Документ отредактированной процедуры поддержки командировок сообщества на 2009 ф. г

1. 0 Введение

В течение некоторого времени сообщество призывало ICANN рассмотреть вопросы поддержки командировок сообщества в разных формах для обеспечения прозрачности процедур поддержки командировок. На сегодняшний день ICANN обладает большим количеством ресурсов, чем раньше, и вопрос о пересмотре подхода ICANN к обеспечению согласованной поддержки командировок представляется вполне естественным. По мере развития института ICANN возростает важность рассмотрения и документирования подхода к поддержке командировок, а также обеспечения прозрачности.

Часть сообщества нуждается в дополнительной поддержке командировок, хотя, безусловно, не все члены сообщества с этим согласны. В дополнение ко многим комментариям, полученным от сообщества, на собрании ICANN в Дели в феврале 2008 г. был проведен общественный дискуссионный форум. Затем с 3 марта 2008 г. по 24 апреля 2008 г. был также проведен общественный форум, в ходе которого были получены различные комментарии. (Сводку этих комментариев см. по адресу http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html .)

Затем 2 июня 2008 г. был опубликован документ, предлагающий определенную стратегию поддержки командировок. См.: http://www.icann.org/topics/travel-support/draft-procedure-22may08.htm . По данному документу было получено несколько письменных комментариев, комментарии также были получены во время заседания ICANN в Париже. Комментарии с форума были объединены в единый документ и теперь доступны по адресу: http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html

На основе результатов данной дискуссии, включающей две письменные консультации и общественные дискуссии, рабочая группа ICANN предлагает обновленную процедуру поддержки командировок сообщества с учетом проводимых три раза в год собраний ICANN. (Обратите внимание, что вместо слова «стратегия» используется «процедура» во избежание путаницы с терминологией, применяемой в работе ICANN по разработке ключевой стратегии.) Данная процедура организации командировок будет применена к командировкам на заседания ICANN в 2009 финансовом году. Эффективность такой процедуры, включающей поддержку финансирования/освещения событий, процессов и т. п., будет рассмотрена в конце финансового года. Проверка будет проведена публично, и будут рассмотрены изменения процедуры организации командировок.

1.1 Цель поддержки командировок сообщества

Участие в деятельности ICANN различных заинтересованных сторон осуществляется с затратами времени, энергии, труда и другими прямыми затратами. Естественно, что прибыль ICANN, получаемая от регистрационных взносов, возмещает некоторые из этих затрат. В то же время одной из сильных сторон ICANN является то, что она объединяет весь спектр интересов вокруг сообщества, где энтузиазм и приверженность не измеряются только в финансовых терминах.

На протяжении нескольких лет ICANN возмещала некоторые затраты на участие. Например, членам Совета директоров ICANN и помощникам Совета директоров возмещаются командировочные расходы. Членам Комитета по назначениям также возмещали расходы на командировки с целью посещения собраний, а Расширенному консультативному комитету по делам индивидуальных пользователей возмещали расходы на командировки для участия в собраниях ICANN.

Очевидно, существует определенный баланс между целью и бюджетом, который необходимо учитывать при планировании масштабов расширения поддержки командировок и принципов, на которых оно будет основываться. Поскольку основным результатом применения модели ICANN с привлечением различных заинтересованных сторон является разработка стратегии, логично расширить доступную поддержку командировок на Консультационные организации, определяющие стратегию ICANN, и теперь у организации ICANN есть доступные ресурсы для поддержки данного расширения.

Главной целью финансовой поддержки командировок должно быть уменьшение препятствий для участия, расширения группы участников и улучшение «работы» ICANN. Важно не упускать из виду тот факт, что основным способом улучшения условий участия является усовершенствование механизмов дистанционного участия, а также увеличение затрат на командировки, чтобы командировка была как можно более экономичной и доступной для максимального числа людей.

1.2 Обзор текущей поддержки командировок на собрания ICANN

Совет директоров и посредники ICANN — Совет директоров ICANN получает в разумном объеме возмещение расходов на командировку и проживание для посещения собраний ICANN. Для путешествий длительностью более пяти часов командировка члена Совета директоров бронируется по авиатарифам бизнес-класса.

Обоснование. Члены Совета директоров ICANN несут наиболее значительную личную и профессиональную ответственность за организацию ICANN. Этот уровень поддержки является признанием такой ответственности и обеспечивает более высокий уровень производительности, эффективности и комфорта во время длительной командировки, связанной с деятельностью ICANN.

ALAC . В настоящее время все члены комитета получают возмещение стоимости авиаперелета экономклассом, а также суточных затрат при посещении основных собраний ICANN.

Обоснование. При формировании организации At-large была определена важность финансирования командировок всех членов ALAC для «раскрутки». На заседании ICANN в Париже Совет директоров принял резолюцию, которая повлияла на командировки независимых организаций с двух сторон. Во-первых, Совет одобрил определенное единовременное финансирование поддержки командировок для саммита At-Large. Данный саммит будет проводиться согласованно с основным заседанием ICANN, и для одного члена из каждой независимой структуры будет выделено финансирование для посещения заседания. Во-вторых, Совет определил ключевые задачи, которым саммит должен уделять внимание для развития организации At-Large, и призвал в будущем согласовывать поддержку командировок комитета ALAC с уровнем поддержки командировок, предоставляемой другим организациям ICANN (как документально определено в данной процедуре организации командировок).

NomCom . В целом членам NomCom не возмещаются командировочные затраты участие в собраниях ICANN, хотя затраты на посещение собственных собраний NomCom возмещаются в разумных пределах и включают стоимость авиаперелета экономклассом. (На сегодняшний момент председателю, вице-председателю и предыдущему председателю NomCom ICANN компенсирует затраты на посещение собраний ICANN.)

Обоснование. Работа NomCom выходит за рамки обычной работы по разработке стратегии ICANN, поэтому командировочные затраты участников полностью компенсируются.

Программа грантов . В течение прошлого года ICANN внедрила программу грантов. Специальной целью этой программы было повышение участия представителей этносов и регионов, которые в ином случае не имели бы возможности посетить собрание ICANN. Стипендиаты получают возмещение стоимости авиаперелета экономкласса и суточных расходов на посещение собраний ICANN.

Обоснование . Явной целью данной программы является предоставление поддержки командировочных расходов для расширения участия.

2.0 Предлагаемая процедура поддержки командировок сообщества

Предлагаемая Процедура поддержки командировок сообщества будет способствовать развитию всех элементов существующих процедур для Совета директоров и посредников ICANN, ALAC и NomCom (имея в виду ожидаемые изменения в командировках ALAC). Кроме того, она расширяет новую финансовую поддержку Консультационных организаций ICANN. Она не расширяет поддержку командировок для других организаций ICANN.

Об этом упоминалось на заседании ICANN в Париже, позже председатель GAC официально запросил, чтобы GAC предоставлялась дополнительная поддержка командировок (после завершения бюджетного цикла 2009 финансового года). Ожидается, что в 2009 финансовом году в программе по предоставлению грантов будет рассмотрена возможность уделения первостепенного внимания участию GAC (при условии соответствия всем критериям), а запрос GAC будет рассмотрен еще раз во время следующего бюджетного цикла, когда стратегия организации командировок будет полностью изучена.

В общей сложности в рамках новой процедуры поддержки командировок сообщества предлагается определять средства (на основе прозрачной методологии подсчета) для использования каждой организацией поддержки ( SO ) для командировок на собрания ICANN. Каждая организация поддержки будет придерживаться соответствующих процедур для определения членов, которые будут поддержаны. В любом случае запросы на поддержку командировки будут опубликованы, и каждый поддержанный представитель должен будет предоставить публичный отчет о проделанной работе и пользе посещения заседания. Данный отчет будет выступать в качестве модели программы по выделению грантов. Персонал будет работать с организациями поддержки для сведения к минимуму административной нагрузки, связанной с данной деятельностью.

2.1 Ключевые элементы процедуры поддержки командировок сообщества

• Обеспечение финансирования поддержки командировок для каждой из консультационных организаций, участвующих в создании политики,
  с целью их поездки на собрания ICANN. (Примечание. Как предусмотрено политикой, ASO не использовала средства, выделенные на поддержку, на такие статьи расходов, как командировка. Изменение в признании этого маловероятно, так как ASO следует рассматривать как одну из организаций поддержки с учетом предложенного подхода к поддержке командировок.)
• Выделение фиксированной суммы средств для поддержки командировок для каждой организации поддержки на основе прозрачной методологии вычисления.
• Каждая организация поддержки примет процесс выбора/назначения для определения, для кого данная организация будет получать средства на основании удовлетворения потребностей в разработке стратегии; финансирование может использоваться только для возмещения стоимости авиаперелетов на заседания или с заседаний ICANN для представителей организации поддержки. Примеры процесса выбора/назначения могут включать, например: комитет организации поддержки по командировкам с членами из каждой заинтересованной группы (или географического региона), который в соответствии с опубликованным процессом выбирает участников из организации, которых будет финансировать ICANN, для каждого заседания ICANN; или организация может попросить сотрудников ICANN осуществить процесс выбора на основании критерия, определяемого организацией поддержки.
• Для максимального повышения участия класс командировки будет экономическим, однако председатель организации поддержки будет путешествовать в соответствии с той же политикой, что и Совет директоров ICANN. Финансирование командировок председателя на том же уровне, что и членов Совета директоров, служит признанием ответственности, возлагаемой на себя председателем (подобно членам Совета директоров), и является небольшим поощрением выполнения таких важных ролей.
• Главная цель — упростить политику поддержки для внедрения в организации поддержки. (См. раздел «Механизм» ниже.) .
• В то время как вычисление размеров финансовой поддержки командировок основано частично на количестве членов каждого совета и его посредников, организация поддержки может выбрать поддержку других членов директорских групп на основе аспектов, которые наилучшим образом соответствуют работе каждой организации по разработке политики, например, поддержка может оказываться членам рабочей группы.
• В любом случае назначенный NomCom члены будут получать поддержку командировок, и уровень поддержки будет таким же, как у других (описанный в данном документе о процедуре организации командировок).
• Уровни поддержки командировок для каждой организации будут определяться следующим образом:
• ICANN выделит достаточный объем средств, чтобы председатель, назначенные лица NomCom и половина советников получили финансовую поддержку командировок (поддержка командировок может предоставляться не только советникам)
• Предполагается, что председатель будет выполнять авиаперелеты бизнес-классом; остальные представители – экономклассом. Предполагается, что средние тарифы на авиаперелеты составят 2000 дол. США для экономкласса и 6000 дол. США для бизнес-класса.
• Средний размер суточных затрат предположительно составит 2800 дол. США за одно собрание. Фактические суммы суточных затрат будут опубликованы для каждого собрания на основе международных стандартов.
• В рамках бюджета на 2009 финансовый год предлагается выделить следующие суммы на поддержку командировок:

 

SO	Количество членов совета (Советники и посредники)	Число назначенных лиц NomCom	Дополнительная поддержка (Половина оставшегося совета и председатель)	Общее количество лиц, которым будут возмещены затраты на командировку	Приблизительное влияние поддержки командировок на бюджет
GNSO	23	3	10	13	$185,000
ccNSO	20	3	9	12	$170,000
ASO	15	0	8	8	$115,000

• Каждая SO и AC, использующие финансирование командировок, должны создать процесс отчетности, чтобы обеспечить прозрачность и учет, а также продемонстрировать эффективность использования средств
• Общая эффективность такой новой процедуры поддержки командировок сообщества будет рассмотрена в конце 2009 финансового года.
• Обратите внимание, что приведенное увеличение бюджета будет профинансировано в основном персоналом ICANN, путешествующим на собрания ICANN экономклассом.

Механизм

• Каждая SO предоставит рабочей группе ICANN список членов SO, которым необходимо оказать поддержку, минимум за 60 дней до каждого собрания ICANN.
• Все командировки будут забронированы через одобренное ICANN туристическое агентство, если это возможно (определяется совместно
  с рабочей группой). Подробные сведения о бронировании будут опубликованы на веб-сайте ICANN.
• Предусматриваются исключения в подходе сотрудников ICANN к поддержке командировок экономклассом при наличии проблем со здоровьем, подтвержденных документально.
• ICANN непосредственно оплатит авиаперелет, обеспечит разумное возмещение затрат на путешествия другими видами транспорта
  (например, железнодорожным транспортом), а также выплатит суточные для покрытия всех остальных расходов (питание, проживание, принадлежности, такси, парковка и т. д.). В случае непосредственной оплаты ICANN проживания в отеле, питания или транспортных расходов члена сообщества эти затраты будут вычтены из суточных.
• Поскольку существует множество специфических вопросов и проблем, связанных с командировкой, сотрудники ICANN опубликуют и будут обновлять документ с часто задаваемыми вопросами в отношении поддержки командировок. Целью служит обеспечение обмена информацией об особенностях поддержки командировок и со временем принятия правильных и непротиворечивых решений. Участники, получающие от ICANN финансирование командировок, должны знать о процедуре организации командировок и соответствующих часто задаваемых вопросах и следовать им.