Draft Travel Support Procedure

1.0 Antecedentes

ICANN dispone de un mayor número de recursos que en el pasado y es lógico que en estos momentos se vuelva a considerar el método de ICANN de apoyo a los viajes de los constituyentes. A medida que madura la institución ICANN, se hace cada vez más importante realizar un análisis correcto del método para el apoyo a los viajes y que éste se documente e implemente de manera transparente.

Muchas personas de la comunidad han solicitado un mayor apoyo para los viajes, aunque evidentemente no todas están de acuerdo. Además de los muchos comentarios anecdóticos que se recibieron de la comunidad, tuvo lugar un foro de debate público durante la reunión de ICANN en Delhi en febrero de 2008. Además, se abrió un foro público entre el 3 de marzo y el 24 de abril de 2008 durante el que se recibieron distintos comentarios. (Para obtener un resumen de estos comentarios, consulte: http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html.)

En base a este amplio debate, el personal de ICANN propone un procedimiento actualizado para el apoyo a los viajes de la comunidad relacionados con las reuniones ICANN que tienen lugar tres veces al año. (Nota: la palabra "procedimiento" se usa en lugar de "política" para evitar crear confusión con el trabajo de desarrollo sobre la política central de ICANN.) El personal busca comentarios de la comunidad durante los próximos 30 días respecto a este nuevo procedimiento de apoyo a los viajes. Tras consultar con la Junta directiva de ICANN en París, la intención es adoptar este procedimiento de viajes de la comunidad (con posibles modificaciones) y garantizar una financiación adecuada para él en el presupuesto de ICANN para el año fiscal 2009 (AF09), que comienza el 1 de julio de 2008.

1.1 Propósito del apoyo a los viajes de la comunidad

La participación en el modelo de múltiples partes interesadas de ICANN implica costos de tiempo, energía, esfuerzo y, a menudo, gastos personales. Es completamente adecuado que los ingresos de ICANN, derivados de las tarifas de los registrantes, compensen una parte de estos costos. Al mismo tiempo, una de las ventajas de ICANN es que une una variedad de intereses bajo el parasol de una comunidad cuya pasión y dedicación no se miden en términos financieros.

Durante años, la práctica de ICANN ha sido compensar algunos de los costos de participación. Por ejemplo, la Junta directiva de ICANN y los coordinadores de la Junta reciben compensación para los gastos de viajes de ICANN. Tanto los miembros del Comité de nominaciones como los del Comité asesor de alcance también han recibido compensación para los gastos de viajes relacionados con las reuniones ICANN.

Evidentemente, existe un punto de equilibro entre propósito y presupuesto que se debe tener en cuenta a la hora de considerar hasta dónde ampliar el método de soporte a los viajes y según qué principios. Dado que un objetivo principal del modelo de múltiples partes interesadas de ICANN es el desarrollo de políticas, parece lógico ampliar el apoyo a los viajes disponibles a las organizaciones de apoyo (SO) que establecen la política de ICANN.

En general, el objetivo del dinero de apoyo para viajes debería ser disminuir las barreras para la participación y ampliar el grupo de participantes. Es importante no perder de vista el hecho de que una manera clave de mejorar la participación es seguir mejorando la participación remota y aprovechar al máximo los gastos de viaje; realizando viajes de la manera más económica posible al beneficio del mayor número de viajantes posible.

1.2 Revisión del apoyo actual a los viajes para las reuniones de ICANN (sin cambios en el procedimiento)

Junta directiva y coordinadores de ICANN : la Junta directiva de ICANN recibe compensación para gastos razonables de viaje y alojamiento con el fin de participar en las reuniones de ICANN. Para los viajes con una duración superior a cinco horas, el viaje del miembro de la Junta directiva se reserva con pasajes en clase Business.

Justificación: los miembros de la Junta directiva de ICANN tienen la responsabilidad personal y profesional más importante de la organización ICANN. La intención de este nivel de apoyo es reconocer dicha responsabilidad y proporcionar un mayor nivel de eficacia y comodidad durante sus viajes en nombre de ICANN.

ALAC : todos los miembros del comité reciben compensación para pasajes en clase Economy y un diario para participar en las principales reuniones de ICANN.

Justificación: cuando se estableció la estructura de alcance, se determinó que era importante financiar la participación en viajes de todos los miembros de ALAC.

NomCom : en general, los miembros de NomCom no reciben compensación para viajes a las reuniones de ICANN, pero sí se compensan los gastos razonables y los pasajes en clase Economy para todas las reuniones de NomCom (el presidente actual, el vicepresidente y el presidente anterior de NomCom reciben compensación para la participación en las reuniones de ICANN).

Justificación: el trabajo de NomCom va más allá del trabajo normal de desarrollo de políticas de ICANN, por lo que los gastos de los participantes se apoyan por completo.

Programa de becas : ICANN ha operado durante el último año, aproximadamente, un programa de becas. El objetivo específico de este programa es aumentar la participación de personas y regiones que de otro modo no podrían participar en una reunión de ICANN. Los becarios reciben compensación para pasajes de clase Economy más un diario para participar en las reuniones de ICANN.

Justificación: el propósito explícito de este programa es proporcionar apoyo a los viajes con el fin de ampliar la participación.

2.0 Procedimiento propuesto para el apoyo a los viajes de la comunidad

El procedimiento propuesto para el apoyo a los viajes de la comunidad incluirá elementos de los procedimientos existentes para la Junta directiva y los coordinadores de ICANN, ALAC y NomCom. Además, ampliará el apoyo financiero para incluir las organizaciones de apoyo de ICANN. No ofrece apoyo a los viajes a otras organizaciones de ICANN.

En resumen, el nuevo procedimiento de viajes de la comunidad propone asignar fondos (según una metodología de cálculo transparente) en el presupuesto para el uso de cada SO durante sus desplazamientos a las reuniones de ICANN. El presidente (o persona designada) de la SO aprobará y notificará todos los gastos de viaje, incluida la información sobre el uso y la eficacia, que el personal correspondiente de ICANN aprobará de manera fiduciaria. El personal trabajará con las SO para minimizar la carga administrativa de esta actividad.

2.1 Elementos clave del procedimiento para el apoyo a los viajes de la comunidad

• Proporcionar apoyo financiero a los viajes a todas las organizaciones que participan en la creación de políticas para su participación en las reuniones de ICANN. (Nota: como política, la ASO no ha aceptado fondos de apoyo para elementos como viajes. En reconocimiento a que esto probablemente no cambiará, la igualdad exige que ASO se trate de la misma manera que otras SO en cuanto al método propuesto de apoyo a los viajes.)
• Reservar un monto fijo para la financiación del apoyo a los viajes para cada SO según una metodología de cálculo transparente.
• El presidente (o persona designada/comité designado) de la SO deberá determinar las personas para las que se usará esta financiación según la manera que mejor satisface las necesidades de creación de políticas de la entidad; la financiación sólo se podrá usar para gastos de pasajes y viajes de ida y vuelta a las reuniones de ICANN para los miembros representados activos.
• Para maximizar la participación, los viajes se harán en clase Economy. Sin embargo, el presidente viajará según la misma política que la de la Junta directiva. La financiación del presidente con el mismo nivel que el de la Junta directiva reconoce la responsabilidad de los presidentes (similar a la de la Junta directiva) y es un pequeño incentivo para que acepten estos puestos.
• Un objetivo clave será hacer que la SO pueda implementar la política de apoyo con facilidad (consulte la sección "Elementos prácticos" a continuación).
• Si bien el cálculo de la financiación para el apoyo a los viajes se basa parcialmente en el tamaño de cada consejo y sus coordinadores, se puede brindar apoyo a otros miembros representados en función de lo que sería mejor para el trabajo de desarrollo de políticas de cada SO. Por ejemplo, se puede brindar apoyo a los miembros del grupo de trabajo.
• La política propone que se deje de distinguir entre el apoyo a los viajes de los miembros seleccionados de NomCom y otros asesores.
• Los niveles de apoyo a los viajes para cada SO se determinarán del modo siguiente:
• ICANN asignará fondos suficientes para que el presidente y la mitad de los asesores restantes puedan recibir apoyo a los viajes (nuevamente, el apoyo a los viajes se podría usar para otras personas que no sean asesores).
• Se supondrá que el presidente viajará en clase Business. Los demás viajes se harán en clase Economy. Se supondrá que el precio medio de los pasajes en clase Economy será de USD 2,000 y en clase Business, de USD 6,000.
• Se supondrá que el total de diarios promedio será de USD 2,800 por reunión. Se publicarán importes de diarios reales para cada reunión, en función de los estándares internacionales

Para el presupuesto del AF09, el importe propuesto para viajes es según se indica a continuación:

Organización de apoyo	Tamaño del consejo (asesores y coordinadores)	Cantidad de personas con apoyo a viajes (la mitad del tamaño del consejo + 1 para el presidente)	Impacto en el presupuesto para el apoyo a los viajes
GNSO	23	12	USD 184,800
ccNSO	20	11	USD 170,400
ASO	15	8	USD 127,200

• Cada SO y AC que use financiación para viajes deberá crear un proceso para la notificación pública con el fin de proporcionar transparencia y responsabilidad, así como para demostrar una eficacia.
• La eficacia global de este nuevo procedimiento de apoyo a los viajes de la comunidad se revisará al final del AF09.
• Debe tenerse en cuenta que este incremento en el presupuesto de explotación se financiará en gran medida porque el personal de ICANN viajará en clase Economy a las reuniones de ICANN.

Elementos prácticos

• Cada presidente (o persona designada) proporcionará al personal de ICANN una lista de los miembros de la SO que deberán recibir apoyo al menos 45 días antes de cada reunión de ICANN.
• Todos los viajes se reservarán a través de una agencia de viajes aprobada por ICANN, a menos que esto no resulte práctico (determinación conjunta con el personal). Los detalles de las reservas se publicarán en el sitio Web de ICANN.
• Para problemas de salud documentados, se deberán hacer excepciones al método de viaje en clase Economy.
• ICANN pagará directamente los pasajes aéreos, proporcionará una compensación razonable para otros métodos de viaje (p. ej. ferrocarril) y abonará un diario para cubrir todos los demás gastos (comidas, alojamiento, gastos varios, taxis, aparcamiento, etc.). Si ICANN paga directamente el hotel de un miembro, dicho costo se restará del diario. Si ICANN proporciona las comidas, dicho gasto también se restará del diario.