Activités et réunions du Conseil d’administration
Procès-verbal | Réunion ordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN 5 novembre 2016
Ce document a été traduit dans plusieurs langues dans un but purement informatif. Le texte original faisant foi (en anglais) peut être consulté sur : https://www.icann.org/resources/board-material/minutes-2016-11-05-en
Une réunion ordinaire du Conseil d’administration de l’ICANN s’est tenue le 5 novembre 2016 à Hyderabad, Inde, à 13h30, heure locale.
La réunion a été ouverte par le membre du Conseil d’administration Chris Disspain, qui a remplacé le président, jusqu’à ce que le président et le vice-président arrivent pour l’appel nominal.
Les administrateurs suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Rinalia Abdul Rahim, Cherine Chalaby (vice-président), Steve Crocker (président), Ron da Silva, Chris Disspain, Asha Hemrajani, Rafael Lito Ibarra, Markus Kummer, Erika Mann (par voie téléphonique), Göran Marby (Président-directeur général), George Sadowsky (par voie téléphonique), Bruce Tonkin, Lousewies van der Laan et Kuo-Wei Wu.
Les administrateurs suivants ont présenté leurs excuses : Bruno Lanvin et Mike Silber.
Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Ram Mohan (agent de liaison du SSAC), Jonne Soininen (agent de liaison de l’IETF) et Suzanne Woolf (agent de liaison du RSSAC).
Les agents de liaison du Conseil d’administration suivants ont présenté leurs excuses : Thomas Schneider (agent de liaison).
Observateurs : Maarten Botterman, Becky Burr, Khaled Koubaa, Akinori Maemura, et Kaveh Ranjbar.
Secrétaire : John Jeffrey (conseiller juridique et secrétaire).
Les membres de la direction et du personnel de l’ICANN suivants ont participé à toute ou à une partie de la réunion : Susanna Bennett (directrice d’exploitation) ; Melissa King (vice-présidente, opérations du Conseil d’administration) ; Wendy Profit (spécialiste des opérations du Conseil d’administration); Amy
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Ordre du jour principal :
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Publication pour consultation publique - Politique préliminaire anti-harcèlement que la communauté de l’ICANN devra respecter
John Jeffrey a présenté ce point de l’ordre du jour. Il a déclaré que le Conseil devait prendre des mesures pour publier pour consultation publique une politique préliminaire anti-harcèlement. Il a noté que l’organisation a consulté la communauté et un expert externe pour élaborer la politique préliminaire, dont la publication est prévue pendant 60 jours.
Le Conseil a examiné la politique anti-harcèlement proposée et le plan de publication pour consultation publique. Rinalia Abdul Rahim a demandé si la politique proposée devrait comprendre également des dispositions encourageant la communauté à se comporter d’une manière mutuellement respectueuse avec les membres du personnel qui les soutiennent. John a expliqué que la politique est principalement dirigée à la communauté, et les plaintes concernant des membres de l’organisation seraient traitées par le biais de procédures du département des ressources humaines de l’organisation. John a commenté que l’organisation est obligée à protéger le personnel et la politique proposée ne serait pas appropriée pour s’occuper de ce genre d’activité.
Rinalia a également suggéré que la documentation associée à la politique de lutte contre le harcèlement proposée mettent en lumière la préoccupation du PDG au sujet du manque de civilité et de respect mutuel dans l’ensemble de l’écosystème de l’ICANN.
Steve Crocker a demandé si la politique préliminaire comprend des mécanismes d’application et Amy Stathos a expliqué que la politique proposée comprend une procédure de plainte par laquelle les plaintes seraient envoyées au médiateur. Dans ce cas le médiateur ferait une évaluation de la plainte et recommanderait quelles sont les actions à entreprendre pour aborder la question.
Lito Ibarra a demandé quel serait le rôle du nouveau préposé aux plaintes en ce concernant la politique anti-harcèlement proposée. Jean a affirmé que quelle que soit l’origine de la plainte, elle sera prise très au sérieux. Il a souligné qu’il était prévu que le préposé aux plaintes renvoie une plainte de harcèlement au médiateur et que le traitement de la plainte devrait suivre le processus énoncé dans la politique proposée. Asha Hemrajani a encouragé le PDG d’avoir plus de communication proactive sur le préposé aux plaintes pour fournir une plus grande clarté à la communauté.
Göran Marby a par la suite clarifié davantage le rôle du médiateur comparé aux types de questions desquelles le préposé aux plaintes est censé s’occuper pour accroître la transparence et la responsabilité. Il a également comparé la structure hiérarchique du préposé aux plaintes à celle du médiateur, qui rend compte directement au Conseil d’administration conformément aux statuts constitutifs. Chris Disspain a suggéré que le Conseil d’administration sépare sa discussion sur le préposé aux plaintes de sa discussion sur la publication de la politique anti-harcèlement proposée pour consultation publique.
Cherine Chalaby a suggéré que lorsque la politique sera publiée pour consultation publique, la documentation devrait inclure des références aux normes de conduite requises de l’ICANN.
Le Conseil d’administration a pris les décisions suivantes après le débat :
Attendu que, pendant et après la 55e réunion de l’ICANN, la question du comportement réciproque de certains membres de la communauté a été soulevée lors de plusieurs séances de l’ICANN et sur plusieurs listes de diffusion de l’ICANN.
Attendu que, le Conseil d’administration a décidé de traiter la question du comportement réciproque de certains membres de la communauté de l’ICANN
Attendu que, le 25 juin 2016, suite à la réception et l’analyse des commentaires publics, le Conseil a approuvé (voir https://www.icann.org/resources/board-material/resolutions-2016-06-25-en#2.f) les normes de conduite requises révisées, où la question du harcèlement est abordée de manière plus spécifique que dans la version précédente.
Attendu que, suite aux commentaires publics mentionnés ci-dessus, en consultation avec un expert, s’il y a lieu et selon les besoins, l’organisation a élaboré une politique préliminaire anti-harcèlement que la communauté de l’ICANN devra considérer.
Il est résolu (2106.11.05.01) que le Conseil autorise la publication de la politique préliminaire anti-harcèlement que la communauté de l’ICANN devra respecter pour une période de consultation publique de 60 jours afin de donner à la communauté le temps suffisant pour examiner la politique préliminaire, mais aussi de formuler et de soumettre des commentaires publics sur cette politique.
Il est résolu que (2016.11.05.02), après avoir reçu les commentaires publics, le Conseil en fera une évaluation et s’engagera à nouveau avec la communauté en vertu des changements suggérés à la politique proposée.
Tous les membres du Conseil d’administration présents ont voté en faveur des résolutions 2106.11.05.01 – 2106.11.05.02. Bruno Lanvin et Mike Silber n’étaient pas disponibles pour voter ces résolutions. Les résolutions ont été adoptées.
Fondements des résolutions 2016.11.05.01 – 2016.11.05.02
Pendant et après l’ICANN55 la question du comportement réciproque de certains membres de la communauté a été soulevée lors de différentes séances et sur plusieurs listes de diffusion, et le Conseil d’administration a accepté d’aborder cette question. En réponse, le Conseil a confirmé et réitéré que le Conseil d’administration de l’ICANN et son personnel prennent très au sérieux la question du harcèlement ou de tout autre comportement inopportun lors de ses réunions. L’ICANN et les membres de sa communauté visent à veiller à ce que les membres de la communauté de l’ICANN puissent participer et contribuer dans un environnement qui demeure exempt du harcèlement.
En tant qu’organisation, l’ICANN dispose de politiques internes robustes en la matière, y compris la formation obligatoire. Alors que les membres de la communauté de l’ICANN ne sont pas soumis aux mêmes politiques et règles que l’organisation ICANN ou le Conseil d’administration, tous ceux ayant participé aux processus de l’ICANN devraient s’attendre à ce que les membres de la communauté se conforment à certaines normes de conduite requises. En abordant les problèmes identifiés à ICANN55, une des mesures prises était celle de réviser les normes de conduite requises pour faire spécifiquement appel aux questions relatives au harcèlement et au fait qu’une telle conduite n’est pas acceptable dans les forums de l’ICANN. La version révisée de la version des normes de conduites requises approuvée par le Conseil d’administration se trouve à : https://www.icann.org/resources/pages/expected-standards-2016-06-28-en.
En outre, tel qu’ordonné par le Conseil, l’organisation a travaillé avec un expert, selon les besoins, pour élaborer une « Politique communautaire anti-harcèlement » préliminaire pour la soumettre aux commentaires et à la considération de la communauté. Si elle était adoptée, la politique devrait être respectée pendant les réunions publiques de l’ICANN et tout au long des autres interactions de la communauté de l’ICANN. La politique communautaire anti-harcèlement préliminaire est un document de référence inclus dans ce document du Conseil et incorpore un grand nombre d’idées suggérées en réponse aux commentaires publics reçus sur les normes de conduite requises révisées (pour le rapport sur ces commentaires, voir https://www.icann.org/en/system/files/files/report-comments-expected-standards-revisions-11jul16-en.pdf).
Il n’est pas prévu que cette décision ait un impact financier sur l’ICANN et elle n’aura pas d’impact sur la sécurité, la stabilité et la résilience du système des noms de domaine.
Il s’agit d’une fonction administrative et organisationnelle de l’ICANN qui amène directement à la consultation publique à cet égard.
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Divers
Göran Marby a informé le Conseil d’administration qu’il a l’intention de renouveler l’adhésion de l’ICANN à l’Internet Society (ISOC). Il a signalé que le coût de l’adhésion est inférieur au seuil nécessitant l’approbation des dépenses à engager de la part du Conseil d’administration, mais l’affaire a été portée à l’attention du Conseil dans le cadre du nouveau processus mis au point pour assurer que le Conseil a une vision globale et une compréhension du portefeuille d’engagements de l’ICANN à travers la communauté.
Le président a levé la séance.
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