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1.0 Contexte

À plusieurs occasions, la communauté a demandé à l'ICANN de réfléchir aux différentes façons de financer les déplacements de ses membres, ainsi que d ' établir des procédures de prise en charge de ces déplacements claires et transparentes. L'ICANN compte aujourd'hui bien plus de ressources que par le passé. Il est donc naturel de reconsidérer l'approche de l'ICANN concernant la prise en charge des déplacements de ses membres. Avec l'évolution de l'institution, il devient de plus en plus important de revoir la question du financement des voyages afin de définir une politique mûrement réfléchie qui sera mise en place d'une façon totalement transparente.

Certains membres de la communauté souhaiteraient une prise en charge supplémentaire du financement ; opinion qui n'est certainement pas partagée par tout le monde. Outre les nombreux commentaires anecdotiques reçus des membres de la communauté, un forum de discussion publique s'est tenu pendant la conférence de l'ICANN à New Delhi en février 2008. Un peu plus tard, un autre forum de discussion, où chacun pouvait laisser ses commentaires, a été mis à disposition sur le site de l'ICANN du 3 mars 2008 au 24 avril 2008. (Pour obtenir un résumé des commentaires, consultez la page : http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html .)

De plus, un document proposant une politique spécifique de prise en charge des déplacements a été publié le 2 juin 2008. Consultez la page : http://www.icann.org/topics/travel-support/draft-procedure-22may08.htm . Ce document a reçu de nombreux commentaires sur le site de l'ICANN mais également lors de la conférence de l'ICANN à Paris. Les commentaires du forum ont été résumés, et sont désormais disponibles sur la page : http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html

À partir de cette discussion générale impliquant deux consultations écrites ainsi que des débats publics, le personnel de l'ICANN a élaboré une nouvelle procédure de financement des déplacements de la communauté pour se rendre aux trois rendez-vous annuels de l'ICANN. (Notez que le terme « procédure » a été préféré ici au terme « politique   » afin d'éviter toute confusion avec les travaux de développement de la politique centrale de l'ICANN.) Cette procédure s'appliquera aux déplacements aux conférences de l'ICANN pendant l'exercice fiscal 2009. L'efficacité de cette procédure, y compris le montant des indemnités/la portée, les modalités, etc., seront analysés à la fin de l'exercice fiscal. Cette analyse sera rendue publique, et les changements apportés à la procédure seront examinés.

1.1 Objectif de la prise en charge des déplacements de la communauté

La participation au modèle pluripartite de l'ICANN requiert du temps, de l'énergie et des efforts et implique bien souvent des frais directs. De ce fait, il est tout à fait normal de consacrer une partie des revenus de l'ICANN, résultant des cotisations des registrants, au remboursement d'une partie de ces frais. D'un autre côté, l'une des forces de l'ICANN repose sur sa capacité à réunir un large éventail d'intérêts au sein d'une organisation où passion et engagement ne se mesurent pas uniquement en termes financiers.

Pendant des années l'ICANN a eu l'habitude de rembourser une partie des frais de participation. Ainsi jusqu'à présent, les membres du conseil d'administration de l'ICANN et les agents de liaison se voyaient rembourser les frais de déplacement liés à l'ICANN. De même, les membres du Comité de nomination se sont vu rembourser les frais de déplacement aux différentes conférences et ceux de l'ALAC (At-Large Advisory Committee), leurs voyages aux conférences de l'ICANN.

Il semble évident qu'il convient de trouver un juste équilibre entre nos principes et le budget à respecter, lorsqu'il s'agit de réfléchir à l'étendue de la prise en charge des voyages et aux principes sur lesquels appuyer cette approche. Étant donné que l'une des principales missions de l'ICANN consiste à élaborer des politiques, il semblerait logique d'étendre la prise en charge des déplacements aux organisations de soutien à l'origine de la politique de l'ICANN, maintenant que l' ICANN dispose des ressources suffisantes pour prendre en charge cette extension.

D'une façon générale, la prise en charge des frais de déplacements a pour but de limiter les barrières financières aux participations des membres, d'élargir ainsi le groupe de participants et de faire avancer le « travail » de l'ICANN. Néanmoins, il est essentiel de garder à l'esprit que l'une des meilleures façons d'accroître la participation est d'améliorer et de développer les participations à distance, mais aussi de réduire autant que possible les frais de déplacement, en choisissant les solutions les plus économiques possible, afin qu'un maximum de participants puissent en profiter.

1.2 Récapitulatif de la politique actuelle de prise en charge des déplacements lors des conférences de l'ICANN

Conseil d'administration de l'ICANN et agents de liaison  : les membres du Conseil d'administration de l'ICANN se voient rembourser les frais de déplacement raisonnables liés à leur participation aux conférences de l'ICANN. Lorsque la durée du voyage est supérieure à cinq heures, les membres du Conseil bénéficient d'une place en classe Affaires.

Justification : les membres du Conseil d'administration de l'ICANN se voient confier la plupart des plus grandes responsabilités personnelles et professionnelles de l'organisation. Ce niveau de prise en charge a pour but de reconnaître ces responsabilités et d'offrir un plus grand confort et de meilleures performances lors des déplacements lointains au nom de l'ICANN.

ALAC  : Actuellement, tous les membres du comité se voient rembourser leur billet d'avion au tarif de la classe Economique, auquel s'ajoute une indemnité journalière pour participer aux principales conférences de l'ICANN.

Justification : Lors de la création de cette organisation, il s'est révélé essentiel de financer la participation de tous les membres de l'ALAC afin d'aider à son « démarrage ». Lors de la conférence de l'ICANN à Paris, le Conseil d'administration a adopté une décision affectant de deux façons les déplacements dans leur ensemble. D'abord, le Conseil d'administration a approuvé une prise en charge spécifique des frais de déplacement pour un Sommet unique. Ce Sommet se tiendra en même temps qu'une conférence principale de l'ICANN, et un membre de chaque ALS se verra octroyer des indemnités de déplacement pour participer à la conférence. Ensuite, le Conseil d'administration a reconnu l'étape clé que représentait ce Sommet dans l'évolution de cette organisation, et a demandé que la future prise en charge des déplacements liés à l'ALAC coïncide avec le niveau de prise en charge accordé au reste des organisations de l'ICANN (tel que cela est décrit dans la présente procédure).

Comité de nomination  : En règle générale, les membres du Comité de nomination ne sont pas remboursés de leurs frais de déplacement pour participer aux conférences de l'ICANN. En revanche, les frais raisonnables et billets d'avion en classe économique sont remboursés pour les conférences propres au comité de nomination. (Le président actuel du comité, le vice-président et l'ancien président bénéficient, quant à eux, du remboursement de leurs frais de participation aux conférences de l'ICANN.)

Justification : Le travail du comité de nomination se situe au-dessus de la mission d'élaboration de politiques de l'ICANN (et s'étend même au-delà). Il est donc logique de prendre en charge l'intégralité des frais de déplacement de ses participants.

Programme de bourses  : Au cours de l'année passée, l'ICANN a mis en place un programme de bourses dont l'objectif était d'accroître la représentation de certaines zones géographiques et la participation de personnes qui, autrement, n'auraient pas pu assister à une conférence de l'ICANN. Les bénéficiaires se voient rembourser leur billet d'avion au tarif de la classe économique, auquel s'ajoute une indemnité journalière pour participer aux conférences de l'ICANN.

Justification  : L'objectif explicite du programme est d'apporter un soutien financier afin d'élargir la participation.

2.0 Proposition de procédure de prise en charge des déplacements de la communauté

La procédure proposée mettra en avant les éléments des différentes procédures appliquées jusqu'à présent aux membres du Conseil d'administration de l'ICANN et agents de liaison, aux membres de l'ALAC et à ceux du comité de nomination (constatant les changements prévus dans les déplacements liés à l' ALAC). Le soutien financier va être étendu aux organisations de soutien de l'ICANN. En revanche, il ne sera pas étendu aux autres organisations de l'ICANN.

Lors de la conférence de l'ICANN à Paris, mention a été faite à des indemnités de déplacement supplémentaires pour le GAC, ce qui a été repris plus tard par le Président du GAC qui a officiellement demandé que le GAC reçoive des indemnités de déplacement supplémentaires (après la clôture du cycle budgétaire de l'exercice fiscal 2009). Au cours de l'exercice fiscal 2009, il est prévu que le programme de bourses examine la possibilité de favoriser la participation du GAC (tout en répondant à tous les critères de bourses) et que la demande du GAC soit de nouveau abordée au cours du cycle budgétaire suivant, alors que la politique de financement sera réexaminée dans son ensemble.

En résumé, la nouvelle procédure propose d'allouer les fonds (déterminés selon une méthode de calcul parfaitement transparente) en fonction de l'utilisation de chaque organisation de soutien lors de leur participation aux conférences de l'ICANN. Chaque organisation de soutien conviendra d'une procédure appropriée à celle-ci pour déterminer lesquels de ses membres devront être indemnisés. Dans tous les cas, les demandes d'indemnité de déplacement seront portées à la connaissance du public, et chaque membre indemnisé sera tenu de rendre un rapport public sur les activités de base et l'utilité de participer à la conférence. Ce rapport sera calqué sur le programme de bourses. Le personnel de l'ICANN travaillera conjointement avec les organisations de soutien afin de réduire la charge administrative impliquée par cette activité.

2.1 Principaux éléments de la procédure de prise en charge des déplacements de la communauté

• Apporter un soutien financier à chacune des organisations de soutien stratégique lors des déplacements aux conférences de l'ICANN. (Remarque : En termes de politique, l'ASO ne bénéficie d'aucune prise en charge pour les dépenses engagées lors des déplacements. Cette décision ne va probablement pas changer, étant donné que, pour des raisons d'équité, l'ASO doit être traitée de la même manière que les autres organisations de soutien en matière de remboursement de frais de déplacement.)
• Prévoir un montant fixe d'indemnités pour les déplacements de chaque organisation de soutien, calculé à partir d'une méthode de calcul transparente.
• Chaque organisation de soutien adoptera une procédure de sélection/allocation pour déterminer qui au sein de cette organisation de soutien sera le bénéficiaire de ces indemnités, en choisissant les personnes qui répondent le mieux aux besoins d'élaboration de politiques de l'entité. Les indemnités doivent uniquement être utilisées pour les billets d'avion et autres frais de déplacement induits par les déplacements, aux conférences de l'ICANN, des membres actifs de l'organisation de soutien. Des exemples d'une procédure de sélection/allocation pourraient comprendre, par exemple : un comité pour les déplacements des organisations de soutien composé de membres de chaque regroupement (ou zone géographique) qui suit une procédure publique pour choisir les participants de l'organisation de soutien qui seront indemnisés par l'ICANN pour chaque conférence de l'ICANN ; ou l'organisation de soutien pourrait demander au personnel de l'ICANN de mettre en œuvre une procédure basée sur des critères déterminés par l'organisation de soutien.
• Pour optimiser la participation, les bénéficiaires voyageront en classe économique, à l'exception du président de l 'organisation de soutien qui bénéficiera de la même politique que le Conseil d'administration de l 'ICANN. Le fait d'octroyer au président la même indemnité que celle du conseil d'administration tend à faire reconnaître la responsabilité qui incombe aux présidents (similaire à celle du conseil). Il s'agit là de leur proposer une petite incitation financière pour les encourager à accepter ces rôles exigeants.
• L'un des objectifs majeurs est de faciliter et simplifier la procédure de mise en place de ces mesures d'indemnisation pour les organisations de soutien. (Reportez-vous à la section « Principes de fonctionnement » ci-dessous.)
• Le calcul des indemnités de déplacement repose en partie sur la taille de chaque conseil et de ses liaisons. L'organisation de soutien peut choisir d'indemniser d'autres membres du regroupement, s'il est établi que leur présence s'inscrit dans le cadre d'une démarche stratégique qui servira au mieux la mission d'élaboration de politiques de chaque organisation de soutien. Dans ce cas de figure par exemple, les membres d'un groupe de travail pourraient se voir indemniser leur déplacement.
• Dans tous les cas, les membres nommés par le Comité de nomination bénéficieront des mêmes indemnités de déplacement que les autres personnes y ayant droit (décrit dans le présent document).
• Le niveau des indemnités de déplacement de chaque organisation de soutien sera déterminé de la façon suivante :
• L'ICANN va allouer des fonds suffisants pour que le président, les personnes nommées par le Comité de nomination et la moitié des conseillers puissent bénéficier d'une indemnité de déplacement (là encore, ces indemnités de déplacement peuvent être attribuées à d'autres membres, non-conseillers).
• Le président est supposé bénéficier d'un vol en classe Affaires, le reste du voyage étant évalué aux tarifs économiques. Les tarifs moyens des transports aériens sont supposés être de 2 000 dollars US (environ 1 287 euros) en classe économique et de 6 000 dollars (3 860 euros) en classe Affaire.
• Le montant total moyen des indemnités journalières est évalué à 2 800 dollars (près de 1800 euros) par conférence. Le montant réel des indemnités journalières sera indiqué pour chaque conférence, en fonction des normes internationales.
• Pour le budget prévisionnel de l'exercice fiscal 2009, le montant des indemnités de déplacement proposé est le suivant :

• Chaque organisation de soutien et chaque contact administratif bénéficiant d'indemnités de déplacement devront élaborer des rapports publics, dans un souci de transparence, afin de faciliter les démarches comptables et de démontrer l'efficacité de cette politique.
• L'efficacité globale de cette nouvelle procédure sera réévaluée à la fin de l'exercice 2009.
• Notez que cet incrément ajouté au budget de fonctionnement sera financé en grande partie par les économies générées par les déplacements en classe économique des employés de l'ICANN, lorsqu'ils se rendront aux conférences de l'ICANN.

Principes de fonctionnement

• Chaque organisation de soutien devra fournir aux employés de l'ICANN la liste des membres de l'organisation de soutien dont le déplacement sera pris en charge, au moins 60 jours avant chaque conférence de l'ICANN.
• Toutes les réservations seront réalisées par le biais d'une agence de voyage approuvée par l'ICANN, à moins que cette procédure ne se révèle irréalisable (décision déterminée en accord avec le personnel de l'ICANN). Les détails des réservations seront indiqués sur le site Web de l'ICANN.
• Des exceptions à la politique de voyage en classe économique pourront être appliquées par le personnel de l'ICANN, si l'état de santé du voyageur le justifie. Ces demandes devront être appuyées par les documents médicaux correspondants.
• L'ICANN paiera directement les frais de transport aérien, proposera un remboursement raisonnable pour tout autre mode de transport utilisé (par ex. le train) et versera une indemnité journalière pour couvrir toutes les autres dépenses (repas, hébergement, divers, taxis, frais de parking, etc.). Si l'ICANN devait payer directement les frais d'hébergement (hôtel), de repas ou de transport d'un membre de la communauté, ces frais seraient alors déduits des indemnités journalières.
• Étant donné qu'il existe de nombreuses questions et problèmes spécifiques en matière de déplacement, le personnel de l'ICANN publiera et maintiendra un document FAQ (Questions fréquentes) concernant les indemnités de déplacement. L'objectif consistera à garantir une bonne communication concernant les détails relatifs aux indemnités de déplacement, ainsi qu'une prise de décision justifiée et cohérente au fil du temps. Les participants acceptant les indemnités de déplacement de l'ICANN seront responsables de la compréhension et de l'application de la procédure ainsi que des FAQ associées.