AVIS DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DU CANDIDAT

Dernière mise à jour : 21 Mai 2018

Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : https://www.icann.org/privacy/applicantnotice

La Société pour l’attribution des noms de domaine et des numéros sur Internet (« organisation ICANN », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée et les données à caractère personnel que vous nous fournissez dans le cadre de votre demande d’emploi. Cet avis de protection de la vie privée du candidat (« avis ») s’applique aux données à caractère personnel que vous fournissez à l’organisation ICANN dans le cadre de votre demande d’emploi.

1. Définitions

   Les termes « traitement » ou « processus », ou « traité/s » tel qu’utilisés dans le présent document signifient toute opération ou ensemble d’opérations effectuées par l’organisation ICANN sur vos données à caractère personnel ou sur des ensembles de données à caractère personnel, que ce soit par des moyens automatisés ou non, y compris la collecte, le stockage, la modification, l’utilisation, la communication, le partage, ou la destruction, ou autrement défini en vertu de la loi applicable.

   « Autorité de contrôle » tel qu’utilisé dans le présent document signifie l’organisation ICANN et ses différents bureaux.

   « Processeur de données » tel qu’utilisé dans le présent document désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’autorité de contrôle.

   « Données à caractère personnel » tel qu’utilisé dans le présent document signifie toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée ») ; une personne physique identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par le biais d’un identificateur, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identificateur en ligne ou un ou plusieurs facteurs spécifiques à l’identité physique, physiologique, psychique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de la personne physique.

   « Catégories spéciales de données à caractère personnel » tel qu’utilisé dans le présent document signifie les données à caractère personnel révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou l’appartenance syndicale, ainsi que le traitement des données génétiques, les données biométriques dans le but unique d’identifier une personne physique, les données concernant la santé ou les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle d’une personne physique.

2. Le contrôleur de vos données à caractère personnel

   Nous recueillons certaines données à caractère personnel afin d’évaluer vos qualifications pour l’emploi. Les bureaux de l’organisation ICANN sont situés dans les endroits suivants : https://forms.icann.org/en/contact. Chaque bureau peut agir, le cas échéant, en tant qu’autorité de contrôle à l’égard de vos données à caractère personnel.

3. Information que nous recueillons

   3.1. Données à caractère personnel collectées

   Lorsque vous présentez votre candidature à un poste au sein de l’organisation ICANN, vous pouvez envoyer les données à caractère personnel suivantes liées à votre candidature :

   • adresse e-mail et mot de passe afin de créer un profil et de présenter une candidature à travers le portail des carrières de l’ICANN ;

   • nom complet, informations de contact telles que le numéro de téléphone de votre domicile et le code du pays, le numéro de votre téléphone portable et le code du pays, l’adresse et le pays de résidence, la formation et l'expérience professionnelle, les qualifications professionnelles, le poste pour lequel vous souhaitez présenter votre candidature et des détails sur ce que vous connaissez déjà du poste pour lequel vous présentez votre candidature ;

   • votre Curriculum Vitae (« CV »), vos références d’emploi ou toute autre information que vous déciderez de fournir, y compris les informations relatives à toute les candidatures présentées auparavant à l’organisation ICANN ou toute expérience de travail préalable avec l’organisation ICANN ;

     Si vous nous fournissez des données à caractère personnel d’une référence ou d’une autre personne dans le cadre de votre candidature, vous êtes responsable d’obtenir au préalable leur consentement.

   • Les permis d’autorisation de travail, la langue dans laquelle vous souhaitez recevoir les notifications, votre maîtrise de l’anglais (qui peut être exigée pour certains postes) et votre volonté de vous soumettre à une vérification d’antécédents ou casier judiciaire et / ou à un examen médical dans la mesure permise par la loi applicable.

   3.2. Vérification de votre expérience

   Vous consentez à ce que l’organisation ICANN obtienne d’autres renseignements vous concernant auprès de tiers, par exemple, dans le cadre d’une vérification des antécédents ou confirmation d’emploi, et / ou des références d’emploi, si la loi applicable le permet. Vous pouvez nous contacter conformément à l’article ‎11 ci-dessous pour mieux connaître les politiques de vérification d’antécédents de l’organisation ICANN.

   3.3. Catégories particulières de données à caractère personnel

   À l’étape initiale, nous n’exigeons pas des catégories spéciales de données à caractère personnel, y compris votre race ou origine ethnique ou les renseignements liés à votre santé. En conséquence, vous n’êtes pas tenu de soumettre ce type de données dans le cadre de la première soumission de votre candidature. Si vous décidez de fournir des catégories spéciales de données à caractère personnel au cours du processus de candidature, nous nous réservons le droit de supprimer ces informations de nos bases de données.

   3.4. Divulgation volontaire

   La présentation des données à caractère personnel et les catégories spéciales de données à caractère personnel fournies dans le cadre de votre candidature est volontaire. C’est vous qui décidez la mesure dans laquelle vous fournissez de l’information. Veuillez noter que si vous décidez de ne pas fournir des informations à l’organisation ICANN dans le cadre du processus de candidature, cela pourrait avoir une incidence sur la considération de votre emploi.

4. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

   Les données à caractère personnel que vous fournissez dans le cadre de la procédure de candidature peuvent être utilisés pour communiquer avec vous, pour gérer le processus de recrutement et d’embauche, pour évaluer vos qualifications, compétences et intérêts dans les postes offerts par l’organisation ICANN et pour évaluer la conformité avec les exigences en matière de rapports juridiques et réglementaires.

   Si vous êtes sélectionné pour l’embauche, nous pouvons poursuivre le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre du département des ressources humaines. Nous pouvons également vous demander de fournir les documents originels contenant vos données à caractère personnel pour vérifier votre identification et votre admissibilité à l’emploi.

5. Conservation de vos données à caractère personnel

   Nous conserverons vos données à caractère personnel pendant la période nécessaire pour remplir les démarches énoncées dans le présent avis, conformément aux pratiques habituelles en matière de ressources humaines et aux exigences légales et règlementaires. Si vous êtes sélectionné pour un poste, vos données à caractère personnel seront conservées au moins pendant la durée de votre emploi (période qui peut être prolongée en fonction du délai applicable et des exigences légales qui résultent des obligations de conservation des données, le cas échéant).

   Même si vous n’êtes pas sélectionné pour le poste pour lequel vous vous êtes porté candidat ou si vous ne vous êtes pas présenté pour un poste spécifique, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel dans le but de déterminer si vos compétences s’adaptent à d’autres possibilités d’emploi, auquel cas nous vous invitons à présenter votre candidature, à condition que vous ayez donné votre consentement pour cette période de conservation de données prolongée. Autrement, vos données à caractère personnel seront conservées pendant le délai de prescription applicable conformément aux obligations de conservation des données établies par la loi, le cas échéant.

   Vous pouvez nous contacter conformément à l’article ‎11 ci-dessous pour mieux connaître la politique de conservation de données de l’organisation ICANN, retirer votre dépôt de candidature et / ou votre consentement à la conservation de vos données à caractère personnel après la fin du processus de recrutement. La loi applicable peut exiger à l’organisation ICANN de conserver votre CV pendant une période spécifique, même si vous demandez à l’organisation ICANN de ne pas considérer votre candidature pour l’emploi.

6. Sécurité de vos données à caractère personnel

   Nous nous engageons à maintenir la sécurité de vos données à caractère personnel. L’organisation ICANN maintient les mesures de sécurité physiques, procédurales, administratives, organisationnelles et techniques, destinées à prévenir toute perte, utilisation abusive, accès non autorisé, divulgation ou modification de vos données à caractère personnel sous notre contrôle.

   Alors que nous nous efforçons de protéger vos données à caractère personnel, nous ne pouvons pas garantir que ces dernières soient sécurisées à 100 % de toute intrusion par des tiers au cours de la transmission à travers l’Internet ou pendant le stockage dans notre système ou autrement en notre possession. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécurisée, veuillez nous en informer immédiatement en nous contactant conformément à l’article 11 ci-dessous. ‎

   Ne nous envoyez pas des informations sensibles telles que vos coordonnées financières par e-mail. Vous êtes entièrement responsable d’utiliser le niveau de précaution approprié lors de vos communications avec nous.

7. Qui peut accéder à vos données à caractère personnel ?

   Vos données à caractère personnel seront stockées dans une base de données centralisée gérée par l’ICANN, située au 12025 Waterfront Drive, Suite 300, Los Angeles, California 90094, États-Unis. Cela signifie qu’elles peuvent être transférées vers des pays n’ayant pas les mêmes lois ou normes en matière de protection de la vie privée et des données applicables dans votre pays de résidence. Si vous êtes embauché par l’ICANN, vos données à caractère personnel feront partie de votre dossier d’emploi et peuvent être transférés au bureau de l’ICANN concerné. L’organisation ICANN s’engage à respecter les clauses contractuelles type de transfert de contrôleur à contrôleur de l’UE (« Clauses ») pour transférer des données à caractère personnel de l’UE au sein de l’organisation ICANN, ou d’autres arrangements de transfert de données applicables.

   L’accès à vos données à caractère personnel est limité par les besoins. Les recruteurs autorisés, les gestionnaires ou le personnel des RRHH responsables de l’offre d’emploi, le personnel informatique et tout enquêteur peuvent accéder à vos données à caractère personnel dans le cadre de votre processus de candidature. Certaines de ces personnes peuvent se trouver dans différentes juridictions ce qui fait que vos données à caractère personnel puissent être partagées à l’échelle mondiale.

   Vos données à caractère personnel seront partagées avec le fournisseur du système de suivi des candidats (ATS), une autorité de contrôle indépendante contractée par l’organisation ICANN dans le cadre du processus de candidature. Il est possible que nous ayons également besoin de partager vos données à caractère personnel avec d’autres tierces parties, y compris les recruteurs tiers, les références de tiers, les organismes qui facilitent la vérification des antécédents, le conseiller juridique, ou d’autres fournisseurs tiers qui aident à résoudre les problèmes de l’ATS, situé aux États-Unis et dans d’autres juridictions à l'extérieur de votre pays de résidence, pour les raisons suivantes :

   • S’il était nécessaire de faire appel à un fournisseur de services tiers afin de faciliter ou d’étendre des services de recrutement, la vérification des antécédents, et des services similaires ;
   • Lorsqu’il vous l’avez demandé explicitement ;
   • Lorsque cela est requis par une ordonnance du tribunal ou toute autre exigence légale ou réglementaire, y compris en réponse aux demandes des autorités publiques et gouvernementales à l’extérieur de votre pays de résidence ;
   • Si cela était requis en cas de réorganisation, de cession, de transfert ou d’une autre disposition de toute ou une partie de nos actifs d’entreprise (p. ex., dans le cadre d’une procédure de faillite) ;
   • Pour protéger nos activités ou celles de l’un de nos bureaux ;
   • Pour protéger nos droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété, celle de nos bureaux, la vôtre ou d’autres ; et
   • Pour se conformer à la loi applicable.

   Le transfert de données à caractère personnel fait par l’organisation ICANN à des tiers est garantie par les accords de traitement des données, conformément à la loi en vigueur. Les tiers fournisseurs de services sont tenus de protéger la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel, de n’utiliser les données à caractère personnel que pour fournir des services à l’ICANN et en conformité avec la loi applicable. Pour les transferts de données à des fournisseurs tiers à l’extérieur de l’UE, l’organisation ICANN met en œuvre des mesures de sauvegarde telles que les « Clauses ». Veuillez contacter l’organisation ICANN conformément à l’article ‎11 ci-dessous pour demander une copie expurgée des Clauses (dans laquelle tant l’information commerciale que l’information n’étant pas pertinente ont été supprimées).

8. Mise à jour de vos données à caractère personnel

   Vous êtes responsable de vous assurer que vos données à caractère personnel sont exactes et à jour. Vous pouvez vous connecter au portail des carrières de l’ICANN ou contacter l’organisation ICANN à tout moment à l'adresse icann-hr@icann.org pour modifier une partie ou l’ensemble de vos données à caractère personnel si la loi applicable le permet. Nous vous encourageons à mettre à jour dès que possible vos données à caractère personnel au cas où il y faudrait introduire des modifications ou si elles étaient inexactes. Si vous souhaitez les mettre à jour en dehors du processus de candidature ou bien les retirer votre profil de candidat de notre base de données, veuillez contacter icann-hr@icann.org.

9. Vos droits en matière de protection des données

   Vous avez le droit d’obtenir des informations sur le traitement de vos données à caractère personnel, de vous opposer à leur traitement, de faire usage de votre droit à la portabilité des données et de corriger, supprimer ou limiter le traitement de vos données à caractère personnel, dans chaque cas tel que requis en vertu de la législation locale applicable. Vous avez également le droit de retirer tout consentement que vous ayez donné à l’égard du traitement de vos données à caractère personnel. Si vous souhaitez exercer vos droits en tant que personne concernée ou mieux connaître le traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter en utilisant les informations fournies ci-dessous, à l’article 11. Veuillez noter que certaines des données à caractère personnel peuvent être exemptées de ce type d’accès, de rectification, d’opposition ou de suppression des droits, conformément aux lois locales.

   Si vous n’êtes pas satisfait de la réponse de l’organisation ICANN ou si vous pensez que vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément à la loi, vous pouvez également contacter ou déposer une plainte auprès de l’autorité de surveillance compétente ou chercher d’autres recours en vertu de la loi applicable.

10. À propos des enfants

    Le portail des carrières de l’ICANN n’est pas destiné aux personnes de moins de 18 ans. Si vous avez moins de 18 ans, n’envoyez pas votre information à l’organisation ICANN.

11. Nous contacter

    Si vous avez des questions concernant cet avis, le traitement de vos données à caractère personnel par l’organisation ICANN ou si vous souhaitez utiliser les droits inhérents à la personne concernée (par les données) tel qu’indiqué dans l’article 9 ‎, veuillez nous contacter à https://forms.icann.org/en/contact.

12. Modifications à cet avis

    Le présent avis peut subir des modifications de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification au présent avis ici sur cette page. Chaque version du présent avis est identifiée au bas de la page par sa « dernière date de révision ».

13. Date d’entrée en vigueur

    Cet avis, et les bases de données contenant les informations que vous nous avez données, sera valide pendant le temps nécessaire pour le traitement aux fins établies dans ces présentes.