لا يتناسب التخطيط لاجتماع ICANN مع ضعاف القلب. فهو يمتد لمدة ستة أيام ويتضمن أكثر من 300 جلسة يوجد بها آلاف المشاركين سواء شخصيًا أو عن بعد. تتطلب هذه الأحداث جيش صغير من الخبراء التقنيين واللوجستيين. وبعد مرور 52 اجتماعًا، تشكل اجتماعات ICANN وفرق الخدمات التقنية واللغوية للاجتماعات آلة سلسة الحركة للكفاءة والخبرة.
يتيح عقد ثلاثة اجتماعات سنويًا لهذه المجموعات تذكر الدروس المستفادة من كل حدث جديد وتطبيقها ولكن كما يقول متخصص الخدمات التقنية للاجتماعات جوش باولش فإنها تحديات فريدة في كل موقع. يقول باولش "تتمثل التحديات في العمل مع البنية الأساسية التي لدينا وتوفيقها مع متطلباتنا". يستمتع كوري شروث، الذي يقود فريق الخدمات التقنية للاجتماعات المكون من 21 شخصًا، بالتحدي الذي يجلبه كل اجتماع.
ترى نانسي لوبيانو، مديرة الاجتماعات التي شاركت في أكثر من 20 اجتماع ICANN، أن مفتاح التنفيذ والتشغيل يكمن في التعاون بين المجموعات الداعمة للاجتماعات والخدمات اللغوية والخدمات التقنية للاجتماعات. فكما تقول "نحن نجمع الأشياء معًا لعقد الاجتماع حتى يجري بسلاسة بأقل قدر ممكن من التوتر. وتمثل هذه الفرق الأشخاص الذين يستيقظون من الخامسة صباحًا، قبل بداية الاجتماعات، وفي بعض الأحيان قبل ذلك الوقت، والذين يكونون آخر من يرحل لضمان مرور الاجتماع بدون جهد منا جميعًا".
تتحمل تانزانيكا كينج، كبير مديري إستراتيجية وتصميم الاجتماعات، مسئولية كبيرة للغاية مع جدول كبير يتضمن أكثر من 300 جلسة. "إنه مكعب روبيك كبير. فكل مرة تقوم بإجراء تغيير واحد، يؤثر ذلك على كل قطعة أخرى. ومهمتى هي العثور على مجموعة الجلسات التي تتوافق معًا."
تتولى كريستينا رودريجز، مدير الخدمات اللغوية، مسئولية توفير الترجمة لحوالي 70-90 جلسة لكل اجتماع بجانب خدمات الكتابة والنقل. كما تعمل عن قرب مع فرق كل من لوبيانو وشروث. "لدينا فريق من 40 مترجمًا يسافرون من جميع أنحاء العالم للعمل معنا في كل اجتماع ICANN. ويعمل تعدد اللغات على تقريب المجتمعات كما ترغب ICANN في أن تدعم بنشاط حرية الأعضاء في مجتمعها في الحديث والكتابة بلغتهم الأم. وكجزء من هذه المجموعة، فريق الاجتماعات والخدمات التقنية للاجتماعات، أؤكد لكم أننا لا يمكننا إنجاز هذه المهمة الهائلة إذا لم نعمل معًا كفريق كبير متوافق."
يأتي اجتماع ICANN 52 في وقت مثير في تاريخ فريق الاجتماعات. وسيصدر نيك توماسو، نائب الرئيس، عمليات اجتماعات ICANN، مع تانزانيكا كينج إستراتيجية الاجتماعات الجديدة التي أنشأتها مجموعة عمل إستراتيجية الاجتماعات. وقد تم اعتماد هذه الإستراتيجية من قبل مجلس إدارة ICANN في نوفمبر 2014 وسيتم تنفيذها بالكامل في 2016.
تعرف أكثر على إستراتيجية الاجتماعات الجديدة من خلال زيارة: https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2014-11-17-en
اجتماعات ICANN بالأرقام (بيانات من ICANN 50)
كابل 4 أميال
7000 قدم من أسلاك التمديد
8500 رطل من المعدات
1.5 ميل من بكرات غطاء الكابلات
240 ميكروفون
100 جهاز كمبيوتر
4766 مستخدم عن بعد
3115 مشارك تم تسجيل دخوله
4.20 تيرا بايت من البيانات المستلمة