICANN. La descripción de la política operativa sobre qué debería ser un resumen ejecutivo se basó en las mejores prácticas implementadas ampliamente en diversas industrias. En ese sentido, no es sorprendente que haya habido pocos comentarios.
Durante la sesión de consulta en línea del PPC, otra vez se obtuvo un amplio apoyo a los resúmenes ejecutivos. Varios participantes expresaron un firme deseo de que se proporcionen versiones traducidas de los resúmenes ejecutivos.
Una sugerencia para ser incluida en el resumen, propuesta por un miembro del PPC, fue que el resumen ejecutivo resaltara las diversas opciones comprendidas en un documento (en los casos que corresponda) a fin de facilitar el desarrollo de las discusiones.
Acrónimos, siglas y lenguaje técnico
Todos los acrónimos, siglas y términos técnicos deben expandirse o explicarse la primera vez que aparecen. En los casos en que sea necesario, puede incluirse una definición o un vínculo a un glosario con respecto a un término relevante .
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Cinco personas votaron a favor y ninguna en contra. En uno de sus comentarios, el Comité Asesor de Alcance apoyó la sección.
Los acrónimos/siglas y el lenguaje técnico también han sido un tema frecuente de debate en la comunidad y en las sesiones públicas del PPC.
Se ha llegado al acuerdo unánime de que deben reducirse al mínimo, y dicho acuerdo se reflejó en la sesión de consulta del PPC, donde tanto los miembros de la comunidad como del Comité expresaron frustración ante el uso excesivo y constante de acrónimos y siglas.
Se observó que una reducción en el uso de acrónimos, siglas y lenguaje técnico (así como el uso de lenguaje claro; ver a continuación) facilitaría la traducción de los textos y esto, a su vez, posibilitaría una mayor comprensión y participación en toda la organización.
El uso de lenguaje claro es una condición para la comprensión y participación eficaces en el trabajo de ICANN. El personal y la comunidad deberán evaluar si un documento está redactado en un lenguaje lo suficientemente simple antes de su publicación.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Cinco personas votaron a favor y una en contra.
Hubo tres comentarios sobre este tema. Todos estuvieron de acuerdo con esta pauta, y uno sugirió que un buen criterio para determinar qué es el lenguaje claro sería el que es "tan simple como para que tu madre lo entienda". Se obtuvo el mismo consenso durante la sesión de consulta del PPC, con un comentario adicional con respecto a que algunos documentos son difíciles de entender aun para los nativos de habla inglesa.
Se planteó la inquietud de que este criterio podría utilizarse como un mecanismo de control para impedir la publicación de documentos o permitir la censura.
Como la política operativa indica específicamente que está diseñada para actuar como mejor práctica y pauta, parece improbable que el uso de lenguaje claro podría ser un mecanismo eficaz para impedir la publicación o permitir la censura.
No obstante, tal vez valga la pena indicar que, si bien todos acuerdan en el uso de lenguaje claro, el asunto mucho más importante es cómo garantizar que se lleve a cabo en la práctica. Una pauta de por sí probablemente no tenga ningún impacto en la redacción de documentos. La pauta debería actuar como un catalizador para que otros cambios sean efectivos. A modo de ejemplos: asignar la redacción final de los documentos a aquellos individuos reconocidos como comunicadores eficaces en la redacción escrita; elaborar pautas simples con respecto a qué se considera lenguaje claro y qué no; capacitar a aquellos que redactarán los documentos.
La Plain English Campaign (Campaña por un inglés claro), con base en el Reino Unido, está reconocida internacionalmente como una organización experta en este tipo de labor e incluso otorga el reconocimiento "crystal mark" para los documentos que según su evaluación están escritos de forma clara.
La organización ofrece capacitación sobre redacción en lenguaje claro (en línea y en las instalaciones), así como guías gratis en su sitio web, http://www.plainenglish.co.uk
La fecha límite para la presentación de documentos rige para las agendas de las reuniones.
Las agendas de las reuniones se definen como una descripción general de todas las sesiones públicas que tienen lugar en la sede de la conferencia, tanto en los días anteriores a la ceremonia de apertura oficial como en los días posteriores a la última reunión de la Junta Directiva.
Esa descripción general debe incluir:
- un desglose de los temas que se tratarán;
- una lista de los oradores o panelistas agrupados según el tema relevante;
- una explicación de los objetivos de la reunión y los resultados esperados;
- hipervínculos a documentación importante.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Dos personas votaron a favor y una en contra.
Hubo un comentario sobre esta sección. Este comentario arguyó que la sección era útil como orientación pero que, como las reuniones varían considerablemente, sólo debería tomarse como una pauta en vez de una regla.
Como la misma política operativa se reconoce específicamente como un documento que promueve las mejores prácticas y pautas, la respuesta del comentarista ya está aceptada implícitamente.
De nuevo, si bien todos están de acuerdo con la idea de proporcionar las agendas de las reuniones y el formato en la política operativa constituye un enfoque de sentido común con respecto a la presentación de dichas agendas, el verdadero problema es cómo garantizar que esto se lleve a cabo en la práctica.
Vale la pena mencionar que cinco días después de la fecha límite para la presentación formal de documentos de Seúl, fecha en la que se presupone que se han entregado las agendas de las reuniones en relación con todas las sesiones, sólo tres de las 75 sesiones proporcionaron información semejante a las pautas indicadas anteriormente; 12 proporcionaron algunos detalles, como los nombres de los miembros del panel; y el resto no expuso ningún detalle o aportó información muy limitada.
Durante la sesión de consulta del PPC, se debatió sobre el hecho de que uno de los problemas relativos a la provisión de las agendas de las reuniones era que el sistema para decidir sobre las reuniones y sus agendas no era claro, además de que no se comunicaba ni coordinaba eficazmente en toda la organización.
ICANN ha adoptado una serie de principios de traducción, disponibles en: http://www.icann.org/en/accountability/frameworks-principles/community.htm#e
Estos principios deben tenerse en cuenta al redactar los documentos relevantes para las reuniones públicas internacionales de ICANN. Además, esta política operativa será revisada junto con los principios de traducción en un esfuerzo destinado a hallar soluciones a los problemas actuales, que incluyen:
- Qué documentos (o secciones de documentos) deben traducirse y a qué idiomas.
- La publicación oportuna de los textos traducidos.
- Herramientas para el discurso multilingüe.
Otros problemas que deben analizarse incluyen el impacto cuantificable y la efectividad en función de los costos de las iniciativas de traducción.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Tres personas votaron a favor y ninguna en contra.
En un comentario realizado al foro, el Comité Asesor de Alcance indicó como inquietud principal la provisión oportuna de los textos traducidos y señaló varias declaraciones formales anteriores sobre este tema.
El tema de la traducción también se debatió activamente durante la sesión de consulta en línea del PPC.
Nuevamente, surgió el tema de proporcionar las traducciones de los documentos en un marco temporal conveniente.
Si bien los documentos en inglés se publican sobre la fecha límite, la demora con respecto a otros idiomas limita el tiempo con el que cuentan las personas que no son de habla inglesa para revisar los documentos antes de debatir sobre ellos. También restringe la capacidad de estas personas para interactuar con otros miembros de la comunidad en las reuniones sobre un tema en particular.
El problema se agrava si al mismo tiempo que se lleva a cabo la publicación de un documento, se inicia un período para realizar comentarios públicos, ya que las personas que no son de habla inglesa contarán con poco tiempo para responder.
También se observó que, conforme a la nueva Confirmación de compromisos, se prevé que ICANN alcance nivel internacional y que la traducción será un factor decisivo en dicho esfuerzo.
El tema de la traducción de los resúmenes ejecutivos (que forman parte de la política operativa; ver arriba) también se consideró como una manera eficaz de permitir que la comunidad comprenda el trabajo que realiza ICANN y promover así una participación más amplia.
Asimismo, se debatió la necesidad de garantizar que los limitados recursos financieros se utilizaran de un modo más adecuado con respecto a la traducción de los textos. Otra vez, la traducción de los resúmenes ejecutivos se consideró como un punto de partida eficaz.
Preferentemente, las presentaciones deben proporcionarse con la mayor antelación posible a una reunión.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Tres personas votaron a favor y ninguna en contra.
Hubo dos comentarios sobre esta sección. Uno de ellos arguyó que las presentaciones en las reuniones no deben ser resúmenes de los documentos publicados sino que deben estar diseñadas para suscitar el debate sobre un documento, por ejemplo, la fecha límite para la presentación de los documentos debe basarse en el supuesto de que todos los individuos han leído los documentos antes de la reunión en la que se debatirán.
Este punto también se planteó y fue secundado durante la sesión de consulta del PPC. Sería mejor dedicar el poco tiempo disponible a debatir sobre los documentos en lugar de revisar los resúmenes de los documentos ya publicados.
El Comité Asesor de Alcance estuvo de acuerdo con la entrega temprana de las presentaciones y al mismo tiempo indicó que, en tanto organización compuesta en su mayoría por voluntarios, ICANN debe estar preparada para obtener las presentaciones después de la fecha esperada. Además, señaló que en su opinión, antes que la entrega temprana de las presentaciones, era más importante encontrar la manera de que estas estén disponibles en un archivo en el que puedan hacerse búsquedas.
Presentación de informes y evaluación
El personal de ICANN preparará un informe que aborde el cumplimiento de la fecha límite para la presentación de documentos y la política operativa relacionada, así como la eficacia de ambos con respecto a posibilitar un diálogo y un debate más extensos en la comunidad, y lo entregará al Comité de Participación Pública de la Junta Directiva en el lapso de los 45 días posteriores al término de cada reunión pública internacional.
Dicho informe será útil para comunicar la fecha límite para la presentación de documentos a los encargados de la supervisión del Comité de Participación Pública de la Junta Directiva, de modo que el PPC pueda a su vez informar a la Junta Directiva y realizar sugerencias más beneficiosas.
Se conservará, actualizará y se pondrá en línea a disposición del público una sola lista de control de los documentos que se emitirán para las reuniones públicas internacionales.
ICANN trabajará para introducir una convención de nomenclatura uniforme para los documentos.
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Tres personas votaron a favor y ninguna en contra.
El Comité Asesor de Alcance consideró que el tema de la presentación de informes era una forma importante de garantizar que la política se revisara y modificara en función de las necesidades.
La política operativa no define el tema del formato y el contenido del informe del personal, lo cual tiene sus ventajas y desventajas. Como la política asume que evolucionará y se modificará con el transcurso del tiempo, sin duda, esta sección será nuevamente revisada una vez que haya sido puesta en práctica.
PREGUNTAS SOBRE EL PERÍODO PARA REALIZAR COMENTARIOS PÚBLICOS
Aparte del documento en sí, formulamos tres preguntas específicas sobre la política operativa.
1. ¿La comunidad (y el personal) está preparada para la entrega temprana de los documentos?
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Dos personas votaron a favor y dos en contra.
El Comité Asesor de Alcance opinó que la comunidad necesitaría varios casos de experiencias positivas antes de que fuera posible un cambio cultural más amplio, pero que la política operativa sobre la publicación de documentos era un primer paso adecuado. No hubo otros comentarios específicos.
La ausencia de una discusión más amplia sobre el tema, considerando su posible impacto, indicaría que la comunidad no está preparada y tal vez no tenga una noción cabal acerca de la finalidad de la política sobre la publicación.
2. ¿Está lo suficientemente convencido de que es necesaria una fecha límite para la presentación de documentos para modificar las culturas y los enfoques establecidos?
Se incluyó una votación en esta parte de la política. Dos personas votaron a favor y ninguna en contra.
Uno de los comentarios arguyó que existen problemas de mayor relevancia que deben abordarse antes que el tema de la fecha límite para la presentación de documentos o la política operativa, en particular la transparencia y las comunicaciones generales.
La persona que realizó el comentario también expresó la inquietud de que la política actúe como una barrera en cuanto a la redacción de los documentos.
El Comité Asesor de Alcance manifestó que sí estaba convencido de la necesidad de una fecha límite para cambiar su cultura y, en su declaración en la reunión cumbre llevada a cabo en la Ciudad de México, señaló varios elementos que demostraron que su línea de pensamiento concordaba con la política operativa.
Como lo reconoció el PPC en el proceso relativo a la fecha límite para la presentación de documentos, lograr que se siga una política sobre la publicación de documentos llevará tiempo y requerirá un compromiso activo de la comunidad. Es necesario esgrimir un argumento que describa los beneficios que la gente puede esperar al modificar sus hábitos.
3. ¿De qué manera podemos abordar eficazmente el problema del idioma y el lenguaje técnico?
Hubo tres respuestas en línea a esta pregunta. Uno opinó que si bien el uso de lenguaje técnico es excesivo, esto también es común en los campos técnicos y no representa una barrera considerable en cuanto a la participación, del mismo modo que los símbolos matemáticos son reconocidos universalmente. En cambio, centrar la atención en la elaboración de un glosario sería más eficaz.
Hubo un acuerdo un tanto vacilante con este punto de vista del segundo comentarista. Opinaron que al tratar con una variedad de idiomas y culturas (como debe hacerlo ICANN), es necesario ser más cuidadoso en la redacción de los documentos, incluso con respecto al uso del idioma y del lenguaje técnico.
El Comité Asesor de Alcance opinó que la provisión de glosarios era esencial pero indicó que continuaría representando un desafío durante algún tiempo.
Ciertamente, existe una dificultad intrínseca en relación con aquellos que ya están demasiado involucrados en el tema de que ICANN determine qué aspectos de su conducta limitan la participación de otros. Además, es una situación que no mejorará con los períodos para realizar comentarios públicos de ICANN, ya que requiere la participación previa dentro de la organización. En cambio, el mejor criterio será seguir las mejores prácticas de la industria y, luego, obtener activamente las perspectivas de nuevos participantes sobre qué es eficaz y qué no en lo que se refiere al uso del idioma y el lenguaje técnico.
OTROS PROBLEMAS QUE SE PLANTEARON
Cuatro comentaristas también expresaron su firme preferencia de que todos los informes que el personal envíe a la Junta Directiva de ICANN estén disponibles públicamente.
La opinión general fue que la comunidad tiene derecho a saber lo que el personal recomienda a la Junta Directiva, si bien se reconoció que en algunas ocasiones puede haber asuntos confidenciales o privilegiados, tales como las relaciones con los empleados y el análisis legal.
Dos presidentes, uno de una Organización de Apoyo y el otro de un Comité Asesor, estuvieron de acuerdo con este argumento, y uno de ellos señaló que proporcionar dichos informes también permitiría a la comunidad corregir cualquier información errónea allí contenida.
Al igual que en el segundo o en los dos experimentos con un software de foro más interactivo, en este período para realizar comentarios se utilizó el software vBulletin común.
Hubo tres comentarios a favor del software, aunque un comentarista expresó la inquietud de que el experimento realizado implica el uso de aun más productos de software y arguyó que ICANN debería procurar trabajar con la menor cantidad de sistemas posible.
De las estadísticas tomadas del software, el período para realizar comentarios demostró ser mucho más popular en comparación con otros períodos. Al poco tiempo de su introducción, el período para comentarios registró a 43 usuarios individuales que revisaban la política al mismo tiempo. Al final, se registraron 26 individuos con el software para publicar comentarios.
En total, las páginas que comprenden el período para realizar comentarios registraron 24 respuestas y 3180 vistas. En lo que se refiere a un período para realizar comentarios de ICANN, este es un resultado por encima del promedio y, significativamente, por encima del promedio en cuanto a un período para realizar comentarios que no tiene un impacto directo en asuntos contractuales o da lugar a cambios estructurales dentro de ICANN.
Quizás sea notable que nadie haya utilizado para enviar los comentarios al foro el método tradicional de correo electrónico solamente, lo cual implica que las personas prefirieron la posibilidad de responder a determinados aspectos de la política y estar en posición de participar con otros.
Muchos de los comentarios publicados fueron sobre comentarios anteriores de otras personas, lo cual añadió una interactividad que demostró ser beneficiosa en todos los casos (si bien existe el riesgo de que, a medida que la escala se extienda, sea necesaria la moderación a fin de evitar la divagación del argumento, como se observa con frecuencia en otros foros en línea).
El software de foro también permitió al personal aclarar algunos conceptos erróneos mientras el período para realizar comentarios aún estaba en progreso, lo cual bien puede preverse que mejorará las comunicaciones en general y el progreso del trabajo en el proceso de ICANN.
El software demostró ser lo suficientemente flexible como para responder a los cambios (las preguntas del período para realizar comentarios se extrajeron de un área y se colocaron en otra sin problemas y con resultados positivos).
El Comité Asesor de Alcance valoró la mayor interactividad provista por el software pero también solicitó que el PPC continúe impulsando la investigación y la experimentación con otras herramientas de participación, apuntando al mismo tiempo al uso de herramientas de fuentes abiertas, siempre que sea posible.
En general, el software demostró ser sumamente útil al incrementar la participación y la interacción, promover el debate y posiblemente permitir un progreso más rápido en el proceso de lograr el acuerdo de la comunidad. No obstante, el software no fue probado lo suficiente como para que pueda recomendarse como sustituto del sistema existente en este momento.
Ciertamente debe promoverse su uso en los futuros períodos para realizar comentarios, ya que cuenta con una cantidad de características útiles que el proceso actual no presenta y, en esta etapa, parece que las desventajas relativas a proporcionar esta funcionalidad extra son insignificantes.
REVISIÓN DEL SOFTWARE DE LA SESIÓN DE CONSULTA
El PPC llevó a cabo una sesión de consulta en línea específica acerca de la política operativa sobre la publicación de documentos con el software para conferencias Adobe Connect.
Adobe Connect se ha utilizado ampliamente este año para realizar conferencias, pero se ha utilizado principalmente como un dispositivo unidireccional para permitir las transmisiones de audio y video en Internet, así como las presentaciones.
En este caso, el software se utilizó colectivamente como una reunión abierta, con toda la interacción llevada a cabo en línea, con la inclusión de la conexión de audio (a través de los equipos particulares) como el principal mecanismo de conexión. También se utilizó una sala de chat para compartir comentarios y responder a las observaciones de las otras personas.
La sesión se desarrolló mejor de lo esperado, especialmente si se tiene en cuenta que fue la primera vez que esto se ponía en práctica.
La dificultad principal fue lograr que los equipos particulares funcionaran por medio del software. Una cierta cantidad de participantes no tenían micrófonos en sus equipos, motivo por el cual fue imposible realizar la conexión de audio. Otros varios requirieron ayuda para configurar el micrófono o la fuente de audio. Un miembro del Comité no pudo hacer funcionar su sistema.
El método utilizado —esencialmente una reunión dirigida pero en línea— funcionó satisfactoriamente, pero implicó demoras, ya que se solicitó a los participantes que "levantaran la mano" para ser seleccionados y poder expresarse. Esto dio lugar a que la reunión fuera menos dinámica que una reunión en persona, pero finalmente resultó una desventaja menor y la reunión tomó su propio ritmo.
Ciertamente, el método resultó muy popular entre los participantes de la comunidad. "Esta es una de las mejores reuniones en las que he participado con ICANN", declaró uno. Otro: "Es una herramienta conveniente. Muy buena reunión". Un tercero: "Gracias, fue una reunión excelente".
El Comité Asesor de Alcance valoró la mayor interactividad provista por el software pero también solicitó que el PPC continúe impulsando la investigación y la experimentación con otras herramientas de participación, apuntando al mismo tiempo al uso de herramientas de código abierto, siempre que sea posible.
En resumen, a pesar de las inquietudes, especialmente con respecto al uso de audio con del software para conferencias, la herramienta funcionó con suma eficacia y posibilitó una forma interesante de interacción y algunos comentarios valiosos. En total, 24 personas participaron en la sesión. De ellas, 14 eran miembros de la comunidad y el resto, miembros del personal o de la Junta Directiva.
Deberían elaborarse algunas pautas en relación con llevar a cabo estas reuniones en línea a fin de incrementar su eficacia, pero, en general, debería recomendarse a otros comités y grupos que utilicen el software Adobe Connect como medio para interactuar con la comunidad sobre temas importantes.
ENCUESTADOS ACTIVOS DE LA COMUNIDAD
ALAC: respuesta oficial del Comité Asesor de Alcance
JA: Jorge Amodio, ALAC
SB: Sebastien Bachollet, ALAC
AD: Avri Doria, presidente de GNSO
BF: Brett Fausett, individuo
CLO: Cheryl Langdon-Orr, presidenta de ALAC
MN: Michele Neylon, Blacknight, registrador
JN: Jeff Neuman, Neustar, registro
DY: Danny Younger, individuo