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Public Comment

Public Comment is a vital part of our multistakeholder model. It provides a mechanism for stakeholders to have their opinions and recommendations formally and publicly documented. It is an opportunity for the ICANN community to effect change and improve policies and operations.

《义务确认书》(AoC) 审核和组织审核的拟议日程与流程/运营改进

Open Date

15 May 2015 23:59 UTC

Close Date

2 July 2015 23:59 UTC

Staff Report Due

23 July 2015 23:59 UTC
 
 
 
 

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Brief Overview

本轮公共评议期旨在针对《义务确认书》和《ICANN 章程》中规定的审核项目（组织机构审核）的拟定日程安排、流程和运营改进等问题征询公众意见。本次公共评议的请求是基于社群工作量和 2016 财年中的多次审核时间安排所确定的。根据《义务确认书》(AoC) 和 ICANN 章程，除完成 GNSO 审核外，还有 7 项审核定于 20161 财年 进行：根据《义务确认书》的要求，这些审核包括：安全、稳定和弹性审核 (SSR2)；WHOIS 政策审核 (WHOIS2)；竞争、消费者选择和消费者信任审核 (CCT)。而章程中规定的组织机构审核则包括：一般会员第 2 轮审核、提名委员会第 2 轮审核、安全与稳定咨询委员会第 2 轮审核和根服务器系统咨询委员会第 2 轮审核。

具体而言，三大《义务确认书》审核和一般会员审核的初始工作预计将在 2016 财年内进行；而另外三大组织机构审核则将推延至 2017 财年进行。而竞争、消费者选择和消费者信任审核的时间安排不受本提案的影响 － 该审核将按计划启动，在 2015 年 9 月征召志愿者参与。除了提出一种方法来调整日程以适应社群工作量外，还根据社群的建议提出了几项改进措施以提高审核效率和效果。

应注意，本次协商中认识到，问责制 CCWG 流程正在考虑将 AoC 审核纳入 ICANN 章程的建议，这可能会根据需要调整时间安排。

ICANN 致力于按照 AoC 和章程履行其义务，并随时准备实施经批准的审核日程（除非社群对其他适当方案达成了一致意见）。本次公共协商和供考量的拟议备选日程在很大程度上是在利益相关方请求缓和意料之外的审核日程重叠之后提出的，因为同时进行多项审核将对 ICANN 利益相关方的能力和 ICANN 资源产生重大影响。达成 ICANN 履行问责制义务的承诺固然重要，针对社群对工作量的担忧予以回复也非常重要。

拟议时间表和流程/运营改进都列于下文的第 II 节中。 已制定了一份模板 [PDF, 348 KB]以便于大家提供关于此公众意见的看法。大力鼓励评论者使用此模板，但是并不要求一定这样做。此模板可供使用者针对提案发表总体意见并按各小节发表具体意见。请注意，并不要求将各小节填写完整，评论者可以根据自己的意愿选择填写。

1 ICANN 2016 财年的起止日期为 2015 年 7 月 1 日 — 2016 年 6 月 30 日

ICANN 提出一份经修改的日程供审核，还提出了一些旨在简化审核流程以更高效地利用志愿者时间和 ICANN 资源的流程/运营改进措施。

董事会将在考虑社群反馈（包括提出的其他方案）之后批准经更新的审核日程。

一旦获得批准，这份经修改的日程将得以实施，除非正在进行的其他流程（例如，从 IANA 管理权移交讨论和加强 ICANN 问责制工作中产生的流程）会对其产生影响。由这些流程而产生的任何变更将视情况被纳入此项工作中。

Section I: Description and Explanation

有关审核日程的社群讨论产生了提出新拟议日程的请求。此外，正在分析从先前 AoC 审核和组织审核中获得的经验教训，正在实施 ATRT2 的第 11 条建议（解决 AoC 审核的有效性）。所有这些为员工提出关于拟议审核的时间安排和流程/运营改进的建议提供了基础，这些建议的目的是提高审核的效率（包括成本节约）和有效性，并确保 ICANN 继续根据 AoC 和章程履行其承诺。

Section II: Background

AoC 审核背景

《义务确认书》 (AoC；第 9 节)要求 ICANN 每三年针对其履行承诺的情况组织一次审核，但没有对时间安排进行详细说明（从何时算起的三年？从召集审核的日期起算？还是从完成审核的日期起算？亦或是从董事会采取有关审核的行动之日起算？）第二问责制和透明度审核小组 (ATRT2) 发布了改进 AoC 审核的建议（第 11 条建议）。实施此建议包括为 AoC 审核确立经改进的流程和适当的审核日程。

AoC 中关于审核的时间安排表述得含糊不清，因此导致了多种不同的解读。四次已完成的 AoC 审核中包括：两次问责制和透明度审核（ATRT1 和 ATRT2），一次安全、稳定与弹性 (SSR) 审核和一次 WHOIS 审核；这些审核为简化将来的审核以建立一个可预见的、高效且有效的审核流程提供了宝贵的经验和机会。

ATRT1 和 ATRT2 审核都在一个日历年内完成。AoC 规定了 ATRT1 的日程，但对 ATRT2 的截止期限未作要求。ATRT2 在 ATRT1 成立约两年后着手开展工作。这限制了实施获得董事会批准的 ATRT1 建议的时间，并限制了在组建 ATRT2 以审核来自 ATRT1 的实施活动的效果和开展审核之前将改进纳入标准操作流程的时间。

首个 SSR 和 WHOIS 审核周期表明，召集合格的志愿者小组成员并开展审核需要花费的时间比 ATRT 1 & 2 审核更长（用 4 个月来召集合格的志愿者小组成员，用超过 1.5 年的时间来完成审核）。董事会需要用 6 个月的时间来评估建议和采取相应的行动（如 AoC 的要求），这就意味着 SSR 和 WHOIS 审核将在召集审核 2 年后才能开始全面实施。各次 AoC 审核获得的建议中提出了不同的实施时间框架，许多拟议的改进措施需要三年或以上时间才能完成，特别是在 SSR 和 WHOIS 审核中。两次审核之间的间隔时间越短，就会对后续审核小组评估先前审核小组的改进效果（如 AoC 的要求）的能力造成越大的限制。

组织审核背景

ICANN 章程要求对 ICANN 支持组织和咨询委员会定期开展审核。由董事会结构改进委员会 (SIC) 监督这些审核和改进流程。《ICANN 章程》第 IV 条第 4 款规定："董事会应通过与接受审核的组织无关的一个或多个实体对各支持组织、各支持组织理事会、各咨询委员会（除了政府咨询委员会外）及提名委员会的业绩和运作情况进行定期审核。根据董事会规定的标准所采取的审核目标应是为了确定 (i) 作为 ICANN 组织结构的一部分，该组织是否具有长期的目标，(ii) 如果有的话，那么对其结构或运作方式的任何更改是否有助于提高其效力。基于董事会确定的可行性，定期审核至少每五年执行一次。五年周期将从董事会接收相关审核工作组最终报告的那一刻算起。"

拟议日程

  1. 三大《义务确认书》审核和一般会员审核的初始工作预计将在 2016 财年内进行；而另外三大组织机构审核则将推延至 2017 财年进行。竞争、消费者选择和消费者信任审核的时间安排不受本提案的影响。AoC 审核的拟议日程旨在阐明下一审核周期的起始点，为计划和组织审核提供充足的时间，并体现更加专注的审核范围（在下文讨论）。本次公共协商意识到问责制 CCWG 正考虑将 AoC 审核纳入 ICANN 章程，并且一旦当时的审核受到影响，则问责制 CCWG 提出的任何建议都将成为本时间表考虑的因素。就组织审核而言，NomCom2、RSSAC2 和 SSAC2 审核都将推迟一年，在 2017 财年进行。

    AoC 审核 – 三项 AoC 审核安排在 2015 年末开始开展。请注意，本提案并未推迟这三项 AoC 审核的开始时间，因为这些审核被视为关键问责机制，仍应作为首要工作予以开展。但是，如果问责制 CCWG 流程建议对这些 AoC 审核做出调整，则应考虑该项意见。

    正如先前 与社群所讨论的, AoC 审核应在针对先前审核建议开始采取董事会行动的三年2 后开始进行 (SSR – 2012 年 10 月 18 日; WHOIS – 2012 年 11 月 8 日)。 因此，ICANN 应在 2015 年末准备并开始 SSR2 和 WHOIS2 审核，结合下文所述的流程/组织改进采取严格界定范围的方法予以实施。请注意，竞争、消费者信任和选择 (CCT) 审核将按计划于 2015 年 9 月开始，不因本拟议日程而推迟。

    根据拟议日程，三项 AoC 审核（SSR2、WHOIS2 和 CCT）将同时进行，准备阶段（指定志愿者和计划审核工作）于 2015 年 9 月开始。预计将在五个月内组建审核小组并完成初步计划工作，审核小组的实质性工作将于 2016 年 3 月开始并持续一年。

    意见：请您提供关于拟议 AoC 审核日程的意见，根据该审核日程，三项 AoC 审核将同时进行。

    组织审核 – 根据当前的时间表，NomCom2 和 SSAC2 审核的准备工作现在就将开始，RSSAC2 审核的准备工作将于 2015 年 8 月开始。此外，2014 年 6 月开始的 GNSO2 审核预计于 2015 年 8 月完成，之后将开展实施工作。根据当前的时间表，At-Large 2（一般会员）审核的准备工作已经开始，独立审查机构预计于 2015 年 7 月介入。

    按照拟议时间表，ICANN 将根据较为宽松的日程准备并开始 At-Large2 审核，在 2016 财年独立审查机构介入前实施自我评估部分和微调审核方法/数据搜集，以适应一般会员组织。独立审查机构将于 2016 年 4 月到 12 月间开展审核。从 At-Large2 审核、GNSO2 审核和实施中得到的经验教训,3 将为 NomCom2、SSAC2 和 RSSAC2 的计划提供信息。各项审核的计划工作将于 2016 财年末开始并于 2017 财年启动审核。

    意见：请您提供关于拟议组织审核日程的意见，该日程要求按照较为宽松的日程开展 At-Large2 审核，并在 2017 财年开始开展 NomCom 2、RSSAC2 和 SSAC2。

拟议的流程/运营改进

  1. 使用针对 AoC 审核的计划和项目管理工具，包括清晰专注的审核范围、持续的预算制定及成本跟踪。

    拟议改进是：采取与大致类似组织开展绩效评估所采取的良好做法相一致的审核方法。建议的主要改进：

    • 在计划阶段确定出清晰、专注的审核范围，这将有助于改进志愿者时间和 ICANN 资源的计划和预算制定工作。
    • 提供持续的预算制定，进行成本跟踪，使预算范围标准化
    • 开发有用的工具，用于为减轻各个审核小组负担和提高审核之间一致性提供指南，例如项目计划、时间表、 检查清单示例和模板。

    AoC 审核成本的主要推动因素为：志愿者数量、现场会议次数、审核范围/执行、审核持续时间以及独立顾问是否协助审核小组。在过去，有关以上提到的成本推动因素的具体信息只能在审核小组开始开展工作后才能得知。这些信息通常都太晚确定，无法在年度预算流程中予以考虑，从而造成预算资源和具体审核需求之间产生差距。为获得一个清晰、专注的审核范围而提出了拟议流程改进措施，这将通过使用"标准"预算分配和持续的预算制定及后续成本跟踪来弥补差距。如 ATRT2 的建议，将开发/在下个审核流程中纳入相关程序，以在开始时为审核小组提供清晰的审核预算和假定。在审核过程中，需要定期报告与计划日程和预算有关的进展。清晰、专注的审核范围预计还能帮助审核小组区分建议的优先顺序，从而优化有限的 ICANN 资源（时间和预算）。

    意见：请您提供关于在审核中应用计划和项目管理工具这一提案的意见。

  2. 简化 AoC 审核小组和缩短审核持续时间。

    拟议改进旨在确保志愿者的技能和专业知识与待开展审核的要求一致。提案建议根据各项审核的范围确定志愿者成员，以期成立规模更小、范围更专注的小组。4 为了为志愿者提供关于其预计服务期限的实际预期，建议在计划阶段确立清晰、专注的审核范围，并在审核过程中采用有用的工具。志愿者招募声明中将提供关于预期日程、里程碑和时间投入的信息。基于改进后的计划、专注的范围、对建议进行优先排序、可供使用的审核指导材料以及有关实施进程的及时、详细的报告，AoC 审核的持续时间将会缩短。建议指出，应将包含主要工作阶段和里程碑的项目计划模板作为每项审核的专用工具，以决定实际时长。请注意，过去的 AoC 审核一般持续 12 到 20 个月。

    建议变更提出调整审核小组的任期，这样小组就可以回答有关他们所提建议的意图和实施的问题。这将形成更有效的实施流程。根据此提案，审核小组的任期到实施计划完成时结束；而当前的做法是，审核小组的任期在提交最终报告后结束。

    意见：请您提供关于简化 AoC 审核小组和缩短审核持续时间的提案的意见。

  3. 在每项组织审核中关注运营有效性，由接受审核的组织开展自我评估和实施重点突出的准备工作。

    ICANN 章程规定， "董事会应通过与接受审核的组织无关的一个或多个实体对各支持组织、各支持组织理事会、各咨询委员会（除了政府咨询委员会外）及提名委员会的业绩和运作情况进行定期审核。根据董事会规定的标准所采取的审核目标应是为了确定 (i) 作为 ICANN 组织结构的一部分，该组织是否具有长期的目标，(ii) 如果有的话，那么对其结构或运作方式的任何更改是否有助于提高其效力。"

    针对组织审核提出了以下改进措施：

    • 确定其他流程以评估某一特定 ICANN 组织是否具有长期目标（参见下文）。
    • 由被审核实体的代表开展自我评估，评估先前审核结果和建议的实施情况以及改进是否有效。
    • 准备工作旨在微调审核方法和数据搜集以适应待审核实体，此项工作应在启动选拔独立审查机构的竞标流程之前进行。
    • 澄清一点：由上次审核周期产生的结构变更以及其他改进将被纳入下次审核周期的组织有效性范围进行评估。
    • 澄清一点：是否需要结构变更以及应该何时考虑此类变更将成为组织审核完成后的讨论主题。

    根据近期审核的经验教训并结合考虑 2016 财年 － 2020 财年 ICANN 战略计划的采纳和实施，除定期审核（参见下文）外，其他方式可以更好地评估某一 ICANN 组织是否具有长期目标。

    所有审核流程的标准做法都是在一开始评估先前审核结果和建议的实施情况以及改进是否有效。上次审核周期产生的结构变更以及其他改进将被纳入下次审核周期的组织有效性范围进行评估。由接受审核的组织开展的此类评估将为独立审查机构的工作提供有用的关键信息。同时，对于接受审核的组织寻求所实施改进未达到预期效果的原因也很有用。这一流程与持续改进的理念一致。是否需要结构变更以及应该何时考虑此类变更将成为组织审核完成后，也可能是实施计划期间的讨论主题，这取决于各类调查结果和建议的性质。

    为了进一步改善组织审核的效率和有效性，建议被审核实体的代表参与各项准备工作，这些工作旨在微调审核方法和数据搜集以适应待审核实体，并且这项工作应在启动选拔独立审查机构的竞标流程之前进行。目前，此方法正在一般会员审核中试用并获得了初步积极反馈。

    意见：请您提供关于"在每项组织审核中关注运营有效性，由接受审核的组织开展自我评估和实施重点突出的准备工作"这一提案的意见。

  4. 考虑（为组织审核）建立其他流程以审查组织的长期目标等战略问题。

    对于 ICANN 组织在 ICANN 架构中是否有一个长期目标的这一问题，与所有 ICANN 组织相关的长期战略性考量，以及重要的跨组织的依赖性和关联性，这三者之间是一致的。经过社群自下而上的广泛努力，董事会最近采纳了 ICANN 战略计划，计划建议建立其他流程以审查战略问题，如 ICANN 组织的长期目标是否与战略计划相符。此外，IANA 职能管理权移交和加强 ICANN 问责制的提案可能会影响 ICANN 的结构和组织，应该作为首要（"元"）话题进行讨论。在实施其他流程以解决战略结构问题的同时，组织审核将继续且更专注于运营有效性方面的问题。

    意见：请您提供关于"在组织审核中关注运营有效性，考虑确立其他方法以审查组织长期目标等战略问题"这一提案的意见。

正在进行的改进 — 供参考

多项流程改进正在进行或正在接受董事会考量，在此处提出仅供参考和作为附加背景信息。具体包括：

  • 在 SIC 履行监督组织审核的职责的同时，AoC 审核的监督将被分配给适当的董事会委员会或董事会的部分成员。
  • 在实施审核中提出的改进措施时，采用项目管理协会的全球标准（在 ATRT2 实施中试行）。
  • 改进对实施进程的跟踪、报告和监督（包括集中式跟踪和改版 icann.org 网页）。
  • 改进审核开始前的计划和资源/预算分配。

目前，董事会自身负责与 AoC 审核流程、组织和其他重大问题相关的监督；小组监督方式在其他领域十分有效。鉴于将对问责制和审核的关注看作支持 ICANN 问责制的一项机制，董事会正在考虑将监督 AoC 审核的职责分配给独立小组或委员会。由董事会小组或委员会制定的规范化流程可用于与 AoC 审核小组在审核和实施的紧要关头交流互动，这将有利于：在计划时找出影响审核的范围、问题和依赖性；在整个审核过程中提高建议的明确性、适当性和可行性；让实体对完成实施所必需的里程碑承担责任。目前，结构改进委员会 (SIC) 承担着监督组织审核的责任，但并无监督 AoC 审核的责任。

ICANN 在 2013 年间与 ATRT2 进行了紧密的合作，为确保及时有效地实施建议奠定了坚实的基础。基于项目管理协会的全球标准设计了一种实施方法。目前，PMI 的方法5 正在 ATRT2 实施项目中试用，目标是通过明确定义工作范围、计划全司资源、根据时间表监督进程和持续报告实现专业卓越性。季度更新和其他信息可在 ATRT2 实施项目的维客上找到。ICANN 打算在未来发展中使用相似的方法处理所有 AoC 审核小组提出的实施建议。

2 ICANN 了解，加强 ICANN 问责制 CCWG 的初步报告草案中提出了一条建议，内容是将 AoC 当前要求的审核纳入章程且对其设定 5 年周期。如果这些建议得以实施，则未来的审核日程将会视情况予以更新。但是，仍然需要明确指明审核周期的开始日期。

3 请注意，预计 GNSO 在 2015 年 8 月做出决定，并在此之后以及整个 2016 财年采取行动。

4 AoC 对审核小组的人员构成提供高层级的指导，但是不对各个审核小组的人数作硬性要求。根据加强 ICANN 问责制 CCWG 的建议确定出的对当前 AoC 审核的任何改进或变更都将需要整合到此流程中。

5项目管理协会 (PMI) 标准包括获得广泛认可的规则、指南和项目管理技巧，目标是达到专业卓越性。这些标准的实施益处包括：工作范围定义明确、全司资源计划、时间表监督和持续汇报机制。

Section III: Relevant Resources

公众意见填写模板

已制定了一份模板 [DOC, 1.55 MB] [PDF, 348 KB] 以便于大家提供关于此公众意见的看法。 大力鼓励评论者使用此模板 [DOC, 1.55 MB] [PDF, 348 KB] 但是并不要求一定这样做。此模板 [DOC, 1.55 MB] [PDF, 348 KB] 可供使用者针对提案发表总体意见并按各小节发表具体意见。请注意，并不要求将各小节填写完整，评论者可以根据自己的意愿选择填写。

在模板 [DOC, 1.55 MB] [PDF, 348 KB], 上填写完相应内容后，请保存文档并以附件形式提交给公众意见处理人员： comments-proposed-aoc-org-reviews-process-15may15@icann.org

有关通过公众意见处理流程提交意见的注意事项：提交意见后，请注意查收确认电子邮件（用于确认所提交的意见已发布以便于处理）。这是一封自动生成的电子邮件，用于阻止垃圾邮件。

Section IV: Additional Information

  1. 《ICANN 章程》 - 请参见第 4 节。定期审核 ICANN 的组织结构和运作情况
  2. 《义务确认书》 - 请参见第 9 节。
  3. 截至 2015 年 3 月 30 日的实施更新 – ATRT2、WHOIS、SSR [PDF, 178 KB] 审核。
  4. 加强 ICANN 问责制跨社群工作组（问责制 CCWG）－ 需要征求关于其提出的问责制改进措施的意见（工作阶段 1）（publié pour commentaires publics）

其他改进和考量

可能进行的长期考量将会单独标记，以鼓励社群对话，并为关于问责制的社群提案的不断发展作出贡献。

Section V: Reports