選考委員会 | ガイドライン2015年度版
14 November 2015
概要
本書は、選考委員会の運用手続きと行動規範を補完するためのガイドラインであり、詳細な背景情報については、これらの文書と一緒に参照する必要があります。目的は、各評議会の考慮事項やそのような事項に関する意思決定に関する基礎知識として、評議会の構造や活動に関する詳細について説明することです。
評議会の構造の概要は、ICANNの定款で定められており、共同議長として追加の議決権のないメンバーを指定する評議会の議長の特権と特定の目的のために副評議会を評議会が自由に設立する権利も定められています。
実施する詳細な活動は、定款によって定められる評議会の業務の全体的な枠組みの中で、毎年、選考委員会によって決定されます。同じ状況が、アウトリーチ(働きかけ)活動にも適用され、特定の選択基準、利用可能なアウトリーチの機会と潜在的な対象団体を特定する作業にも適用されます。
本ガイドラインは、これまでの評議会の経験を基準として概要を提供するものであり、「現在におけるベストプラクティス」を実現するための参照資料および備忘録として利用されるものです。
はじめに
ICANNの選考委員会(NomCom)は、8名のICANN理事会のメンバーの選出と定款で定められているその他のメンバーの選出に責任を負っています(定款条項VII、セクション1 https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-ja#VII を参照してください)。
選考委員会は、At Large諮問委員会(ALAC)、国コードドメイン名支持組織(ccNSO)評議会、およびジェネリック ドメイン支持組織(GNSO)評議会の数名のメンバーの選定も行います。選考委員会は、支持組織や諮問委員会内で功績を残した主要なICANNリーダーシップ ポジションの欠員を補充するため別の方法を提供します。
選考委員会と支持組織/諮問委員会の両方の選択方法においては、インターネットの発展に伴ってポリシーを策定し意思決定していく中で、機能、文化、地理的な多様性の利点をICANNが確実に享受できるようにするものとします。
選考委員会の主要な目的は以下のとおりです。
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選考委員会が欠員を補充する地位について極めて能力の高い候補者を特定、募集、および選定すること。
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ICANNの主要なミッションと価値を向上させること(定款条項I、セクション1と2 https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-ja#I-1 および https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-ja#I-2 を参照してください)。
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選考委員会のすべてのメンバーに向けて信頼と尊敬を持って行動すること。
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人員の選定においては、グローバルなインターネットコミュニティ全体で、地理、文化、スキル、経験、性別、そして視点が多様化するように追及すること。
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候補者のプライバシーを保護しながら、選考委員会でのオープンで率直なコミュニケーションを保証するための必要な秘密性を維持しながら、公平性と整合性を持って行動し、目的、条件、手続き、意見を受け取る仕組みを透明性を持って公開することで、インターネットコミュニティの期待に応えること。
選考委員会の行動規範(https://www.icann.org/resources/pages/2015-conduct-2014-12-17-ja)が適用され、
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すべてのICANN選考委員会のメンバーによって同意される必要があります(https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-ja#VII-2)
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選考委員会の活動を積極的に支援するすべてのICANNスタッフ メンバー
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選考委員会のすべての段階の業務を支援する選考委員会が雇ったすべての外部コンサルタント
本書の次のセクションは、選考委員会の構造と活動のみに適用されます。選考委員会に関連するその他のトピックの詳細については、運用手続きと行動規範を参照してください。
構造
選考委員会の全体的な構造の概要は、次の組織図に記載されています。
選考委員会にメンバーを任命する組織は、図に示されているように、ICANNの定款で定義されます。上記に記載されている以外の組織によってメンバーが指定される場合には、定款を最初に変更することが求められる場合があります。しかし、いくつかの組織はメンバーをまったく任命していません。これは、選考委員会のメンバーを任命することがほとんどない政府諮問委員会(GAC)のケースである場合が多くあります。さらに、上述したように、議決権のない共同議長を任命すること、あるいは任命しないことは、議長の特権です。
選考委員会は、さまざまな目的のために副委員会を自由に設立できます。従来は、利害の対立を処理するための副委員会が少なくとも1つはあり、働きかけの活動のための副委員会も設置されることもありました。
選考委員会のメンバーの任期制限は、ICANNの定款条項VII、セクション3、 https://www.icann.org/resources/pages/bylaws-2012-02-25-ja#VII-3 に指定されています。議決権のある各代表者の任期は1年間となり、最大で2期連続で2年間の任期となる場合があります。また、その後に、次の任期に就任するまでには少なくとも2年間が経過している必要があります。議決権のないリエゾンの任期は、任命した組織によって指定される期間となります。議長、議長エレクト、およびすべての共同議長は、次回のICANN年次会議の終了までが任期となります。
ICANNは、選考委員会がその責任を果たすことができるように、必要となる管理および運用上の支援を行います。通常は、図に示されているように、スタッフサポートリードとスタッフサポートという役職の2名の担当者が割り当てられます。たとえば、法務部門やIT部門など、さらなるスタッフ支援の要求は一般的であり、これらの部門の担当者が着任することがあります。
活動
選考委員会の活動に関する通常の全体的なタイムラインの概要を、以下に示します。
上記のタイムラインのイベントは、ICANNが毎年3回実施する公開会議の内容の発行日によって、年次で変更される場合があります。各選考委員会の正確なタイムラインは、選考委員会のその年のWebサイトに掲載されます。
選考委員会の活動内容は、次の5つの段階にグループ化することができます。
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第1段階 – 準備 – 申請期間が開始になるとこの段階は終了します
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第2段階 – 募集 – 申請期間が終了になるとこの段階は終了します
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第3段階 – 審査 – 最終選考会議によってこの段階は終了します
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第4段階 – 選考 – 選任された人物が正式に公表されるとこの段階は終了します
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第5段階 – 報告 – ICANNの年次会議でこの段階は終了します
これらの段階の終了については詳細に定義されていますが、開始点については、各段階で実施される活動の部分的または完全な準備状況に大きく依存します。これについては、以下で詳細に説明および例示します。
各段階の一般的な活動を以下に示します。
第1段階 – 準備 – 申請期間が開始になるとこの段階は終了します
理事会、BGC、および関連組織と会議を実施し、選択条件に関する意見を取集する
対面式の会議の開催
会議電話スケジュールの設定
選択条件の定義
SOIリポジトリ システムの準備、メンバーへのログイン詳細の提供
最新年の要件への全文書の適合
出張の調整と経費支出手当
SOIコールの掲載、タイムラインやその他の公開情報に関するWebページの更新
第2段階 – 募集 – 申請期間が終了になるとこの段階は終了します
働きかけの活動の計画と実施
審査者の選定と契約
受け取ったSOIの処理、受取承認、SOIリポジトリ システムの更新
リファレンス情報の要求、応答の対応、SOIリポジトリ システムの更新
進捗の確認と調整業務のための会議電話
出張の調整と経費支出手当
掲載およびプレゼンテーションによる進捗に関するコミュニティへの最新情報の提供
第3段階 – 審査 – 最終選考会議によってこの段階は終了します
リファレンス情報の要求、応答の対応、SOIリポジトリ システムの更新
面接の候補の選択、対象となる候補者の情報収集
審査コンサルタントによる面接の実施と報告
SOIリポジトリ システムに掲載される査定情報
チームの主要メンバーによる面接のための候補者の選定
進捗の確認と調整業務のための会議電話
チームの主要メンバーの形成と候補者への割り当て
チームの主要メンバーによる面接と報告
絞り込まれた候補者への対面式の面接
出張の調整と経費支出手当
第4段階 – 選考 – 選任された人物が正式に公表されるとこの段階は終了します
代理による最終候補者に関する審議と決定
選定された候補者の契約、利害の確認、および次の手順の通知
選定された候補者へのデューデリジェンスの実施
デューデリジェンスに問題がない場合、選定の確認
必要な場合の電話会議
選定された候補者から要求された記録と写真
選定されなかった候補者の情報、次年度で検討を行うかどうかの確認の要請
選定結果は公式に発表され、選定の理由も公開されます。
第5段階 – 報告 – ICANNの年次会議でこの段階は終了します
選考委員会メンバーを任命する関連団体へのリマインダー
議長の最終報告書の準備
360の選考委員会のメンバーのレビューを実施して、実績を評価して、結果を選考委員会のWebページに掲載
推奨事項への対応準備(次の選考委員会への推奨されたプロセスの改善点の通知)
議長の最終報告書の準備
出張の調整と経費支出手当
上述のとおり、各段階の開始点は明確に定義されていません。開始点は、段階そのものよりも、バックグラウンドでの活動に深く関連しており、各活動の部分的または完全な準備状況に依存しているためです。ある段階が終了する前に前の段階の活動が開始されることも多くあり、段階間ではある程度活動が重複して実施される場合があります。たとえば、第3段階の審査コンサルタントによる面接は、第2段階が終了する前に、明らかに重要に候補者に対して開始される場合があります。
働きかけ
働きかけの活動(アウトリーチ)は、選考委員会の重要な機能の1つであり、潜在的な候補者の関心を引き付けることを目的としています。働きかけの活動の一環として、選考委員会のメンバーが、極めて高い資質を有する候補者を特定して募集するために、ICANNやその他の関連団体が編成する会議に参加する場合があります。働きかけの活動で注力する対象は年度によって異なる場合があります。 特定の地域で重点的に応募する場合もあり、その年度の特定の要件によって重視される対象が異なります。働きかけの活動は、通常は、委員会や特定の副委員会によって計画され、議長によって承認され、その活動は選考委員会のWebページで参照できます。