الإجراء المُنقَّح لدعم سفر أعضاء المجتمع للسنة المالية 2009
1-0 خلفية
طالب المجتمع ICANN لبعض الوقت بدراسة دعم سفر أعضاء المجتمع في العديد من الأشكال وإضفاء التوضيح والشفافية على إجراءات دعم السفر. وتتمتع ICANN حاليًا بموارد أكثر مما كانت عليه من قبل، ومن الطبيعي في هذا الوقت القيام بإعادة دراسة الأسلوب الذي تتبعه ICANN في تقديم دعم السفر الأساسي. ونظرًا لبلوغ مؤسسة ICANN مرحلة النضج، تزايدت أهمية دراسة أسلوب دعم السفر وتوثيقه وتنفيذه بشكل جيد وبطريقة تتسم بالشفافية.
وطالب العديد من أعضاء المجتمع بتقديم المزيد من دعم السفر، وذلك على الرغم مما هو مؤكد من عدم اتفاقهم جميعًا. وبالإضافة إلى العديد من التعليقات التي كانت على سبيل الحكاية والتي تلقيناها من المجتمع، تمت إقامة منتدى مناقشة عام أثناء اجتماع ICANN بدلهي في فبراير 2008. وعلاوةً على ذلك، تم افتتاح منتدى عام في الفترة من 3 مارس 2008 وحتى 24 أبريل 2008 مع تلقي العديد من التعليقات. (للحصول على ملخص لهذه التعليقات، انظر الموقع: http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html).
وعلاوةً على ذلك، تم نشر وثيقة تقترح سياسة محددة لدعم السفر في 2 يونيو، 2008، انظر الموقع: http://www.icann.org/topics/travel-support/draft-procedure-22may08.htm . وتلقت هذه الوثيقة عددًا من التعليقات التحريرية، بالإضافة إلى تلقي المزيد من التعليقات أثناء اجتماع ICANN بباريس. وتم حاليًا تلخيص تعليقات المنتدى، وهي متاحة على الموقع: http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html
وبناءً على هذه المناقشة الواسعة والتي تتضمن استشارتين تحريريتين ومناقشات عامة، يقترح موظفو ICANN إجراءً مُحدثًا لدعم سفر أعضاء المجتمع فيما يتعلق باجتماعات ICANN التي تتم إقامتها ثلاثة مرات سنويًا. (ملاحظة: يتم استخدام كلمة "إجراء" بدلاً من "سياسة" لتجنب الالتباس بالعمل الأساسي لتطوير سياسة ICANN ). وسيتم تطبيق إجراء السفر هذا على السفر لحضور اجتماعات ICANN في السنة المالية 2009 (السنة المالية 2009). وستتم مراجعة فعالية هذا الإجراء -بما في ذلك مبلغ تمويل/تغطية الدعم والعمليات، إلخ.- في نهاية السنة المالية. وسيتم إعلان المراجعة ذاتها، كما ستتم دراسة التغييرات التي يتم إجراؤها على إجراء السفر.
1-1 الهدف من دعم سفر أعضاء المجتمع
تتطلب المشاركة في نموذج أصحاب المصلحة المتعددين في ICANN وقتًا وطاقةً وجهدًا كما تتطلب عادةً نفقات مباشرة. ويعد من المناسب بشكل كامل لتحقيق إيرادات ICANN -التي يتم الحصول عليها من رسوم مسجّل النطاق- أن تقوم بتعويض بعض هذه التكاليف. وفي الوقت ذاته، تعد إحدى نقاط القوة لدى ICANN أنها تجمع بين نطاق من المصالح داخل مظلة المجتمع حيث لا يتم قياس العاطفة والالتزام على أساس معايير مالية فقط.
وعلى مدار السنوات، قامت ICANN بتعويض بعض تكاليف المشاركة. فعلى سبيل المثال، يتم تقديم تعويضات إلى مجلس إدارة ICANN وممثلي العلاقات المتبادلة لدى مجلس الإدارة مقابل نفقات سفر ICANN . كما تم تقديم تعويض أيضًا إلى أعضاء لجنة الترشيح مقابل نفقات السفر إلى اجتماعاتهم، وتم تقديم تعويض إلى اللجنة الاستشارية العامة مقابل سفر أعضائها إلى اجتماعات ICANN .
ومن الواضح أن هناك نقطة توازن للهدف والميزانية والتي ينبغي دراستها عند التفكير في مدى توسيع أسلوب دعم السفر وتحديد المبادئ التي يتم الاعتماد عليها. ونظرًا لأن تطوير السياسة هو أحد الأهداف الرئيسية التي يمكن تحقيقها من نموذج أصحاب المصلحة المتعددين في ICANN ، يبدو من المنطقي أن يتم توسيع دعم السفر بحيث يكون متاحًا للمنظمات الداعمة التي قامت بإنشاء سياسة ICANN ، ويوجد لدى ICANN حاليًا موارد متاحة لدعم هذا التوسُّع.
وبشكل عام، ينبغي أن يكون الهدف من تمويل دعم السفر هو خفض العائق أمام المشاركة وتوسيع مجموعة المشاركين وتطوير "عمل" ICANN . ومن المهم عدم إهمال حقيقة أن إحدى الطرق الرئيسية لتعزيز المشاركة هي مواصلة تحسين المشاركة عن بعد وتحسين السفر –من خلال توسيع جميع نفقات السفر- من الناحية الاقتصادية قدر الإمكان بحيث تشمل الفائدة أقصى عدد من المسافرين.
1-2 مراجعة دعم السفر الحالي لاجتماعات ICANN
مجلس إدارة ICANN وممثلو العلاقات المتبادلة – يتم تقديم تعويض إلى مجلس إدارة ICANN مقابل نفقات السفر والإقامة المعقولة لحضور اجتماعات ICANN . وبالنسبة للرحلات التي تستغرق أكثر من خمس ساعات، يتم حجز تذاكر السفر لأعضاء مجلس الإدارة في درجة رجال الأعمال.
الأسباب: يتحمل أعضاء مجلس إدارة ICANN قدرًا من المسؤولية الشخصية والمهنية الأكثر أهمية بالنسبة لمنظمة ICANN . ويهدف مستوى الدعم هذا إلى الاعتراف بتلك المسؤولية وتوفير مستوى أعلى من فعالية الأداء وتوفير الراحة لهؤلاء الأعضاء في سفرهم الشامل نيابةً عن ICANN .
ALAC : يتم حاليًا تقديم تعويض إلى جميع أعضاء اللجنة مقابل تذاكر طيران الدرجة الاقتصادية بالإضافة إلى نفقات يومية لحضور الاجتماعات الرئيسية لـ ICANN .
الأسباب: في بداية نشأة المنظمة العامة، تم التوصل إلى أنه من المهم تمويل نفقات سفر المشاركة لجميع أعضاء ALAC لدعم مرحلة "بدء التشغيل". وفي اجتماع ICANN بباريس، تبنى مجلس الإدارة قرارًا له تأثير على سفر المنظمات العامة بطريقتين. أولاً، وافق مجلس الإدارة على تمويل محدد لدعم السفر لحضور قمة عامة تُعقد مرةً واحدة. وستتم إقامة هذه القمة بالتوازي مع أحد الاجتماعات الرئيسية لـ ICANN ، وسيتم تقديم التمويل إلى عضو واحد من كل ALS لحضور الاجتماع. ثانيًا، أقر مجلس الإدارة الحدث الرئيسي الهام الذي تمثله هذه القمة في إطار نضج المنظمة العامة، وطالب بتقديم دعم السفر إلى ALAC في المستقبل بحيث يكون متوازيًا مع مستوى دعم السفر الذي يتم تقديمه إلى باقي المنظمات التابعة لـ ICANN (كما تم توثيقه في إجراء السفر هذا).
لجنة الترشيح : بشكل عام، لا يتم تقديم تعويض إلى أعضاء لجنة الترشيح مقابل السفر إلى اجتماعات ICANN ، ومع ذلك يتم تقديم تعويض مقابل النفقات المعقولة وتذاكر طيران الدرجة الاقتصادية لحضور اجتماعات لجنة الترشيح ذاتها. (يتم حاليًا تقديم تعويض إلى رئيس لجنة الترشيح ونائب الرئيس والرئيس السابق لحضور اجتماعات ICANN ).
الأسباب: يعد عمل لجنة الترشيح أكبر من العمل العادي لتطوير سياسة ICANN ، وبالتالي يتم دعم نفقات سفر المشاركين بالكامل.
برنامج المنحة : قامت ICANN على مدار العام الماضي تقريبًا بإدارة برنامج منح. وكان الهدف المحدد لهذا البرنامج هو زيادة مشاركة الأفراد والمناطق الذين قد لا يتمكنون من المشاركة في اجتماع ICANN بطريقة أخرى. ويتم تقديم تعويض إلى الحاصلين على المنح مقابل تذاكر طيران الدرجة الاقتصادية بالإضافة إلى نفقات يومية لحضور اجتماعات ICANN .
الأسباب: يعد الهدف الواضح لهذا البرنامج هو تقديم دعم نفقات السفر لتوسيع المشاركة.
2-0 الإجراء المقترَح لدعم سفر أعضاء المجتمع
سيؤدي الإجراء المقترَح لدعم سفر أعضاء المجتمع إلى نقل عناصر الإجراءات الحالية الخاصة بمجلس إدارة ICANN وممثلي العلاقات المتبادلة و ALAC ولجنة الترشيح (مشيرًا إلى التغييرات المتوقعة في سفر ALAC ). وبالإضافة إلى ذلك، سيؤدي إلى توسيع دعم مالي جديد وتقديمه إلى المنظمات الداعمة لـ ICANN . ولكنه لا يؤدي إلى تقديم دعم سفر موسع إلى المنظمات الأخرى داخل ICANN .
وقد ذُكر في اجتماع ICANN بباريس وما بعده أن رئيس GAC قد طلب بشكل رسمي تقديم دعم سفر إضافي إلى GAC (بعد انتهاء دورة ميزانية السنة المالية 2009). وفي السنة المالية 2009، من المتوقع أن يراعي برنامج المنح إمكانية وضع أولوية مشاركة GAC (مع الوفاء بجميع معايير المنحة) وسيتم تناول طلب GAC مرةً أخرى أثناء دورة الميزانية التالية حيث ستتم مراجعة سياسة السفر بالكامل.
وبإيجاز، يقترح إجراء سفر أعضاء المجتمع توزيع الاعتمادات (بناءً على أسلوب حساب يتسم بالشفافية) لاستخدام كل منظمة داعمة في السفر إلى اجتماعات ICANN . وستوافق كل منظمة داعمة على عملية مناسبة لهذه المنظمة الداعمة لتحديد الأعضاء الأساسيين الذين سيتم تقديم الدعم إليهم. وفي جميع الحالات، سيتم إعلان طلبات الحصول على دعم السفر، ومن المتوقع أن تقوم كل هيئة أساسية مدعومة بتقديم تقرير عام حول الأنشطة الأساسية وجدوى حضور الاجتماع. وسيتم دمج هذا التقرير في برنامج المنح. وسيعمل الموظفون مع المنظمات الداعمة لتخفيف العبء الإداري لهذا النشاط.
2-1 العناصر الأساسية لإجراء دعم سفر أعضاء المجتمع
- تقديم بعض التمويل لدعم السفر لكل منظمة من المنظمات الداعمة لوضع السياسات للسفر لحضور اجتماعات ICANN . (ملاحظة: كأحد جوانب السياسة، لم تحصل منظمة دعم العنوان ( ASO ) على اعتمادات الدعم لبنود مثل السفر. ومع الاعتراف بعدم إمكانية تغيير ذلك، يقتضي الإنصاف أن تتم معاملة منظمة دعم العنوان بالطريقة ذاتها التي يتم التعامل بها مع المنظمات الداعمة الأخرى فيما يتعلق بالأسلوب المقترَح لدعم السفر).
- تخصيص مبلغ ثابت من تمويل دعم السفر لكل منظمة داعمة، بناءً على أسلوب حساب يتسم بالشفافية
- تبني كل منظمة من المنظمات الداعمة عملية اختيار/توزيع لتحديد عضو هذه المنظمة الداعمة الذي سيتلقى التمويل، بناءً على ما يؤدي إلى الوفاء باحتياجات وضع السياسة في هذه الهيئة بشكل أفضل، ويمكن استخدام التمويل فقط لتذاكر الطيران ونفقات السفر الأخرى للذهاب إلى اجتماعات ICANN والرجوع منها للأعضاء النشطين في المنظمة الداعمة. وقد تتضمن نماذج عملية الاختيار/التوزيع –على سبيل المثال-: إحدى لجان السفر التابعة للمنظمة الداعمة بالإضافة إلى أعضاء كل دائرة انتخابية (أو منطقة جغرافية) إثر عملية نشر مُعلنة لاختيار المشاركين في المنظمة الداعمة والذين يتم تمويلهم بواسطة ICANN لحضور كل اجتماع من اجتماعات ICANN أو قد تطلب المنظمة الداعمة من موظفي ICANN تنفيذ عملية بناءً على بعض المعايير التي تحددها المنظمة الداعمة.
- درجة السفر هي الدرجة الاقتصادية لزيادة المشاركة، وعلى الرغم من ذلك، سيكون سفر رئيس المنظمة الداعمة وفقًا لنفس سياسة سفر أعضاء مجلس إدارة ICANN . ويشير تمويل الرئيس بنفس مستوى مجلس الإدارة إلى الاعتراف بالمسؤولية التي يتحملها الرؤساء (مماثلة لمسؤولية مجلس الإدارة)، ويعد ذلك حافزًا صغيرًا لحثه على قبول هذه الأدوار التي تتطلب جهدًا كبيرًا.
- تسهيل تنفيذ سياسة الدعم بالنسبة للمنظمة الداعمة وهو ما يعد هدفًا أساسيًا. (انظر قسم "الآليات" أدناه).
- على الرغم من اعتماد عملية حساب تمويل دعم السفر بشكل جزئي على حجم كل مجلس وممثلي العلاقات المتبادلة به، تستطيع المنظمة الداعمة اختيار دعم أعضاء آخرين في الدائرة الانتخابية بناءً على ما يخدم عمل تطوير سياسة كل منظمة داعمة بشكل أفضل، على سبيل المثال، قد يتم دعم أعضاء مجموعة العمل.
- تقديم دعم السفر –في جميع الحالات- إلى أعضاء لجنة الترشيح المعينين في نفس مستوى الأعضاء الآخرين الذين يتلقون الدعم (المذكور في وثيقة إجراء السفر هذه).
- تحديد مستوى دعم السفر لكل منظمة من المنظمات الداعمة كما يلي:
- ستقوم ICANN بتوزيع اعتمادات مالية كافية بحيث يحصل الرئيس ومعيني لجنة الترشيح ونصف المستشارين الباقين على دعم السفر (ومرةً أخرى، قد يتم استخدام دعم السفر لدعم أعضاء آخرين خلاف المستشارين).
- من المفترض أن يستخدم الرئيس درجة رجال الأعمال في سفره، بينما يتم وضع الميزانية الخاصة بسفر غيره حسب أسعار الدرجات الاقتصادية. ومن المفترض أن يكون متوسط أسعار تذاكر الطيران هو 2,000 دولار للدرجة الاقتصادية و6,000 دولار لدرجة رجال الأعمال.
- من المفترض أن يكون متوسط إجمالي النفقات اليومية هو 2800 دولار لكل اجتماع. وسيتم نشر مبالغ النفقات اليومية الفعلية لكل اجتماع، وفقًا لمعايير دولية
- بالنسبة لميزانية السنة المالية 2009، يكون المبلغ المقترَح لدعم السفر هو:
المنظمة الداعمة |
حجم المجلس (المستشارون وممثلو العلاقات المتبادلة) |
عدد أعضاء لجنة الترشيح المعينون |
الدعم الإضافي (نصف حجم المجلس الباقي والرئيس) |
العدد الإجمالي للمسافرين المدعومين |
التأثير التقريبي لميزانية دعم السفر |
GNSO |
23 |
3 |
10 |
13 |
185,000 دولار |
ccNSO |
20 |
3 |
9 |
12 |
170,000 دولار |
منظمة دعم العنوان |
15 |
0 |
8 |
8 |
115,000 دولار |
- تقوم كل منظمة داعمة وكل لجنة استشارية ( AC ) تستخدم تمويل السفر بوضع عملية للتقرير العام لتوفير الشفافية والمسؤولية وإثبات الفعالية.
- ستتم مراجعة الفعالية الكلية لهذا الإجراء الجديد الخاص بدعم سفر أعضاء المجتمع في نهاية السنة المالية 2009.
- لاحظ أنه سيتم تمويل هذه الزيادة في ميزانية التشغيل بشكل كبير بواسطة توفير الدرجة الاقتصادية لسفر موظفي ICANN لحضور اجتماعاتها.
الآليات
- ستقوم كل منظمة داعمة بتقديم قائمة بأعضائها إلى موظفي ICANN ليتم دعمهم قبل كل اجتماع من اجتماعات ICANN بـ 60 يومًا على الأقل.
- سيتم حجز جميع تذاكر السفر من خلال وكالة السفر المعتمدة من ICANN إلا إذا كان ذلك غير عملي (كما يتم تحديده بالاتفاق مع الموظفين) وسيتم نشر تفاصيل الحجز على موقع الويب الخاص بـ ICANN .
- قد يقوم موظفو ICANN بإجراء استثناءات للسفر في الدرجة الاقتصادية نتيجة لمشاكل صحية مُوثَّقة.
- وستقوم ICANN بشكل مباشر بالدفع مقابل السفر بالطيران، وتقديم تعويض مناسب مقابل أشكال السفر الأخرى (مثل القطار) ودفع نفقات يومية لتغطية جميع النفقات الأخرى (الوجبات والسكن والمستلزمات وأجرة التاكسي ورسوم الانتظار، إلخ). وفي حالة دفع ICANN بشكل مباشر مقابل نفقات الفندق أو الوجبات أو وسائل المواصلات الخاصة بأحد أعضاء المجتمع، سيتم خصم هذه التكاليف من النفقات اليومية.
- نظرًا لوجود عدد كبير من الأسئلة والمشاكل المتعلقة بحالات خاصة فيما يتعلق بالسفر، سيقوم موظفو ICANN بنشر وثيقة أسئلة شائعة والمحافظة عليها فيما يتعلق بدعم السفر. وسيكون الهدف هو ضمان توفير تواصل جيد حول تفاصيل دعم السفر وتوفير عملية عادلة وثابتة لوضع السياسة بمرور الوقت. وسيكون المشاركون الذين قبلوا تمويل السفر من ICANN مسؤولين عن فهم إجراء السفر والأسئلة الشائعة ذات الصلة والتوافق معها.