会议记录 | ICANN 董事会特殊会议 2020 年 06 月 11 日

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ICANN 董事会于世界协调时 2020 年 6 月 11 日 16:30 召开了一次电话特殊会议。

主席玛盾·波特曼 (Maarten Botterman) 准时宣布会议正式开始。

除主席外,以下董事也参加了全部或部分会议:贝基·伯尔 (Becky Burr)、罗恩·达席尔瓦 (Ron da Silva)、萨拉·多伊奇 (Sarah Deutsch)、克里斯·狄思潘(Chris Disspain)、艾芙丽·多利亚 (Avri Doria)、拉斐尔·利托·伊瓦拉 (Rafael Lito Ibarra)、丹科·杰夫托维克 (Danko Jevtović)、马跃然(Göran Marby,总裁兼首席执行官)、前村昌纪 (Akinori Maemura)、曼蒂娜·米斯曼 (Mandla Msimang)、伊哈布·奥斯曼 (Ihab Osman)、奈杰尔·罗伯茨 (Nigel Roberts)、里昂·桑切斯(León Sanchez,副主席)、马修·希尔斯 (Matthew Shears) 以及特里普蒂·辛哈 (Tripti Sinha)。

以下董事会联络人参加了全部或部分会议:哈罗德·阿维斯特兰(Harald Alvestrand,IETF 联络人)、玛娜尔·伊斯梅尔(Manal Ismail,GAC 联络人)、梅丽克·凯奥(Merike Käo,SSAC 联络人)以及卡菲·兰吉巴(Kaveh Ranjbar,RSSAC 联络人)。

秘书长:约翰·杰弗里(John Jeffrey,总法律顾问兼秘书长)。

以下 ICANN 高级管理人员和工作人员参加了全部或部分会议:苏珊娜·宾内特 (Susanna Wong Bennett)(王孝蓉,高级副总裁兼首席运营官)、米歇尔·布莱特(Michelle Bright,董事会内容协调主管)、哈维尔·卡尔维兹(Xavier Calvez,首席财务官)、弗兰科·卡拉斯科(Franco Carrasco,董事会运营专员)、曼迪·卡维尔(Mandy Carver,政府与国际政府间组织 [IGO] 合作高级副总裁)、莎莉·纽厄尔·科亨(Sally Newell Cohen,全球传播高级副总裁)、戴维·康纳德(David Conrad,首席技术官)、莎莉·科斯特顿(Sally Costerton,总裁高级顾问兼全球利益相关方合作部高级副总裁)、莎曼·艾斯内(Sam Eisner,副总法律顾问)、杰米·赫德伦(Jamie Hedlund,合同合规和消费者保护高级副总裁兼华盛顿哥伦比亚特区办公室总经理)、约翰·杰弗里(总法律顾问兼秘书长)、亚伦·吉美内兹(Aaron Jimenez,董事会运营专员)、温西安·科尼格斯菲尔德(Vinciane Koenigsfeld,董事会运营高级主管)、伊丽莎白·李(Elizabeth Le,助理总法律顾问)、卡伦·伦兹(Karen Lentz,政策研究和数据服务高级主管)、戴维·奥利佛(David Olive,政策制定支持部高级副总裁)、克里斯塔·派巴克(Krista Papac,投诉官)、温迪·普若菲特(Wendy Profit,董事会运营高级经理)、埃里卡·兰德尔(Erika Randall,助理总法律顾问)、阿什文·兰根(Ashwin Rangan,工程部高级副总裁兼首席信息官)、丽莎·莎莉诺(Lisa Saulino,董事会运营专员)、艾米·斯塔索斯(Amy Stathos,副总法律顾问)、特里莎·斯旺哈特(Theresa Swinehart,多利益相关方战略和战略计划高级副总裁)以及吉娜·比亚维森西奥(Gina Villavicencio,全球人力资源部高级副总裁)。

  1. 主要议程:
    1. COVID-19 对 ICANN69 的影响
    2. 其他事务
  1. 主要议程:

    1. COVID-19 对 ICANN69 的影响

      主席介绍了此议程事项,ICANN 组织高管团队成员就与 ICANN69 有关的全球 COVID-19 冠状病毒疫情形势向董事会做了简报。鉴于 COVID-19 的持续传播,世界各地各种“居家隔离令”或封城令限制了人们的行动和集会(接受必要服务的情况除外),在 ICANN 组织与支持组织和咨询委员会的领导人及其他社群成员就 ICANN69 的讨论中,马跃然和特里莎·斯旺哈特发表了讲话。

      董事会热烈讨论了 ICANN 组织的建议,董事会成员各抒己见,充分表达了他们的观点和意见。组织的文件中详细说明了其建议背后的理由和解释。

      有些董事会成员不赞同 ICANN 组织的建议。罗恩·达席尔瓦询问,如果由于签证问题或地区旅行限制,导致与会人数减少 30% 或 50%,是否有可能举行面对面会议。ICANN 组织发表意见,提到了当前举行面对面会议所面临的许多挑战。会议中心的座位配置限制将对保持社交距离的要求提出挑战。航班的可用性很可能会带来另一个挑战,因为预计德国仍有可能限制来自 COVID-19 疫情持续的国家/地区的航班入境,特别是在世界某些地区可能爆发第二波疫情的情况下。另外,由于很多大使馆和领事馆,特别是在感染率高的国家/地区,可能仍然关闭,与会者获得签证的能力也可能受到限制。总裁兼首席执行官指出,由于预计参与人数较少,加上保持社交距离带来的挑战,德国取消了原定在距离 ICANN69 只有几周时间举行的慕尼黑啤酒节。总裁兼首席执行官还指出,各支持组织 (SO) 和咨询委员会 (AC) 的领导层就平等参与会议的能力提供了反馈。考虑到不同地区的与会者在获得国际旅行和签证方面的能力可能会不平等,这一决定也确保了与会者通过虚拟方式实现最广泛参与,而不会因为此时举行面对面会议所带来的不确定性而分散注意力。

      伊哈布·奥斯曼指出,目前世界大部分地区正在逐渐解除封锁,作为一个全球社群和全球参与者,ICANN 有责任尽自己的一份力量,让世界回归到某种程度的正常水平。伊哈布 (Ihab) 询问,在决定举行纯虚拟会议之前,是否已经考虑了举行面对面会议的所有可能方案,比如选择在全球可能为人们参加面对面会议提供最大安全性的其他地点举行会议。总裁兼首席执行官解释说,已经考虑过其他会场,但是否有合适的会议空间可以容纳超过 300 场会议、酒店客房的供应情况和旅行限制等等,所有这些会议后勤条件都对找到一个在当下保证不会受到集会限制的合适会场提出了挑战。

      会议还讨论了在未来的会议中采用“混合”模式的可能性,即,既包括面对面会议,又额外整合远程参会工具或功能,在改善会议体验的同时,为无法亲自出席会议的人提供平等参会的机会。总裁兼首席执行官解释说,对于如何在未来的 ICANN 会议中采用混合模式,ICANN 组织正在与各个 SO 和 AC 共同制定分阶段计划,在制定分阶段计划的过程中将考虑董事会提出的问题。

      罗恩 (Ron) 担心现在就决定以纯虚拟的形式举行 ICANN69 为时过早,表示希望总裁兼首席执行官与 SO 和 AC 的领导层探讨一下,若采用混合模式举行 ICANN69,这会带来哪些影响,成本如何,以及后勤方面存在哪些问题。伊哈布对拟定决议不考虑采用任何涉及面对面会议的混合模式举行 ICANN69 的可能性表示担忧。

      总裁兼首席执行官解释说,SO 和 AC 的普遍共识是,ICANN69 不在汉堡以面对面会议的形式举行。贝基·伯尔和克里斯·狄思潘指出,从他们参与的社群讨论来看,社群中并未就采用混合模式举行 ICANN69 达成共识。相反,社群成员一致同意取消面对面会议,并且认为越早取消越好。董事会指出,此决议将指示“ICANN 总裁兼首席执行官或其指定人员与 ICANN 社群一起协商,找到 ICANN69 的最佳推进方案,从而达到人们对 ICANN 年度大会的期望结果,包括进一步推动 ICANN 政策制定和咨询工作,报告重大进展和社群认定的会议优先事项。”这为采用混合模式提供了可能性,即,如果与社群继续协商的结果是采用混合模式,则可以这样做。

      董事会还讨论了取消面对面会议、以虚拟会议形式举行 ICANN69 所带来的财务影响。董事会指出,以面对面会议的形式在汉堡举行 ICANN69 的费用已列入预算。董事会指出,由于省掉了差旅相关费用,举行虚拟会议的费用远低于面对面会议,因此,通过拟定决议将使得会议费用完全在预算金额之内,而且大大低于预算金额。

      董事会感谢组织在这方面所做的工作。

      经过讨论,奈杰尔·罗伯茨提出了动议,里昂 (León) 附议。董事会发起投票,然后采取了以下行动:

      鉴于 2018 年 6 月 23 日,ICANN 董事会批准 ICANN 组织继续签约支持 2020 年 10 月的 ICANN 公共会议 (ICANN69) 在德国汉堡举行 (https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2018-06-23-en#1.f)。根据会议策略和章程,ICANN69 为 ICANN 在 2020 年的年度大会。

      鉴于一旦 ICANN 公共会议的举办场地经批准签约并公布后,ICANN 董事会就必须对会议场地的变更决定负责。

      鉴于 2019 年 12 月,一种被命名为 COVID-19 的新型冠状病毒出现,并在 2020 年 3 月 11 日被世界卫生组织 (WHO) 宣布为全球大流行病。现在,全球有很多人一直或继续处于某种形式的“居家隔离令”或封城令之下,目的是避免与他人接触,除非是要接受医疗护理等必要服务或购买日用品,否则不得外出。学校和办公场所开始限制性地重新开放,集会活动仍然非常受限,国际旅行也基本上仍然处于停摆的状态。我们仍然不知道国际旅行什么时候能更全面地恢复,也不知道届时对集会活动规模的限制是否会有所放松,能够允许 ICANN 举行面对面的公共会议。面对 COVID-19 的突发情况,即使是已经重新开放的经济体,也可能为了再次控制疫情蔓延而再次实施某种形式的“居家隔离令”。

      鉴于作为一家员工和利益相关方遍布全球的组织,ICANN 组织于 2020 年 1 月成立了一支适应性危机管理团队 (A-CMT),目的是协助 ICANN 组织追踪和降低 COVID-19 对 ICANN 工作的影响。

      鉴于 ICANN 组织通过 A-CMT 向董事会汇报了 COVID-19 目前的情况对 ICANN 工作的影响,包括对 ICANN69 的潜在影响。ICANN 组织还就面对疫情如何规划 ICANN69 咨询了多个 ICANN 社群结构的领导团队 — 咨询委员会、支持组织、利益相关方团体和选区。

      鉴于董事会认识到,在 ICANN67 和 ICANN68 都被迫以虚拟会议的形式举行,各个群体(包括提名委员会、安全与稳定咨询委员会和审核小组等等)在闭会期间的所有面对面会议都被迫取消、延期或转为虚拟形式之后,COVID-19 疫情将继续影响 ICANN 社群为面对面开展工作所计划的其他会议和活动。ICANN 组织一直在竭尽所能地向 ICANN 社群告知这些日程安排上的变动。

      鉴于目前看来,可能无法按原计划在德国汉堡召开面对面的 ICANN69 会议。

      鉴于 ICANN 组织已成功将 ICANN67 转为虚拟会议,这为 ICANN 社群提供了一个有用的测试,让他们了解如何在完全虚拟的环境中规划、安排和执行 ICANN 公共会议。ICANN 组织已与 ICANN 社群合作,完成了对以虚拟会议形式举行 ICANN68 政策论坛的策划,届时将会看到在虚拟会议中实时交付翻译方面的创新,这将是 ICANN 公共会议首次尝试完全以虚拟形式策划和执行。

      鉴于 ICANN 组织向董事会报告称,它将继续进行内部运营规划,并向社群咨询如何最好地策划年度大会,以达到预期目的和支持社群正在进行的政策咨询和制定工作。

      鉴于董事会理解面对面交流对 ICANN 公共会议的重要性,并期待在可行的情况下尽快恢复这种交流。

      兹此发布第 2020.06.11.01 号决议:董事会确认 ICANN69 不应以面对面会议的形式进行,并指示 ICANN 总裁兼首席执行官或其指定人员采取所有必要措施,取消为在德国汉堡召开面对面会议所预订的场地和所做的安排。

      第 2020.06.11.02 号决议:董事会指示 ICANN 总裁兼首席执行官或其指定人员与 ICANN 社群一起协商,找到 ICANN69 的最佳推进方案,从而达到人们对 ICANN 年度大会的期望结果,包括进一步推动 ICANN 政策制定和咨询工作,报告重大进展和社群认定的会议优先事项。ICANN 总裁兼首席执行官还接到了继续进行内部运营规划的指示,目的是支持 ICANN69 年度大会顺利举行,达到人们的期望结果。

      第 2020.06.11.03 号决议:董事会感谢 ICANN 组织和 ICANN 社群对这个重要问题的关注。董事会还向原定于在德国汉堡举办 ICANN69 的主办方和会场表达了谢意,感谢他们对取消 ICANN69 面对面会议的理解。我们希望将来有机会可以重新造访这座城市,并举办一次 ICANN 公共会议。

      十三位董事会成员投票赞成第 2020.06.11.01 – 2020.06.11.03 号决议。罗恩·达席尔瓦和伊哈布·奥斯曼投票反对决议。特里普蒂·辛哈未能对这些决议投票。决议通过。

      第 2020.06.11.01 - 2020.06.11.03 号决议的理由

      董事会今日采取此行动是因为 COVID-19 的爆发,该疾病已被世界卫生组织认定为全球大流行病。尽管董事会认可在 ICANN 公共会议上进行面对面交流有其重要价值,并支持 ICANN 社群在这些会议上取得的工作进展,但我们不能以参会者、ICANN 组织工作人员和主办国的健康为代价执意召开面对面会议。

      在董事会做决定时,2019 年 12 月爆发的 COVID-19 疫情已经几乎波及全球各个地区,而相关的治疗和疫苗研制工作正在进行中。每天都有很多关于疫情扩散和全球应对措施的新闻。现在,全球有很多人一直或继续处于某种形式的“居家隔离令”或封城令之下,目的是避免与他人接触,除非是要接受医疗护理等必要服务或购买日用品,否则不得外出。ICANN 组织的所有办公室都已关闭(必要设施除外),并且全体员工都开始在家办公。很多家里有学龄儿童的员工还要照顾孩子,在很多情况下,还要承担起教育孩子的工作。ICANN 社群中的很多人也在受到同样的影响。很多人的家人和朋友甚至感染了新冠病毒。这场疫情将继续影响我们所有人。

      在董事会于 2020 年 2 月决定取消 ICANN67 的面对面会议,并指示 ICANN 组织以虚拟会议的形式召开会议后,我们举办了 ICANN67 虚拟会议。从中我们吸取到了许多宝贵的经验,在此基础上,ICANN 组织继续与 ICANN 社群领导人磋商,了解如何利用 ICANN67 的经验来设计今后的虚拟会议,因为日后可能会因为疫情而必须召开虚拟会议,同时还要考虑每次公共会议的目的。原定于在 2020 年 6 月 22-25 日举行的 ICANN68 将是 ICANN 公共会议首次尝试完全以虚拟形式策划和执行。

      在做此决定之前,董事会收到了 ICANN 组织发来的简报,其中介绍了 COVID-19 的影响,与 ICANN 社群的对话以及分散式会议的运作规划等等。

      我们感谢 ICANN 社群为成功以虚拟形式举行 ICANN67 和 ICANN68 所做的努力。在面向虚拟合作的全球行动方面,ICANN 社群已经展现出了强大的领导力。

      ICANN 董事会感谢主办委员会和欧洲地区的社群为在汉堡举办这次会议做出的不懈努力。对于他们的理解我们表示非常感激,并期待能够尽快重返欧洲地区开会。

      此行动符合 ICANN 的使命和公共利益,因为这是保证 ICANN 社群的工作计划继续实行的唯一途径。从多个角度看,这都是一个合理的决定:不会将 ICANN 组织员工置于风险之中;ICANN 组织不必将资源和注意力转移到应对 ICANN 组织或社群内部爆发的 COVID-19 疫情上;采取负责任和适当的保护措施,防止疫情在全球范围内蔓延。考虑到不同地区的与会者在获得国际旅行和签证方面的能力可能会不平等,这一决定也确保了与会者通过虚拟方式实现最广泛参与,而不会因为此时举行面对面会议所带来的不确定性而分散注意力。

      此项决定会对资源产生影响,具体数量仍在确定当中。然而,支持 ICANN69 年度大会所需的资源(可适当设计)应在 ICANN69 获分配的资源范围内,且不超过 ICANN 预算。此项决定对互联网域名系统的安全、稳定或弹性不会产生任何影响。

      这属于组织管理决策,无需征询公众意见。

    2. 其他事务

      未达成任何决议。

    主席宣布会议结束。