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1. 0 Antecedentes

En varias ocasiones, la comunidad ha solicitado a ICANN que considere el apoyo a los viajes de la comunidad de diversas maneras, y que aporte claridad y transparencia en los procedimientos relacionados con este apoyo. ICANN dispone de un mayor número de recursos que en el pasado y es lógico que en estos momentos se vuelva a considerar el método que emplea ICANN para apoyar los viajes de los integrantes. A medida que madura la institución ICANN, se hace cada vez más importante realizar un análisis correcto del método de apoyo a los viajes y que éste se documente e implemente con transparencia.

Muchas personas de la comunidad han solicitado un mayor apoyo para los viajes, aunque evidentemente no todas están de acuerdo. Además de los muchos comentarios anecdóticos que se recibieron de la comunidad, se organizó un foro de debate público durante la reunión de ICANN en Delhi en febrero de 2008. Asimismo, se abrió un foro público entre el 3 de marzo y el 24 de abril de 2008 durante el que se recibieron distintos comentarios. (Para obtener un resumen de estos comentarios, consulte: http://forum.icann.org/lists/travel-support-policy/msg00009.html.)

También, el 2 de junio de 2008 se publicó un documento que propone una política específica para viajes. Consulte: http://www.icann.org/topics/travel-support/draft-procedure-22may08.htm . Este documento recibió una importante cantidad de comentarios por escrito, además de otros comentarios que se recibieron durante la reunión de ICANN en París. El resumen de los comentarios del foro se encuentra disponible en: http://forum.icann.org/lists/travel-support-draft/msg00013.html

Sobre la base de este amplio debate que comprende dos consultas por escrito y debates públicos, el personal de ICANN propone un procedimiento actualizado para el apoyo a los viajes de la comunidad para las reuniones que ICANN lleva a cabo tres veces al año. (Nota: la palabra “ procedimiento ” se usa en lugar de “ política ” para evitar confusiones con el trabajo central de elaboración de políticas de ICANN). Este procedimiento se aplicará a los viajes para asistir a las reuniones de ICANN durante el año fiscal 2009. La eficacia de este procedimiento, incluso la cantidad de financiación o de cobertura de apoyo, procesos, etc., se revisará al final del año fiscal. La revisión se dará a conocer al público, y se considerarán los cambios necesarios para el procedimiento de viajes.

1.1 Propósito del apoyo a los viajes de la comunidad

La participación en el modelo multilateral de ICANN implica costos de tiempo, energía, esfuerzo y, a menudo, gastos personales. Es completamente adecuado que los ingresos de ICANN, derivados de las tarifas de los registrantes, compensen una parte de estos costos. Al mismo tiempo, una de las ventajas de ICANN es que enlaza una variedad de intereses bajo el parasol de una comunidad cuya pasión y dedicación no se miden en términos financieros.

Durante años, la práctica de ICANN ha sido compensar algunos de los costos de participación. Por ejemplo, la Junta directiva de ICANN y los coordinadores respectivos reciben la compensación de los gastos de viajes relacionados con ICANN. Tanto los miembros del Comité de nominaciones como los del Comité asesor de alcance también han recibido compensación para los gastos de viajes relacionados con las reuniones de ICANN.

Evidentemente, existe un punto de equilibro entre propósito y presupuesto que se debe tener en cuenta a la hora de considerar hasta dónde ampliar el método de apoyo a los viajes y según qué principios. Dado que un objetivo principal del modelo multilateral de ICANN es el desarrollo de políticas, parece lógico ampliar el apoyo a los viajes disponibles a las organizaciones de apoyo (SO) que establecen la política de ICANN, ahora que ICANN cuenta con los recursos necesarios para respaldar esta ampliación.

En general, el objetivo de financiar el apoyo para viajes debería ser disminuir las barreras para la participación, ampliar el grupo de participantes y adelantar el trabajo de ICANN. Es importante no perder de vista el hecho de que una manera clave de mejorar la participación es seguir mejorando la participación remota y aprovechar al máximo los gastos de viaje; realizando viajes de la manera más económica posible para el beneficio del mayor número de viajantes posible.

1.2 Revisión del apoyo actual a los viajes para las reuniones de ICANN

Junta directiva y coordinadores de ICANN : la Junta directiva de ICANN recibe compensación para gastos razonables de viaje y alojamiento con el fin de participar en las reuniones de ICANN. Para los viajes con una duración superior a cinco horas, el viaje del miembro de la Junta directiva se reserva con pasajes en clase Business.

Justificación: los miembros de la Junta directiva de ICANN tienen la responsabilidad personal y profesional más importante de la organización ICANN. La intención de este nivel de apoyo es reconocer dicha responsabilidad y proporcionar un mayor nivel de eficacia y comodidad durante sus viajes en nombre de ICANN.

ALAC : actualmente, todos los miembros del comité reciben compensación para pasajes en clase Economy y un diario para participar en las principales reuniones de ICANN.

Justificación: cuando se estableció la organización de alcance, se determinó la importancia de financiar la participación a través de viajes de todos los miembros del ALAC para respaldar las actividades iniciales. En la reunión de ICANN en París, la Junta directiva adoptó una resolución que afecta a los viajes de la estructura de alcance de dos maneras. En primer lugar, la Junta directiva aprobó una financiación específica para viajes para una sola ocasión, la cumbre de alcance. Esta cumbre se realizará junto con una asamblea de ICANN, y se financiarán los gastos para que un miembro de cada ALS asista a la reunión. En segundo lugar, la Junta directiva reconoció el hito que representa esta cumbre en el proceso de madurez de la organización de alcance, y solicitó que el apoyo futuro para viajes del ALAC coincida con el nivel de apoyo que se brinda al resto de las organizaciones de ICANN (según se documenta en este procedimiento de viajes).

Comité de nominaciones : en general, los miembros del Comité de nominaciones no reciben compensación para viajes a las reuniones de ICANN, pero sí se compensan los gastos razonables y los pasajes en clase Economy para todas las reuniones de dicho Comité (el presidente actual, el vicepresidente y el presidente anterior del Comité de nominaciones reciben compensación por la participación en las reuniones de ICANN).

Justificación: el trabajo del Comité de nominaciones va más allá del trabajo normal de desarrollo de políticas de ICANN, por lo que los gastos de los participantes se apoyan por completo.

Programa de becas : ICANN ha operado durante el último año, aproximadamente, un programa de becas. El objetivo específico de este programa es aumentar la participación de personas y regiones que de otro modo no podrían participar en una reunión de ICANN. Los becarios reciben compensación para pasajes de clase Economy más un diario para participar en las reuniones de ICANN.

Justificación : el propósito explícito de este programa es proporcionar apoyo a los viajes con el fin de ampliar la participación.

2.0 Procedimiento propuesto para el apoyo a los viajes de la comunidad

El procedimiento propuesto para el apoyo a los viajes de la comunidad incluirá elementos de los procedimientos existentes para la Junta directiva y los coordinadores de ICANN, el ALAC y el Comité de nominaciones (se consideran los cambios esperados en los viajes del ALAC). Además, ampliará el apoyo financiero para incluir las organizaciones de apoyo de ICANN. No ofrece apoyo a los viajes a otras organizaciones de ICANN.

Se mencionó en la reunión de ICANN en París y, con posterioridad, el presidente del GAC solicitó formalmente que el GAC reciba apoyo adicional para viajes (después del cierre del ciclo presupuestario para el año fiscal 2009). Para el año fiscal 2009, se espera que el programa de becas considere la posibilidad de dar prioridad a la participación del GAC (mientras se cumplan todos los criterios de becas) y que la solicitud del GAC se vuelva a evaluar durante el siguiente ciclo presupuestario, momento en que se revisará la política de viajes en su totalidad.

En resumen, el nuevo procedimiento de viajes de la comunidad propone asignar fondos (según una metodología de cálculo transparente) para que cada organización de apoyo pueda destinarlos para asistir a las reuniones de ICANN. Cada organización de apoyo deberá acordar el proceso apropiado para determinar qué miembros de la unidad constitutiva recibirán dicho beneficio. En todos los casos, las solicitudes de apoyo para viajes se darán a conocer al público, y se espera que cada uno de los miembros que reciba el apoyo, presente un informe público de las actividades básicas y el interés de asistir a la reunión. Se diseñará un modelo de este informe en el programa de becas. El personal trabajará con las organizaciones de apoyo para minimizar la carga administrativa de esta actividad.

2.1 Elementos clave del procedimiento para el apoyo a los viajes de la comunidad

• Proporcionar apoyo financiero a los viajes a todas las organizaciones que participan en la creación de políticas para su participación en las reuniones de ICANN. (Nota: Como política, la ASO no ha aceptado fondos de apoyo para partidas como viajes. Si bien se lo reconoce, no es probable que se modifique, ya que el principio de equidad exige que la ASO sea tratada de la misma manera que otras organizaciones de apoyo en cuanto al método propuesto de apoyo a los viajes).
• Reservar un monto fijo para la financiación del apoyo a los viajes para cada organización de apoyo según una metodología de cálculo transparente.
• Cada organización de apoyo adoptará un proceso de selección y asignación para determinar qué persona de dicha organización tendrá el beneficio de la financiación, en función de cómo se satisfacen mejor las necesidades de elaboración de políticas de la entidad; los fondos sólo se pondrán usar para gastos de pasajes aéreos y otros gastos de traslado de los miembros activos de la organización de apoyo para asistir a las reuniones de ICANN. A continuación, se mencionan algunos ejemplos de lo que podría comprender el proceso de selección y asignación: un comité de viajes de la organización de apoyo con miembros de cada unidad constitutiva (o región geográfica) que sigue un proceso público para seleccionar a los miembros de la organización de apoyo que financia ICANN para asistir a cada una de sus reuniones; también dicha organización podría solicitar al personal de ICANN que lleve a cabo un proceso sobre la base de criterios que esta organización identifique.
• Para maximizar la participación, los viajes se harán en clase Economy. Sin embargo, el presidente de la SO viajará según la misma política que la de la Junta directiva de ICANN. La financiación del presidente con el mismo nivel que el de la Junta directiva reconoce la responsabilidad de los presidentes (similar a la de la Junta directiva) y es un pequeño incentivo para que acepten estos puestos.
• Un objetivo clave será hacer que la SO pueda implementar la política de apoyo con facilidad (consulte la sección “Elementos prácticos ” a continuación).
• Si bien el cálculo de la financiación para el apoyo a los viajes se basa parcialmente en el tamaño de cada consejo y sus coordinadores, la SO puede decidir brindar apoyo a otros miembros representados en función de lo que sería mejor para el trabajo de elaboración de políticas de cada SO. Por ejemplo, se puede brindar apoyo a los miembros del grupo de trabajo.
• En todos los casos, los miembros designados por el Comité de nominaciones recibirán apoyo para viajes y en el mismo nivel que lo reciben otros miembros (según se describe en este documento de procedimiento de viajes).
• Los niveles de apoyo a los viajes para cada SO se determinarán del modo siguiente:
• ICANN asignará fondos suficientes para que el presidente, los miembros designados por el Comité de nominaciones y la mitad de los asesores restantes puedan recibir apoyo a los viajes (nuevamente, el apoyo a los viajes se podría usar para otras personas que no sean asesores).
• Se supondrá que el presidente viajará en clase Business. Los demás viajes se harán en clase Economy. Se supondrá que el precio medio de los pasajes en clase Economy será de USD 2 000 y en clase Business de USD 6 000.
• Se supondrá que el total de diarios promedios será de USD 2 800 por reunión. Se publicarán importes de diarios reales para cada reunión, en función de los estándares internacionales.
• Para el presupuesto del año fiscal 2009, el importe propuesto para viajes es el siguiente:

• Cada SO y AC que reciba financiación para viajes deberá crear un proceso para la notificación pública con el fin de proporcionar transparencia y responsabilidad, así como para demostrar eficacia.
• La eficacia global de este nuevo procedimiento de apoyo a los viajes de la comunidad se revisará al final del año fiscal 2009.
• Debe tenerse en cuenta que este incremento en el presupuesto de explotación se financiará en gran medida porque el personal de ICANN viajará en clase Economy a las reuniones de ICANN.

Elementos prácticos

• Cada organización de apoyo proporcionará al personal de ICANN una lista de los miembros de la SO que deberán recibir apoyo al menos con 60 días de anterioridad a cada reunión de ICANN.
• Todos los viajes se reservarán a través de una agencia de viajes aprobada por ICANN, a menos que esto no resulte práctico (determinación conjunta con el personal). Los detalles de las reservas se publicarán en el sitio web de ICANN.
• El personal de ICANN puede presentar excepciones para el método de viaje en clase Economy, en casos de problemas de salud documentados.
• ICANN pagará directamente los pasajes aéreos, otorgará una compensación razonable para otros métodos de viaje (p. ej. ferrocarril) y abonará un diario para cubrir todos los demás gastos (comidas, alojamiento, gastos varios, taxis, aparcamiento, etc.). Si ICANN paga directamente el hotel de un miembro, las comidas o el transporte, dichos costos se deducirán del diario.
• Dado que existen varias preguntas e inquietudes de casos especiales con respecto a los viajes, el personal de ICANN publicará y mantendrá un documento de Preguntas más frecuentes relacionado con el apoyo a los viajes. El objetivo será asegurar una buena comunicación de los detalles del apoyo a los viajes, así como una toma de decisiones justa y coherente en el transcurso del tiempo. Los participantes que acepten la financiación para viajes de ICANN deberán comprender y respetar el procedimiento de viajes y las Preguntas frecuentes relacionadas.