Procès-verbal | Réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 11 mars 2021

Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : https://www.icann.org/resources/board-material/minutes-2021-03-11-en

Une réunion extraordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN s’est tenue par voie téléphonique le 11 mars 2021 à 20h40 UTC. Chaque administrateur a renoncé à recevoir l’avis de tenue de la réunion.

Le président du Conseil d’administration, Maarten Botterman, a ouvert la séance.

Outre le président, les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Becky Burr, Ron da Silva, Sarah Deutsch, Avri Doria, Rafael Lito Ibarra, Danko Jevtović, Göran Marby (Président-directeur général), Mandla Msimang, Ihab Osman, Patricio Poblete, Nigel Roberts, León Sánchez (vice-président), Matthew Shears et Tripti Sinha.

Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Harald Alvestrand (agent de liaison auprès de l’IETF), Manal Ismail (agent de liaison auprès du GAC) et Kaveh Ranjbar (agent de liaison auprès du RSSAC).

Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont présenté leurs excuses : Merike Käo (agent de liaison auprès du SSAC).

Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).

Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Michelle Bright (directrice de la coordination des contenus du Conseil d’administration), Xavier Calvez (vice-président senior en charge de la planification et directeur financier), Franco Carrasco (spécialiste des opérations du Conseil d’administration), (Mandy Carver (vice-présidente senior en charge de la relation avec les gouvernements et les organisations intergouvernementales), Sally Newell Cohen (vice-présidente senior en charge de la communication mondiale), Sally Costerton (conseillère principale du président et vice-présidente en charge de la relation avec les parties prenantes mondiales), Samantha Eisner (conseillère juridique adjointe), Sean Freeark (gestionnaire de la sécurité régionale – Europe/Amérique latine/Caraïbes), Simon Garside (vice-président en charge des opérations de sécurité), Jamie Hedlund (vice-président senior en charge de la conformité contractuelle et de la protection des consommateurs), John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire), Aaron Jimenez (spécialiste des opérations du Conseil d’administration), Vinciane Koenigsfeld (directrice senior des opérations du Conseil d’administration), Elizabeth Le (conseillère juridique adjointe), David Olive (vice-président senior en charge du soutien à l’élaboration de politiques), Wendy Profit (gestionnaire senior des opérations du Conseil d'administration), Erika Randall (conseillère juridique adjointe), Ashwin Rangan (vice-président senior du département Ingénierie et directeur de l’information), Lisa Saulino (spécialiste des opérations du Conseil d’administration), Amy Stathos (conseillère juridique adjointe), Theresa Swinehart (vice-présidente senior en charge des domaines mondiaux et de la stratégie), Nicholas Tomasso (vice-président en charge des opérations événementielles mondiales), Gina Villavicencio (vice-présidente senior en charge de la gestion mondiale des ressources humaines) et Mary wong ( vice-présidente en charge des opérations stratégiques de la communauté, de la planification et de l’engagement).

  1. Ordre du jour principal :
    1. Impact du COVID-19 sur l’ICANN71

  1. Ordre du jour principal :

    1. Impact du COVID-19 sur l’ICANN71

      Le président a présenté l’ordre du jour principal et a pris note du document d’information que le Conseil a reçu de l’organisation ICANN sur l’impact du COVID-19 sur l’ICANN71. Le président a présenté les résolutions proposées à la considération du Conseil, Nigel Roberts a proposé et Lito Ibarra a appuyé les résolutions proposées. Le Conseil d’administration a pris la décision suivante :

      Attendu que le 3 mai 2019, le Conseil d’administration de l’ICANN a autorisé l’organisation ICANN à conclure un contrat pour la tenue de l’ICANN71 à La Haye (Pays-Bas) (https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2019-05-03-en#1.c).

      Dans le cadre de la stratégie des réunions, et conformément aux statuts constitutifs, l’ICANN71 correspond au Forum de politiques de l’ICANN pour 2021.

      Attendu que le Conseil d’administration de l’ICANN est responsable de la décision de changer le lieu d’une réunion publique de l’ICANN une fois qu’un tel lieu de réunion a été approuvé pour la passation de marchés et annoncé.

      Attendu qu’en décembre 2019, une nouvelle souche de coronavirus, dénommée COVID-19, est apparue et que le 11 mars 2020, l’Organisation mondiale de la santé (OMS) a déclaré la pandémie. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes ont été ou sont confinées, sous une forme ou une autre, ce qui implique de rester à la maison dans le but d’éviter tout contact avec les autres sauf pour bénéficier de services essentiels tels que des soins médicaux ou pour faire ses courses. Les écoles et bureaux commencent à réouvrir en respectant des mesures spéciales, les rassemblements sont encore largement limités et les déplacements internationaux restent en grande partie à l’arrêt. On ne sait toujours pas quand les déplacements internationaux seront pleinement rétablis, ou si les restrictions liées à la taille des rassemblements permettront à l’ICANN d’organiser des réunions publiques physiques. Confrontés à l’apparition de nouveaux cas de COVID-19, de nombreux pays ont imposé de nouvelles formes de confinement afin d’essayer de nouveau de contrôler la propagation de l’épidémie.

      Attendu qu’en tant qu’organisation avec du personnel et des parties prenantes du monde entier, l’organisation ICANN a convoqué en janvier 2020 une équipe de gestion adaptative de crises (A-CMT) afin d’aider l’ICANN à faire le suivi et à atténuer l’impact du COVID-19 sur son travail.

      Attendu que l’organisation ICANN, par l’intermédiaire de l’équipe A-CMT, a informé le Conseil d’administration de l’état actuel du COVID-19 sur le travail de l’ICANN, y compris les impacts potentiels sur l’ICANN71. L’organisation ICANN a également consulté les équipes de direction des diverses structures communautaires de l’ICANN (nos comités consultatifs, organisations de soutien, groupes de parties prenantes et unités constitutives) au sujet de la planification de l’ICANN71 en cette période de pandémie.

      Attendu que le Conseil reconnaît que la pandémie de COVID-19 continue d’avoir un impact sur la possibilité pour la communauté de l’ICANN de poursuivre son travail en personne, l’ICANN67, l’ICANN68, l’ICANN 69, l’ICANN70 et toutes les autres réunions en personne ont adopté un format virtuel. L’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN ont été en communication pour traiter de ces changements de calendrier.

      Attendu qu’à l’heure actuelle, il ne semble pas possible ou faisable de convoquer la réunion ICANN71 en personne à La Haye, aux Pays-Bas, comme prévu.

      Attendu que l’organisation ICANN a réussi à organiser l’ICANN67, l’ICANN68 et l’ICANN69 sous format virtuel, fournissant à la communauté de l’ICANN les moyens requis pour pouvoir planifier, programmer et mener les réunions publiques de l’ICANN dans un environnement entièrement virtuel, notamment en facilitant l’accès via la diffusion en streaming des séances consacrées à des sujets d’actualité sur YouTube. D’autres améliorations sont prévues pour l’ICANN70.

      Attendu que l’organisation ICANN rend compte au Conseil d’administration qu’elle poursuit sa planification opérationnelle interne ainsi que la consultation avec la communauté sur la meilleure façon de concevoir un Forum de politiques permettant d’atteindre les objectifs prévus et soutenant le travail continu en matière d’élaboration d’avis et de politiques.

      Attendu que le Conseil se félicite de la collaboration en cours entre les présidents des organisations de soutien et des comités consultatifs de l’ICANN et l’organisation ICANN, afin de mettre en place un ensemble de directives communautaires convenues qui contribueront à assurer la continuité, la cohérence, la transparence et la responsabilité des décisions prises au nom de la communauté par ses représentants désignés qui travaillent avec l’organisation ICANN pour planifier les réunions publiques de l’ICANN. Étant donné que les réunions publiques de l’ICANN et le soutien fourni à la communauté pour y participer doivent continuer à faciliter les progrès sur les travaux importants de politique, les travaux techniques et de mise en œuvre, le Conseil s’attend à recevoir, dès que possible, les lignes directrices finales pour permettre leur application pour la planification de l’ICANN71.

      Attendu que, le Conseil d’administration comprend l’importance des interactions en face à face permises lors des réunions publiques de l’ICANN et a hâte de retrouver ces interactions le plus vite possible.

      Il est résolu (2021.03.11.01) que le Conseil d’administration confirme que l’ICANN71 ne se tiendra pas sous la modalité « présentielle » et enjoint au Président-directeur général de l’ICANN, ou à son ou ses représentants, de prendre toutes les mesures nécessaires pour annuler la réservation du site de la réunion ainsi que les dispositions prises pour une réunion en personne à La Haye (Pays-Bas).

      Il est résolu (2021.03.11.02) que le Conseil d’administration charge le Président-directeur général de l’ICANN, ou son ou ses représentants, de coordonner avec la communauté de l’ICANN la meilleure façon d’organiser l’ICANN71 pour atteindre les résultats attendus d’un Forum de politiques de l’ICANN, y compris la poursuite de l’élaboration de politiques de l’ICANN et le travail de conseil, et les mises à jour sur les jalons et les priorités convenues par la communauté pour la réunion. Le Président-directeur général de l’ICANN est également chargé de poursuivre la planification opérationnelle interne afin de soutenir la tenue adéquate du Forum de politiques ICANN71 comme une réunion virtuelle dans le but d’atteindre les résultats escomptés.

      Il est résolu (2021.03.11.03) que le Conseil d’administration remercie l’organisation ICANN et la communauté de l’ICANN pour l’attention portée à cette importante question. Le Conseil d’administration tient également à remercier les hôtes et les lieux prévus pour l’ICANN71 à La Haye (Pays-Bas) en espérant qu’ils comprendront qu’il était nécessaire d’annuler l’ICANN71 sous sa forme présentielle. Nous espérons qu’à l’avenir nous serons en mesure de nous rendre dans votre ville afin d’organiser une réunion publique de l’ICANN.

      Il est résolu (2021.03.11.04) que le Conseil d’administration apprécie l’engagement continu de la communauté envers le travail et la mission de l’ICANN et remercie les présidents de nos organisations de soutien et comités consultatifs pour leur collaboration et leur leadership. Le Conseil convient que la documentation du rôle et des responsabilités des représentants désignés de la communauté qui travaillent avec l’organisation ICANN sur la planification des réunions publiques de l’ICANN facilitera grandement la continuité et la cohérence de cet important travail et permettra la transparence et la responsabilité des décisions prises.

      Tous les membres du Conseil d’administration présents ont voté en faveur des résolutions 2021.03.11.01 à 2021.03.11.04. Les résolutions ont été adoptées.

      Fondements des résolutions 2021.03.11.01 à 2021.03.11.04

      Le Conseil d’administration prend cette décision aujourd’hui à la suite de l’épidémie de COVID-19, considérée comme une pandémie par l’Organisation mondiale de la santé. Bien que le Conseil d’administration reconnaisse et maintienne la valeur des interactions en personne lors des réunions publiques de l’ICANN, et l’avancement du travail communautaire de l’ICANN qui se produit lors de ces réunions, nous ne pouvons pas décider d’organiser une réunion physique au détriment de la santé des participants, des membres du personnel de l’ICANN, et du pays hôte.

      Au moment où le Conseil d’administration a pris sa décision, l’épidémie de COVID-19 avait atteint presque toutes les régions du monde. Pendant ce temps, les recherches visant à trouver des traitements et un vaccin se poursuivent. Chaque jour, il y a des nouvelles actualisées sur la propagation du virus et la réponse mondiale à la pandémie. À l’échelle mondiale, un grand nombre de personnes ont été ou sont confinées, sous une forme ou une autre, ce qui implique de rester à la maison dans le but d’éviter tout contact avec les autres sauf pour bénéficier de services essentiels tels que des soins médicaux ou pour faire ses courses. Au sein de l’organisation ICANN, tous les bureaux restent fermés (sauf pour les tâches essentielles) et le personnel travaille à distance. Le personnel ayant des enfants d’âge scolaire est censé s’occuper de ses enfants et, dans de nombreux cas, de leur éducation. Beaucoup de personnes au sein de la communauté de l’ICANN connaissent ces mêmes impacts. Un grand nombre peut également être affecté par l’infection de leur famille et leurs amis. La pandémie continue de nous toucher, nous tous.

      À la suite de la décision du Conseil d’administration de février 2020 d’annuler la composante « en personne » de l’ICANN67 et d’enjoindre l’organisation ICANN à la mise en place d’une réunion virtuelle, l’ICANN67 a été convoquée de manière virtuelle. De précieux enseignements ont été tirés de cette expérience, et l’organisation ICANN a décidé de consulter les dirigeants de la communauté de l’ICANN sur la façon de tirer profit des enseignements tirés de l’ICANN67 dans le but de concevoir les futures réunions virtuelles nécessaires en fonction de la pandémie, en tenant compte de l’objectif de chaque réunion publique. L’ICANN68, qui s’est tenue du 22 au 25 juin 2020, et l’ICANN69, qui s’est tenue du 19 au 22 octobre 2020, ont été organisées sous la forme de réunions publiques virtuelles et ont été une réussite. L’ICANN70 sera également organisée en modalité virtuelle.

      Avant de prendre cette décision, le Conseil d’administration a reçu des documents d’information de l’organisation ICANN sur des questions telles que l’impact du COVID-19, les conversations avec la communauté de l’ICANN, et la planification opérationnelle pour une réunion décentralisée. L’organisation de ICANN n’est pas en mesure de planifier correctement la réunion sur le site en raison de restrictions de voyage et n’a pas l’assurance ferme de pouvoir le faire. Le report de la décision pourrait également imposer des coûts supplémentaires, tels que l’expédition de l’équipement qui pourrait être jugé inutile ultérieurement, ou la poursuite de la conclusion des contrats nécessaires pour le soutien d’une réunion qui, si elle est annulée, pourrait entraîner des pénalités pour l’ICANN. Ce sont des moyens supplémentaires d’annulation précoce qui permettent de préserver les ressources de l’ICANN pour servir à sa mission.

      Nous remercions la communauté de l’ICANN pour sa participation à l’organisation de l’ICANN67, de l’ICANN68 et de l’ICANN69 sous un format virtuel, ces trois réunions ayant été une réussite. La communauté de l’ICANN a joué un rôle primordial dans un mouvement mondial vers la collaboration virtuelle.

      Le Conseil d’administration de l’ICANN remercie la Municipalité de la Haye et le The Hague Convention Bureau pour leur soutien. Nous apprécions leur compréhension et nous attendons avec impatience la tenue d’une future réunion de l’ICANN à La Haye.

      Cette action s’inscrit dans le cadre de la mission de l’ICANN et de l’intérêt public, car elle est la seule voie pour s’assurer que le travail de la communauté de l’ICANN continue comme prévu. Nous avons pris la bonne décision, à bien des égards : en ne mettant pas en danger le personnel de l’organisation ICANN, en ne risquant pas de devoir détourner les ressources et l’attention de l’organisation ICANN vers une réponse à l’épidémie de Covid-19 au sein de l’organisation ICANN ou de la communauté, et en prenant des mesures responsables et adaptées qui permettront de ne pas contribuer à l’épidémie mondiale. Au vu des éventuelles inégalités entre les participants quant à l’autorisation de se déplacer d’une région à une autre et l’obtention de visas, cette décision permet aussi à tout un chacun de participer virtuellement à la réunion sans l’éventuelle distraction provoquée par les incertitudes liées à l’organisation d’une réunion physique à l’heure actuelle.

      Les répercussions de cette décision sur les ressources font l’objet d’une quantification. Toutefois, les ressources nécessaires pour soutenir le Forum politique ICANN71 conçues de manière appropriée et déjà allouées pour l’ICANN71 sont censées varier dans les rangs prévus au budget de l’ICANN. Cette décision n’aura aucune incidence sur la sécurité, la stabilité ou la résilience du DNS.

      Il s’agit d’une décision administrative organisationnelle qui ne nécessite pas de consultation publique.

    Le président a levé la séance.